劉小婧
[摘要]本文介紹了生產型企業(yè)分銷采購業(yè)務的流程和特點,并從制度建設、往來業(yè)務真實性、關聯(lián)關系、預付賬款合規(guī)性等方面提出防范風險的審計對策。
[關鍵詞]分銷采購 風險 措施 生產型企業(yè)
生產型企業(yè)除從事生產銷售業(yè)務外,還兼有以
買賣產品賺取中間差價的貿易性行為,而因貿易行為而發(fā)生的采購,則稱為分銷采購。此類采購業(yè)務與企業(yè)日常性的采購業(yè)務存在很大不同,其操作程序及管理機制都尚不完善,因而加強分銷采購業(yè)務的內部審計十分必要。
一、分銷采購業(yè)務的流程、特點及風險
(一)分銷采購業(yè)務流程
分銷采購業(yè)務流程如圖1所示。在采購實施階段由銷售部門發(fā)起請購,采用定向采購方式向采購部門推薦供應商和采購價格,采購部門據(jù)此履行合同會簽程序后與供應商簽訂采購合同。在采購物資出入庫管理階段由銷售部門發(fā)出收貨指令和出貨指令,倉庫根據(jù)銷售部門相關指令開具出入庫單據(jù),實物一般不經公司倉庫,而是由供應商直接發(fā)往客戶單位。采購付款階段由銷售部門提出付款申請,采購部門辦理付款審批手續(xù),財務部門審核后付款。
(二)分銷采購業(yè)務特點
一是采購標的不參與企業(yè)生產循環(huán),請購通常由銷售部門發(fā)起,每筆采購合同對應一筆或多筆銷售合同;二是在采購合同簽訂前,一般已經有了潛在銷售方,通常由潛在銷售方指定采購對象,所以分銷采購的采購方式多為定向采購;三是單筆采購合同金額通常遠高于生產性采購金額;四是采購合同付款方式與銷售合同收款方式非背靠背,采購付款為款到發(fā)貨、100%預付款,而銷售回款為收到貨物的30至90日內付款,存在一定程度的墊資;五是采購標的通常直接從購貨方發(fā)往銷售方,不經企業(yè)倉庫中轉;六是采銷雙方多為貿易性民營企業(yè)。
(三)分銷采購業(yè)務風險
1.分銷采購業(yè)務權責界定不清晰,容易成為管理真空地帶。分銷采購在供應商選擇和定價方面,銷售部門通常有絕對的話語權,采購部門并無建議權,所以采購部門認為該類型業(yè)務實質是銷售業(yè)務,應由銷售部門負責,而銷售部門認為分銷采購也屬于采購業(yè)務,應由采購部門歸口管理。相關部門的職責和權限不明確,就很容易形成管理的真空地帶。
2.分銷采購業(yè)務缺乏對實物流的監(jiān)督,容易滋生“空轉”“走單”的虛假貿易。由于貨物直接發(fā)給銷售方并不經過企業(yè)倉庫,但為了財務核算需要,倉庫會根據(jù)銷售部門的發(fā)貨指令,在物資系統(tǒng)中同時做該筆物資的入庫和出庫記錄,導致出入庫單據(jù)并不真實反映實物的流向,除銷售部門外的其他人員對貨物的實物流向缺乏了解,不符合內部控制的互相牽制原則,容易滋生虛假貿易,存在往來業(yè)務真實性風險。
3.供應商資質審查不嚴,預付款無法追回,容易形成壞賬風險。由于分銷采購金額較大,且均為100%預付款,款到發(fā)貨,如果供應商選擇不慎,很可能導致預付款無法追回,形成壞賬,因此在分銷采購中,對供應商資質的審查實質與銷售業(yè)務中對客戶信用的審查類似。在銷售業(yè)務中,信用管理崗位與銷售業(yè)務崗位為不相容崗位,應分開設立。但分銷采購通常采用定向采購方式,供應商由銷售部門指定給采購部門,即供應商資質的審查由銷售業(yè)務崗位負責,不相容崗位沒有分離,可能導致資質審查不嚴形成預付款的壞賬風險。
二、分銷采購業(yè)務的審計對策
(一)關注分銷采購相關制度的建設情況
關注是否有相關制度約束分銷采購行為,已有制度是否內容全面、重點突出。一方面分銷采購業(yè)務的制度要服從于公司整個采購制度體系框架,另一方面分銷采購制度要突出分銷采購業(yè)務的特點。分銷采購制度應至少明確以下內容:一是明確分銷采購業(yè)務的采購方式;二是明確分銷采購供應商的選擇和資質審查程序;三是明確分銷采購價格審批權限;四是明確分銷采購合同的審批權限;五是明確分銷采購物資驗收的責任部門和驗收方式;六是明確付款審核人的責任、權力和審批程序;七是明確分銷采購物資的入庫手續(xù)和登記制度;八是明確分銷采購物資發(fā)出的審批權限;九是明確內部審計部門在分銷采購業(yè)務中的審計權責。
(二)核實分銷采購業(yè)務的實物流向
為防范分銷采購業(yè)務“空轉”“走單”類虛假貿易風險,內部審計部門應關注分銷采購業(yè)務的實物流向。由于分銷采購物資一般是甲方指定地點交貨,即由供應商直接發(fā)給公司指定的客戶,倉儲部門僅根據(jù)銷售部門的通知做出入庫登記,出入庫單據(jù)并不能真實反映物資的實物流向。核實實物流向可從銷售出庫環(huán)節(jié)著手:一是檢查每筆出庫是否有銷售部門的發(fā)貨指令;二是檢查是否有供應商開具的送貨證明;三是檢查是否有銷售客戶的簽收證明;四是追蹤物流單位的運單,檢查是否有第三方證據(jù)證明確實有貨物流;五是必要時到供應商或銷售方現(xiàn)場檢查核實。
(三)對供應商資質進行再審查
除加強事后審計外,內部審計部門可結合事中控制,審計分銷采購業(yè)務的供應商資質審核流程。可以利用天眼查、企查查等網站對供應商資質進行再審查,重點關注如下方面:一是供應商是否具有采買物資的經營范圍;二是如果供應商是代理商,應檢查供應商是否有一級代理資質;三是比較供應商的成立時間與采買時間,如果兩者時間較為接近,應追查原因;四是結合對應的銷售合同,檢查供銷雙方是否為關聯(lián)方,如果上下游為關聯(lián)方,該貿易很可能為融資性貿易。
(四)檢查預付賬款支付的合規(guī)性
一是檢查是否建立預付款的授權批準制度;二是檢查預付款支付的審批手續(xù)是否完整;三是檢查預付款支付是否與采購合同約定的付款條件相符;四是加強對大額預付賬款的監(jiān)控,定期對其進行追蹤核查。對金額較大、預付期限較長的款項,內部審計部門應督促相關業(yè)務部門采取風險應對措施,盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。
(作者單位:烽火科技集團有限公司,郵政
編碼:430205,電子郵箱:liuxiaojing@wri.com.cn)
主要參考文獻
康寶寧,宮廣東.淺談國有企業(yè)應如何防范融資性貿易風險[J].北方經貿, 2014(12):12-14