劉小婧
[摘要]本文介紹了生產(chǎn)型企業(yè)分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程和特點(diǎn),并從制度建設(shè)、往來(lái)業(yè)務(wù)真實(shí)性、關(guān)聯(lián)關(guān)系、預(yù)付賬款合規(guī)性等方面提出防范風(fēng)險(xiǎn)的審計(jì)對(duì)策。
[關(guān)鍵詞]分銷采購(gòu) 風(fēng)險(xiǎn) 措施 生產(chǎn)型企業(yè)
生產(chǎn)型企業(yè)除從事生產(chǎn)銷售業(yè)務(wù)外,還兼有以
買賣產(chǎn)品賺取中間差價(jià)的貿(mào)易性行為,而因貿(mào)易行為而發(fā)生的采購(gòu),則稱為分銷采購(gòu)。此類采購(gòu)業(yè)務(wù)與企業(yè)日常性的采購(gòu)業(yè)務(wù)存在很大不同,其操作程序及管理機(jī)制都尚不完善,因而加強(qiáng)分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計(jì)十分必要。
一、分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程、特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)
(一)分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)流程
分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)流程如圖1所示。在采購(gòu)實(shí)施階段由銷售部門發(fā)起請(qǐng)購(gòu),采用定向采購(gòu)方式向采購(gòu)部門推薦供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格,采購(gòu)部門據(jù)此履行合同會(huì)簽程序后與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。在采購(gòu)物資出入庫(kù)管理階段由銷售部門發(fā)出收貨指令和出貨指令,倉(cāng)庫(kù)根據(jù)銷售部門相關(guān)指令開(kāi)具出入庫(kù)單據(jù),實(shí)物一般不經(jīng)公司倉(cāng)庫(kù),而是由供應(yīng)商直接發(fā)往客戶單位。采購(gòu)付款階段由銷售部門提出付款申請(qǐng),采購(gòu)部門辦理付款審批手續(xù),財(cái)務(wù)部門審核后付款。
(二)分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)
一是采購(gòu)標(biāo)的不參與企業(yè)生產(chǎn)循環(huán),請(qǐng)購(gòu)?fù)ǔS射N售部門發(fā)起,每筆采購(gòu)合同對(duì)應(yīng)一筆或多筆銷售合同;二是在采購(gòu)合同簽訂前,一般已經(jīng)有了潛在銷售方,通常由潛在銷售方指定采購(gòu)對(duì)象,所以分銷采購(gòu)的采購(gòu)方式多為定向采購(gòu);三是單筆采購(gòu)合同金額通常遠(yuǎn)高于生產(chǎn)性采購(gòu)金額;四是采購(gòu)合同付款方式與銷售合同收款方式非背靠背,采購(gòu)付款為款到發(fā)貨、100%預(yù)付款,而銷售回款為收到貨物的30至90日內(nèi)付款,存在一定程度的墊資;五是采購(gòu)標(biāo)的通常直接從購(gòu)貨方發(fā)往銷售方,不經(jīng)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中轉(zhuǎn);六是采銷雙方多為貿(mào)易性民營(yíng)企業(yè)。
(三)分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
1.分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)界定不清晰,容易成為管理真空地帶。分銷采購(gòu)在供應(yīng)商選擇和定價(jià)方面,銷售部門通常有絕對(duì)的話語(yǔ)權(quán),采購(gòu)部門并無(wú)建議權(quán),所以采購(gòu)部門認(rèn)為該類型業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)是銷售業(yè)務(wù),應(yīng)由銷售部門負(fù)責(zé),而銷售部門認(rèn)為分銷采購(gòu)也屬于采購(gòu)業(yè)務(wù),應(yīng)由采購(gòu)部門歸口管理。相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限不明確,就很容易形成管理的真空地帶。
2.分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)缺乏對(duì)實(shí)物流的監(jiān)督,容易滋生“空轉(zhuǎn)”“走單”的虛假貿(mào)易。由于貨物直接發(fā)給銷售方并不經(jīng)過(guò)企業(yè)倉(cāng)庫(kù),但為了財(cái)務(wù)核算需要,倉(cāng)庫(kù)會(huì)根據(jù)銷售部門的發(fā)貨指令,在物資系統(tǒng)中同時(shí)做該筆物資的入庫(kù)和出庫(kù)記錄,導(dǎo)致出入庫(kù)單據(jù)并不真實(shí)反映實(shí)物的流向,除銷售部門外的其他人員對(duì)貨物的實(shí)物流向缺乏了解,不符合內(nèi)部控制的互相牽制原則,容易滋生虛假貿(mào)易,存在往來(lái)業(yè)務(wù)真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。
3.供應(yīng)商資質(zhì)審查不嚴(yán),預(yù)付款無(wú)法追回,容易形成壞賬風(fēng)險(xiǎn)。由于分銷采購(gòu)金額較大,且均為100%預(yù)付款,款到發(fā)貨,如果供應(yīng)商選擇不慎,很可能導(dǎo)致預(yù)付款無(wú)法追回,形成壞賬,因此在分銷采購(gòu)中,對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審查實(shí)質(zhì)與銷售業(yè)務(wù)中對(duì)客戶信用的審查類似。在銷售業(yè)務(wù)中,信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位為不相容崗位,應(yīng)分開(kāi)設(shè)立。但分銷采購(gòu)?fù)ǔ2捎枚ㄏ虿少?gòu)方式,供應(yīng)商由銷售部門指定給采購(gòu)部門,即供應(yīng)商資質(zhì)的審查由銷售業(yè)務(wù)崗位負(fù)責(zé),不相容崗位沒(méi)有分離,可能導(dǎo)致資質(zhì)審查不嚴(yán)形成預(yù)付款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。
二、分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的審計(jì)對(duì)策
(一)關(guān)注分銷采購(gòu)相關(guān)制度的建設(shè)情況
關(guān)注是否有相關(guān)制度約束分銷采購(gòu)行為,已有制度是否內(nèi)容全面、重點(diǎn)突出。一方面分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的制度要服從于公司整個(gè)采購(gòu)制度體系框架,另一方面分銷采購(gòu)制度要突出分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)。分銷采購(gòu)制度應(yīng)至少明確以下內(nèi)容:一是明確分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的采購(gòu)方式;二是明確分銷采購(gòu)供應(yīng)商的選擇和資質(zhì)審查程序;三是明確分銷采購(gòu)價(jià)格審批權(quán)限;四是明確分銷采購(gòu)合同的審批權(quán)限;五是明確分銷采購(gòu)物資驗(yàn)收的責(zé)任部門和驗(yàn)收方式;六是明確付款審核人的責(zé)任、權(quán)力和審批程序;七是明確分銷采購(gòu)物資的入庫(kù)手續(xù)和登記制度;八是明確分銷采購(gòu)物資發(fā)出的審批權(quán)限;九是明確內(nèi)部審計(jì)部門在分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)中的審計(jì)權(quán)責(zé)。
(二)核實(shí)分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)物流向
為防范分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)“空轉(zhuǎn)”“走單”類虛假貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn),內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)關(guān)注分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)物流向。由于分銷采購(gòu)物資一般是甲方指定地點(diǎn)交貨,即由供應(yīng)商直接發(fā)給公司指定的客戶,倉(cāng)儲(chǔ)部門僅根據(jù)銷售部門的通知做出入庫(kù)登記,出入庫(kù)單據(jù)并不能真實(shí)反映物資的實(shí)物流向。核實(shí)實(shí)物流向可從銷售出庫(kù)環(huán)節(jié)著手:一是檢查每筆出庫(kù)是否有銷售部門的發(fā)貨指令;二是檢查是否有供應(yīng)商開(kāi)具的送貨證明;三是檢查是否有銷售客戶的簽收證明;四是追蹤物流單位的運(yùn)單,檢查是否有第三方證據(jù)證明確實(shí)有貨物流;五是必要時(shí)到供應(yīng)商或銷售方現(xiàn)場(chǎng)檢查核實(shí)。
(三)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行再審查
除加強(qiáng)事后審計(jì)外,內(nèi)部審計(jì)部門可結(jié)合事中控制,審計(jì)分銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的供應(yīng)商資質(zhì)審核流程??梢岳锰煅鄄椤⑵蟛椴榈染W(wǎng)站對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行再審查,重點(diǎn)關(guān)注如下方面:一是供應(yīng)商是否具有采買物資的經(jīng)營(yíng)范圍;二是如果供應(yīng)商是代理商,應(yīng)檢查供應(yīng)商是否有一級(jí)代理資質(zhì);三是比較供應(yīng)商的成立時(shí)間與采買時(shí)間,如果兩者時(shí)間較為接近,應(yīng)追查原因;四是結(jié)合對(duì)應(yīng)的銷售合同,檢查供銷雙方是否為關(guān)聯(lián)方,如果上下游為關(guān)聯(lián)方,該貿(mào)易很可能為融資性貿(mào)易。
(四)檢查預(yù)付賬款支付的合規(guī)性
一是檢查是否建立預(yù)付款的授權(quán)批準(zhǔn)制度;二是檢查預(yù)付款支付的審批手續(xù)是否完整;三是檢查預(yù)付款支付是否與采購(gòu)合同約定的付款條件相符;四是加強(qiáng)對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控,定期對(duì)其進(jìn)行追蹤核查。對(duì)金額較大、預(yù)付期限較長(zhǎng)的款項(xiàng),內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。
(作者單位:烽火科技集團(tuán)有限公司,郵政
編碼:430205,電子郵箱:liuxiaojing@wri.com.cn)
主要參考文獻(xiàn)
康寶寧,宮廣東.淺談國(guó)有企業(yè)應(yīng)如何防范融資性貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)[J].北方經(jīng)貿(mào), 2014(12):12-14