蒙曉瑩

【摘 要】近年來，我國的實體檔案保護工作呈現(xiàn)迅猛發(fā)展的趨勢，無論是紙質(zhì)檔案的保護技術(shù)還是電子檔案的保護技術(shù)，較以往相比都有了一定的提高，檔案保護工作也取得了一些重要成就，但是與此同時也存在一些問題與不足。文章就現(xiàn)階段實體檔案保護工作中存在的問題進行分析與探討，并針對存在的問題提出了加強實體檔案保護工作的對策建議。

【關(guān)鍵詞】檔案保護；問題；對策

【中圖分類號】G273.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）06-0236-03

回看8 000麻袋“大內(nèi)檔案”險遭銷毀的歷史事件，震驚之外覺得甚是萬幸，這些珍貴的檔案最終能被保存下來。這一事件也反映出檔案是人類歷史發(fā)展的重要見證，是不可或缺的財富。檔案保護工作是檔案工作的重要內(nèi)容之一，《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)?！绷?xí)近平同志指出，“檔案工作確實要由封閉向開放，由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、向社會提供有價值的信息，為經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)”。在這個信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時代，檔案行業(yè)也在聚焦于加強檔案信息化的建設(shè)，致力于建設(shè)數(shù)字檔案館。然而，檔案只有在得到了很好的保管及保護的情況下，才能更好地實現(xiàn)其服務(wù)與利用價值。即使數(shù)字檔案得到了廣泛的使用，但檔案的保管及利用仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。傳統(tǒng)的檔案載體是物質(zhì)的，使得實體檔案存在有限的壽命且容易受到自然因素、人為因素等的影響而加速老化或損壞。因此，及時地對實體檔案加以有效的保護顯得尤為重要，而這項最基礎(chǔ)的工作卻缺乏相關(guān)部門和人員足夠的關(guān)注。

1 實體檔案保護工作存在的問題

1.1 歷史因素影響了實體檔案的保管質(zhì)量

檔案保護是一個永恒的命題。8 000麻袋“大內(nèi)檔案”為何遭遇了一波三折的坎坷歷程？緣起于存放檔案的內(nèi)閣大庫因年久失修，嚴重滲漏，直至庫房崩塌需要重新修繕，檔案自然面臨遷移。這些珍貴的檔案便是在遷移的過程中，由于人為、自然的因素，遭受了大量的遺失、破損，甚至是錯誤的銷毀。這些歷史因素導(dǎo)致了珍貴的檔案出現(xiàn)不可挽回的損失。隨著社會的發(fā)展，出現(xiàn)很多單位地址搬遷或是單位檔案館址搬遷的現(xiàn)象。檔案的遷移工作是一場“戰(zhàn)役”，打好這場“戰(zhàn)役”需要提前做好周密的遷移計劃。以2014年遼寧檔案館的搬遷為例，其館長趙煥林認為，“檔案搬遷既關(guān)系到國家和民族的當前利益，也關(guān)系到為子孫后代留存歷史文化財富的長遠利益，使命光榮，責任重大”[1]。檔案館的搬遷，應(yīng)先做好檔案搬遷前的臨時保管工作，檔案一旦離開了庫房庫架，沒有安全的檔案保護措施，實體檔案容易受潮、受污染等。在檔案的搬遷過程中，應(yīng)選用具有質(zhì)量保證的檔案箱，使檔案免受灰塵、紫外線燈等的危害。檔案的搬遷應(yīng)注重案卷的順序排列，集中裝箱、集中存放、集中搬遷，只有有條不紊地進行搬遷工作，才能避免檔案在搬遷過程中被遺失。在整個檔案遷移的過程中，要重視檔案的押運過程和上架排架的規(guī)劃及安排。

為了避免由于歷史因素對檔案質(zhì)量造成不良影響，工作人員必須增強保護檔案的意識，肩負起保護檔案偉大而光榮的使命。

1.2 檔案工作人員對實體檔案保護的意識薄弱。

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，人們對檔案保護的意識也不斷增強。繼2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》后，一系列加強檔案工作的意見、方案和實施辦法相繼出臺。十三屆全國人大一次會議上，李克強同志指出，“加快構(gòu)建中國特色哲學(xué)社會科學(xué)，繁榮文藝創(chuàng)作，發(fā)展新聞出版、廣播影視、檔案等事業(yè)”。檔案事業(yè)被寫入政府工作報告中。由此可見，人們對檔案管理工作的共識不斷深化，對檔案的保護意識不斷增強。但當前的新形勢對檔案工作提出了新的要求和新的挑戰(zhàn)，人們的檔案保護意識仍較薄弱，因此提高全社會尤其是檔案人員的檔案保護意識是一項重要而又緊迫的任務(wù)。目前，在檔案保護工作中存在以下問題：檔案人員對檔案工作的基礎(chǔ)性認識不夠深入，缺乏檔案保護意識，檔案管理的手段較落后，對檔案工作的投入不足，未建立健全檔案管理、檔案保護的制度體系，等等。致使檔案的管理水平較低，實體檔案未能得到妥善的保護[2]。

1.3 對實體檔案保護的投入不足

新形勢下，檔案工作的新要求與檔案工作中滯后的發(fā)展條件之間的矛盾是檔案事業(yè)發(fā)展中面臨的主要問題。對實體檔案保護的投入不足具體表現(xiàn)如下：一是人力不足，檔案保護人員的能力不足。從事檔案工作的人員并非專業(yè)出身，這是我國檔案工作中普遍存在的通病，檔案人員不具備專業(yè)的檔案管理知識，缺乏一定的檔案保護意識及能力，甚至有的檔案崗位未設(shè)置專職的檔案管理人員，檔案員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)對煩雜的工作事務(wù)，無法將時間和精力專注于檔案工作。在如此情況下，大多數(shù)檔案業(yè)務(wù)部門的檔案保管工作做不到位。二是物力、財力不足，檔案保管條件落后。檔案的存放環(huán)境直接影響實體檔案保護的質(zhì)量。我國對檔案庫房的建設(shè)要求比較嚴格，庫房的選址必須有利于檔案安全，且便于檔案的利用。檔案庫房的安全至關(guān)重要，其建設(shè)需達到“十防”（即防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設(shè)計要求。大多數(shù)單位的檔案保管仍停留在用木柜、鐵柜存放檔案的方式，未建立專門的檔案庫房，未利用密集架等專門的器具對檔案進行保管，檔案管理的設(shè)施設(shè)備老舊，缺少管理制度，檔案的完整性、安全性及質(zhì)量得不到最基本的保障。三是先進技術(shù)投入不足，檔案保護手段滯后。大多數(shù)單位都存在年代已久且保管不周到的檔案，這一部分檔案由于保護不當而被白蟻、霉菌、粉塵腐蝕破壞，甚至有的檔案已成為“檔案磚”，破損嚴重，無法利用，損失嚴重。普通的檔案單位缺乏檔案修復(fù)技術(shù)，無法搶救受損檔案，致使這部分檔案失去了利用價值。

1.4 實體檔案保護法規(guī)、制度不健全

我國檔案法規(guī)標準體系的不斷完善為依法治檔的實現(xiàn)提供了良好的基礎(chǔ)。但是，目前我國在檔案保護的法律法規(guī)、專業(yè)的檔案保護制度制定方面存在一定的缺失[3]。因此，各地區(qū)、各部門應(yīng)針對實際情況，制定合適的實體檔案保護規(guī)章制度以指導(dǎo)檔案保護工作。只有建立健全法律法規(guī)，才能將檔案保護工作任務(wù)細化分解，層層落實責任，真正將檔案保護工作重視起來。

2 加強實體檔案保護工作的對策

2.1 改善實體檔案保護條件

實體檔案的保護應(yīng)采取“防治結(jié)合”的措施。一是檔案庫房的建設(shè)。檔案庫房的建設(shè)要達到“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設(shè)計要求。檔案庫房的選址應(yīng)選擇在遠離人群流動密集的地方，有獨立的辦公地點，形成半封閉的庫房環(huán)境，避免選擇在工業(yè)區(qū)的下風(fēng)向建庫。庫房選用遮光性較強的窗簾，安裝白熾燈作為照明設(shè)備，同時做好預(yù)防害蟲的措施。實體檔案的保護工作要未雨綢繆，做到防患于未然。檔案庫房必須嚴格按要求建設(shè)，確保檔案保管環(huán)境的安全。二是實體檔案保護設(shè)備的更新。裝訂檔案的工具和存放檔案的夾、盒、箱、柜、架等器具，應(yīng)達到有利于檔案的長期甚至永久保存和延長檔案的壽命的要求，確保放檔案的夾、盒、箱、柜、架等器具的密封性好，防光、防塵、防潮功能性強。購置專門的光盤、磁盤等特殊材質(zhì)檔案存放設(shè)備，防止這類實體檔案出現(xiàn)消磁、摩擦、刮痕、氧化等的損壞。檔案庫房應(yīng)安裝溫度、濕度調(diào)控設(shè)備，并按照檔案庫房設(shè)計的相關(guān)規(guī)定，對檔案庫房的溫度和濕度進行調(diào)控。檔案庫房還應(yīng)設(shè)置防火墻、消防系統(tǒng)和報警系統(tǒng)等安全裝置。三是實體檔案保護技術(shù)的應(yīng)用。普通檔案館應(yīng)安排檔案工作人員到專業(yè)技術(shù)強的檔案館學(xué)習(xí)專門的檔案保護、修復(fù)技術(shù)。在條件允許的情況下，檔案館應(yīng)引進先進的檔案保護設(shè)備，例如山東省檔案局承擔并組織完成的“紙質(zhì)檔案保護技術(shù)研究與專用設(shè)備研制”和“檔案真空充痰密封包裝機研究”兩項科研成果，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案保護條件的改善[4]。若條件限制檔案保護技術(shù)的引進，在需要的情況下，可向技術(shù)條件先進的檔案館提出技術(shù)協(xié)助請求，確保實體檔案保護工作的順利開展。

2.2 提高對實體檔案的保護意識

一是提高領(lǐng)導(dǎo)對實體檔案的保護意識，切實重視檔案安全管理工作，在檔案保護方面提供人力、物力、財力保障。制定并完善符合實際的規(guī)章制度，深化依法治檔，讓檔案保護工作有法可依，有章可循。二是提高檔案工作人員對實體檔案的保護意識。增強檔案工作人員的責任意識、保密意識、安全意識，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)檔案的保護，提高檔案工作人員的管理能力。三是提高社會公眾對實體檔案的保護意識。加強檔案工作的宣傳力度。檔案是人民在社會實踐中產(chǎn)生的原始記錄。檔案的保護不僅是將資料轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案之后的保護，而應(yīng)是全過程的保護，從檔案形成前、檔案形成時到檔案形成后的前端、中端、末端的保護控制。這就需要人民群眾增強對檔案的保護意識，在日常的行為活動中，對即將形成檔案的資料做好前端的質(zhì)量控制，在檔案整理過程中，要確保檔案的整理達到安全保護的要求，檔案形成后的利用過程中也應(yīng)注意保護檔案完好無缺。全過程、全方位地對實體檔案進行保護。

2.3 加強對檔案的開發(fā)和利用，提高檔案信息化建設(shè)水平

檔案利用是檔案工作的最終環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的和檔案的根本價值所在。檔案的利用可以通過提供原件查詢利用，將檔案信息進行深層次的開發(fā)，根據(jù)需要設(shè)立專題進行匯編的成果代替原件提供利用，可以有效地減少檔案原件的利用，降低實體檔案原件在提供利用過程中遭受的損壞。

利用信息技術(shù)提高檔案信息化建設(shè)水平，實現(xiàn)實體檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，以數(shù)字信息的方式對檔案進行利用，將傳統(tǒng)的檔案保護方法和信息化技術(shù)手段相結(jié)合，既方便了檔案利用者，增強了檔案服務(wù)功能，又減少了實體檔案原件的利用次數(shù)，最大限度地實現(xiàn)了對實體檔案的保護。同時，在實體檔案遭到損壞的情況下，仍然要將數(shù)字檔案作為備份保存[5]。

2.4 健全實體檔案保護規(guī)章制度，制定標準，深化依法治檔

根據(jù)我國已頒布和實施的《檔案法》等，各單位應(yīng)制定全面的、有針對性的、系統(tǒng)的、操作性強的規(guī)章制度，將實體檔案保護工作通過制度細化工作任務(wù)，層層壓實責任，加大執(zhí)行力度，將檔案保護工作落到實處，確保檔案保護工作的順利開展。此外，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案保護工作的標準也在隨著信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生了巨大的變化。檔案的保護工作應(yīng)與時俱進，及時制定并更新工作標準，保持檔案保護工作的科學(xué)性、規(guī)范性[3]。

2.5 制定自然災(zāi)難應(yīng)對機制

人為因素是破壞檔案安全的最嚴重的因素，而自然因素則是不可預(yù)測的，不可阻擋的因素，自然災(zāi)難給檔案的安全帶來的危害通常是毀滅性的，如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等。面對自然災(zāi)難，我們需要做好充分的災(zāi)難應(yīng)對機制。災(zāi)難來臨前，做好檔案的安全防護和災(zāi)難應(yīng)對方案。災(zāi)難來臨時，能夠隨時啟動應(yīng)急預(yù)案。災(zāi)難來臨后，應(yīng)做好災(zāi)后的重整、恢復(fù)工作，化被動為主動，將自然災(zāi)難對檔案的危害降至最低。

實體檔案的保護工作不僅是檔案工作人員的責任，也是每一位公民應(yīng)盡的義務(wù)。實體檔案的保護工作應(yīng)得到社會各界的重視和支持，只有做好檔案保護工作，才能更好地實現(xiàn)檔案的利用服務(wù)。

參 考 文 獻

[1]趙春麗.百萬檔案大遷移——遼寧省檔案館搬遷側(cè)記[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2014-05/23/content_48242.htm，2014-05-23.

[2]靳樹梅.關(guān)于加強檔案管理工作提高檔案保護意識：的探究[J].檔案管理，2016（3）：52-53.

[3]姜玥.檔案保護若干問題思考[J].蘭臺縱橫，2017（5）：42.

[4]孫洪魯.紙質(zhì)檔案保護修復(fù)技術(shù)研究[J].中國檔案，2014（4）：61-62.

[5]于春玲.新形勢下加強檔案保護工作的具體舉措[J].黑龍江檔案，2015（4）：78.

[責任編輯：高海明]