劉小婧

[摘要]本文介紹了生產(chǎn)型企業(yè)分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程和特點(diǎn)，并從制度建設(shè)、往來(lái)業(yè)務(wù)真實(shí)性、關(guān)聯(lián)關(guān)系、預(yù)付賬款合規(guī)性等方面提出防范風(fēng)險(xiǎn)的審計(jì)對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]分銷(xiāo)采購(gòu) 風(fēng)險(xiǎn) 措施 生產(chǎn)型企業(yè)

生產(chǎn)型企業(yè)除從事生產(chǎn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)外，還兼有以

買(mǎi)賣(mài)產(chǎn)品賺取中間差價(jià)的貿(mào)易性行為，而因貿(mào)易行為而發(fā)生的采購(gòu)，則稱(chēng)為分銷(xiāo)采購(gòu)。此類(lèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)與企業(yè)日常性的采購(gòu)業(yè)務(wù)存在很大不同，其操作程序及管理機(jī)制都尚不完善，因而加強(qiáng)分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計(jì)十分必要。

一、分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程、特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)

（一）分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程如圖1所示。在采購(gòu)實(shí)施階段由銷(xiāo)售部門(mén)發(fā)起請(qǐng)購(gòu)，采用定向采購(gòu)方式向采購(gòu)部門(mén)推薦供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格，采購(gòu)部門(mén)據(jù)此履行合同會(huì)簽程序后與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。在采購(gòu)物資出入庫(kù)管理階段由銷(xiāo)售部門(mén)發(fā)出收貨指令和出貨指令，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)相關(guān)指令開(kāi)具出入庫(kù)單據(jù)，實(shí)物一般不經(jīng)公司倉(cāng)庫(kù)，而是由供應(yīng)商直接發(fā)往客戶單位。采購(gòu)付款階段由銷(xiāo)售部門(mén)提出付款申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)辦理付款審批手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)審核后付款。

（二）分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)

一是采購(gòu)標(biāo)的不參與企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)，請(qǐng)購(gòu)?fù)ǔＳ射N(xiāo)售部門(mén)發(fā)起，每筆采購(gòu)合同對(duì)應(yīng)一筆或多筆銷(xiāo)售合同；二是在采購(gòu)合同簽訂前，一般已經(jīng)有了潛在銷(xiāo)售方，通常由潛在銷(xiāo)售方指定采購(gòu)對(duì)象，所以分銷(xiāo)采購(gòu)的采購(gòu)方式多為定向采購(gòu)；三是單筆采購(gòu)合同金額通常遠(yuǎn)高于生產(chǎn)性采購(gòu)金額；四是采購(gòu)合同付款方式與銷(xiāo)售合同收款方式非背靠背，采購(gòu)付款為款到發(fā)貨、100%預(yù)付款，而銷(xiāo)售回款為收到貨物的30至90日內(nèi)付款，存在一定程度的墊資；五是采購(gòu)標(biāo)的通常直接從購(gòu)貨方發(fā)往銷(xiāo)售方，不經(jīng)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中轉(zhuǎn)；六是采銷(xiāo)雙方多為貿(mào)易性民營(yíng)企業(yè)。

（三）分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

1.分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)界定不清晰，容易成為管理真空地帶。分銷(xiāo)采購(gòu)在供應(yīng)商選擇和定價(jià)方面，銷(xiāo)售部門(mén)通常有絕對(duì)的話語(yǔ)權(quán)，采購(gòu)部門(mén)并無(wú)建議權(quán)，所以采購(gòu)部門(mén)認(rèn)為該類(lèi)型業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)是銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，應(yīng)由銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)，而銷(xiāo)售部門(mén)認(rèn)為分銷(xiāo)采購(gòu)也屬于采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)歸口管理。相關(guān)部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限不明確，就很容易形成管理的真空地帶。

2.分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)缺乏對(duì)實(shí)物流的監(jiān)督，容易滋生“空轉(zhuǎn)”“走單”的虛假貿(mào)易。由于貨物直接發(fā)給銷(xiāo)售方并不經(jīng)過(guò)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)，但為了財(cái)務(wù)核算需要，倉(cāng)庫(kù)會(huì)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)的發(fā)貨指令，在物資系統(tǒng)中同時(shí)做該筆物資的入庫(kù)和出庫(kù)記錄，導(dǎo)致出入庫(kù)單據(jù)并不真實(shí)反映實(shí)物的流向，除銷(xiāo)售部門(mén)外的其他人員對(duì)貨物的實(shí)物流向缺乏了解，不符合內(nèi)部控制的互相牽制原則，容易滋生虛假貿(mào)易，存在往來(lái)業(yè)務(wù)真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。

3.供應(yīng)商資質(zhì)審查不嚴(yán)，預(yù)付款無(wú)法追回，容易形成壞賬風(fēng)險(xiǎn)。由于分銷(xiāo)采購(gòu)金額較大，且均為100%預(yù)付款，款到發(fā)貨，如果供應(yīng)商選擇不慎，很可能導(dǎo)致預(yù)付款無(wú)法追回，形成壞賬，因此在分銷(xiāo)采購(gòu)中，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審查實(shí)質(zhì)與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中對(duì)客戶信用的審查類(lèi)似。在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中，信用管理崗位與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)崗位為不相容崗位，應(yīng)分開(kāi)設(shè)立。但分銷(xiāo)采購(gòu)?fù)ǔ２捎枚ㄏ虿少?gòu)方式，供應(yīng)商由銷(xiāo)售部門(mén)指定給采購(gòu)部門(mén)，即供應(yīng)商資質(zhì)的審查由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)崗位負(fù)責(zé)，不相容崗位沒(méi)有分離，可能導(dǎo)致資質(zhì)審查不嚴(yán)形成預(yù)付款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

二、分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的審計(jì)對(duì)策

（一）關(guān)注分銷(xiāo)采購(gòu)相關(guān)制度的建設(shè)情況

關(guān)注是否有相關(guān)制度約束分銷(xiāo)采購(gòu)行為，已有制度是否內(nèi)容全面、重點(diǎn)突出。一方面分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的制度要服從于公司整個(gè)采購(gòu)制度體系框架，另一方面分銷(xiāo)采購(gòu)制度要突出分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)。分銷(xiāo)采購(gòu)制度應(yīng)至少明確以下內(nèi)容：一是明確分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的采購(gòu)方式；二是明確分銷(xiāo)采購(gòu)供應(yīng)商的選擇和資質(zhì)審查程序；三是明確分銷(xiāo)采購(gòu)價(jià)格審批權(quán)限；四是明確分銷(xiāo)采購(gòu)合同的審批權(quán)限；五是明確分銷(xiāo)采購(gòu)物資驗(yàn)收的責(zé)任部門(mén)和驗(yàn)收方式；六是明確付款審核人的責(zé)任、權(quán)力和審批程序；七是明確分銷(xiāo)采購(gòu)物資的入庫(kù)手續(xù)和登記制度；八是明確分銷(xiāo)采購(gòu)物資發(fā)出的審批權(quán)限；九是明確內(nèi)部審計(jì)部門(mén)在分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的審計(jì)權(quán)責(zé)。

（二）核實(shí)分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)物流向

為防范分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)“空轉(zhuǎn)”“走單”類(lèi)虛假貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)關(guān)注分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)物流向。由于分銷(xiāo)采購(gòu)物資一般是甲方指定地點(diǎn)交貨，即由供應(yīng)商直接發(fā)給公司指定的客戶，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)僅根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)的通知做出入庫(kù)登記，出入庫(kù)單據(jù)并不能真實(shí)反映物資的實(shí)物流向。核實(shí)實(shí)物流向可從銷(xiāo)售出庫(kù)環(huán)節(jié)著手：一是檢查每筆出庫(kù)是否有銷(xiāo)售部門(mén)的發(fā)貨指令；二是檢查是否有供應(yīng)商開(kāi)具的送貨證明；三是檢查是否有銷(xiāo)售客戶的簽收證明；四是追蹤物流單位的運(yùn)單，檢查是否有第三方證據(jù)證明確實(shí)有貨物流；五是必要時(shí)到供應(yīng)商或銷(xiāo)售方現(xiàn)場(chǎng)檢查核實(shí)。

（三）對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行再審查

除加強(qiáng)事后審計(jì)外，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可結(jié)合事中控制，審計(jì)分銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的供應(yīng)商資質(zhì)審核流程?？梢岳锰煅鄄椤⑵蟛椴榈染W(wǎng)站對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行再審查，重點(diǎn)關(guān)注如下方面：一是供應(yīng)商是否具有采買(mǎi)物資的經(jīng)營(yíng)范圍；二是如果供應(yīng)商是代理商，應(yīng)檢查供應(yīng)商是否有一級(jí)代理資質(zhì)；三是比較供應(yīng)商的成立時(shí)間與采買(mǎi)時(shí)間，如果兩者時(shí)間較為接近，應(yīng)追查原因；四是結(jié)合對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)售合同，檢查供銷(xiāo)雙方是否為關(guān)聯(lián)方，如果上下游為關(guān)聯(lián)方，該貿(mào)易很可能為融資性貿(mào)易。

（四）檢查預(yù)付賬款支付的合規(guī)性

一是檢查是否建立預(yù)付款的授權(quán)批準(zhǔn)制度；二是檢查預(yù)付款支付的審批手續(xù)是否完整；三是檢查預(yù)付款支付是否與采購(gòu)合同約定的付款條件相符；四是加強(qiáng)對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對(duì)其進(jìn)行追蹤核查。對(duì)金額較大、預(yù)付期限較長(zhǎng)的款項(xiàng)，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。

（作者單位：烽火科技集團(tuán)有限公司，郵政

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主要參考文獻(xiàn)

康寶寧，宮廣東.淺談國(guó)有企業(yè)應(yīng)如何防范融資性貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)[J].北方經(jīng)貿(mào)， 2014（12）：12-14