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        如何開展分銷采購業(yè)務(wù)審計

        2018-09-10 22:27:42劉小婧
        中國內(nèi)部審計 2018年4期
        關(guān)鍵詞:風(fēng)險措施

        劉小婧

        [摘要]本文介紹了生產(chǎn)型企業(yè)分銷采購業(yè)務(wù)的流程和特點,并從制度建設(shè)、往來業(yè)務(wù)真實性、關(guān)聯(lián)關(guān)系、預(yù)付賬款合規(guī)性等方面提出防范風(fēng)險的審計對策。

        [關(guān)鍵詞]分銷采購 風(fēng)險 措施 生產(chǎn)型企業(yè)

        生產(chǎn)型企業(yè)除從事生產(chǎn)銷售業(yè)務(wù)外,還兼有以

        買賣產(chǎn)品賺取中間差價的貿(mào)易性行為,而因貿(mào)易行為而發(fā)生的采購,則稱為分銷采購。此類采購業(yè)務(wù)與企業(yè)日常性的采購業(yè)務(wù)存在很大不同,其操作程序及管理機(jī)制都尚不完善,因而加強(qiáng)分銷采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計十分必要。

        一、分銷采購業(yè)務(wù)的流程、特點及風(fēng)險

        (一)分銷采購業(yè)務(wù)流程

        分銷采購業(yè)務(wù)流程如圖1所示。在采購實施階段由銷售部門發(fā)起請購,采用定向采購方式向采購部門推薦供應(yīng)商和采購價格,采購部門據(jù)此履行合同會簽程序后與供應(yīng)商簽訂采購合同。在采購物資出入庫管理階段由銷售部門發(fā)出收貨指令和出貨指令,倉庫根據(jù)銷售部門相關(guān)指令開具出入庫單據(jù),實物一般不經(jīng)公司倉庫,而是由供應(yīng)商直接發(fā)往客戶單位。采購付款階段由銷售部門提出付款申請,采購部門辦理付款審批手續(xù),財務(wù)部門審核后付款。

        (二)分銷采購業(yè)務(wù)特點

        一是采購標(biāo)的不參與企業(yè)生產(chǎn)循環(huán),請購?fù)ǔS射N售部門發(fā)起,每筆采購合同對應(yīng)一筆或多筆銷售合同;二是在采購合同簽訂前,一般已經(jīng)有了潛在銷售方,通常由潛在銷售方指定采購對象,所以分銷采購的采購方式多為定向采購;三是單筆采購合同金額通常遠(yuǎn)高于生產(chǎn)性采購金額;四是采購合同付款方式與銷售合同收款方式非背靠背,采購付款為款到發(fā)貨、100%預(yù)付款,而銷售回款為收到貨物的30至90日內(nèi)付款,存在一定程度的墊資;五是采購標(biāo)的通常直接從購貨方發(fā)往銷售方,不經(jīng)企業(yè)倉庫中轉(zhuǎn);六是采銷雙方多為貿(mào)易性民營企業(yè)。

        (三)分銷采購業(yè)務(wù)風(fēng)險

        1.分銷采購業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)界定不清晰,容易成為管理真空地帶。分銷采購在供應(yīng)商選擇和定價方面,銷售部門通常有絕對的話語權(quán),采購部門并無建議權(quán),所以采購部門認(rèn)為該類型業(yè)務(wù)實質(zhì)是銷售業(yè)務(wù),應(yīng)由銷售部門負(fù)責(zé),而銷售部門認(rèn)為分銷采購也屬于采購業(yè)務(wù),應(yīng)由采購部門歸口管理。相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限不明確,就很容易形成管理的真空地帶。

        2.分銷采購業(yè)務(wù)缺乏對實物流的監(jiān)督,容易滋生“空轉(zhuǎn)”“走單”的虛假貿(mào)易。由于貨物直接發(fā)給銷售方并不經(jīng)過企業(yè)倉庫,但為了財務(wù)核算需要,倉庫會根據(jù)銷售部門的發(fā)貨指令,在物資系統(tǒng)中同時做該筆物資的入庫和出庫記錄,導(dǎo)致出入庫單據(jù)并不真實反映實物的流向,除銷售部門外的其他人員對貨物的實物流向缺乏了解,不符合內(nèi)部控制的互相牽制原則,容易滋生虛假貿(mào)易,存在往來業(yè)務(wù)真實性風(fēng)險。

        3.供應(yīng)商資質(zhì)審查不嚴(yán),預(yù)付款無法追回,容易形成壞賬風(fēng)險。由于分銷采購金額較大,且均為100%預(yù)付款,款到發(fā)貨,如果供應(yīng)商選擇不慎,很可能導(dǎo)致預(yù)付款無法追回,形成壞賬,因此在分銷采購中,對供應(yīng)商資質(zhì)的審查實質(zhì)與銷售業(yè)務(wù)中對客戶信用的審查類似。在銷售業(yè)務(wù)中,信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位為不相容崗位,應(yīng)分開設(shè)立。但分銷采購?fù)ǔ2捎枚ㄏ虿少彿绞?,供?yīng)商由銷售部門指定給采購部門,即供應(yīng)商資質(zhì)的審查由銷售業(yè)務(wù)崗位負(fù)責(zé),不相容崗位沒有分離,可能導(dǎo)致資質(zhì)審查不嚴(yán)形成預(yù)付款的壞賬風(fēng)險。

        二、分銷采購業(yè)務(wù)的審計對策

        (一)關(guān)注分銷采購相關(guān)制度的建設(shè)情況

        關(guān)注是否有相關(guān)制度約束分銷采購行為,已有制度是否內(nèi)容全面、重點突出。一方面分銷采購業(yè)務(wù)的制度要服從于公司整個采購制度體系框架,另一方面分銷采購制度要突出分銷采購業(yè)務(wù)的特點。分銷采購制度應(yīng)至少明確以下內(nèi)容:一是明確分銷采購業(yè)務(wù)的采購方式;二是明確分銷采購供應(yīng)商的選擇和資質(zhì)審查程序;三是明確分銷采購價格審批權(quán)限;四是明確分銷采購合同的審批權(quán)限;五是明確分銷采購物資驗收的責(zé)任部門和驗收方式;六是明確付款審核人的責(zé)任、權(quán)力和審批程序;七是明確分銷采購物資的入庫手續(xù)和登記制度;八是明確分銷采購物資發(fā)出的審批權(quán)限;九是明確內(nèi)部審計部門在分銷采購業(yè)務(wù)中的審計權(quán)責(zé)。

        (二)核實分銷采購業(yè)務(wù)的實物流向

        為防范分銷采購業(yè)務(wù)“空轉(zhuǎn)”“走單”類虛假貿(mào)易風(fēng)險,內(nèi)部審計部門應(yīng)關(guān)注分銷采購業(yè)務(wù)的實物流向。由于分銷采購物資一般是甲方指定地點交貨,即由供應(yīng)商直接發(fā)給公司指定的客戶,倉儲部門僅根據(jù)銷售部門的通知做出入庫登記,出入庫單據(jù)并不能真實反映物資的實物流向。核實實物流向可從銷售出庫環(huán)節(jié)著手:一是檢查每筆出庫是否有銷售部門的發(fā)貨指令;二是檢查是否有供應(yīng)商開具的送貨證明;三是檢查是否有銷售客戶的簽收證明;四是追蹤物流單位的運單,檢查是否有第三方證據(jù)證明確實有貨物流;五是必要時到供應(yīng)商或銷售方現(xiàn)場檢查核實。

        (三)對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行再審查

        除加強(qiáng)事后審計外,內(nèi)部審計部門可結(jié)合事中控制,審計分銷采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商資質(zhì)審核流程??梢岳锰煅鄄?、企查查等網(wǎng)站對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行再審查,重點關(guān)注如下方面:一是供應(yīng)商是否具有采買物資的經(jīng)營范圍;二是如果供應(yīng)商是代理商,應(yīng)檢查供應(yīng)商是否有一級代理資質(zhì);三是比較供應(yīng)商的成立時間與采買時間,如果兩者時間較為接近,應(yīng)追查原因;四是結(jié)合對應(yīng)的銷售合同,檢查供銷雙方是否為關(guān)聯(lián)方,如果上下游為關(guān)聯(lián)方,該貿(mào)易很可能為融資性貿(mào)易。

        (四)檢查預(yù)付賬款支付的合規(guī)性

        一是檢查是否建立預(yù)付款的授權(quán)批準(zhǔn)制度;二是檢查預(yù)付款支付的審批手續(xù)是否完整;三是檢查預(yù)付款支付是否與采購合同約定的付款條件相符;四是加強(qiáng)對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控,定期對其進(jìn)行追蹤核查。對金額較大、預(yù)付期限較長的款項,內(nèi)部審計部門應(yīng)督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門采取風(fēng)險應(yīng)對措施,盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。

        (作者單位:烽火科技集團(tuán)有限公司,郵政

        編碼:430205,電子郵箱:liuxiaojing@wri.com.cn)

        主要參考文獻(xiàn)

        康寶寧,宮廣東.淺談國有企業(yè)應(yīng)如何防范融資性貿(mào)易風(fēng)險[J].北方經(jīng)貿(mào), 2014(12):12-14

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