（山東大學(xué)財務(wù)部 山東濟南 250014）

“十三五”期間,高等教育“雙一流”建設(shè)不斷深化,高等學(xué)校學(xué)術(shù)交流活動日益頻繁,差旅費報銷業(yè)務(wù)已成為高校經(jīng)濟活動的重要業(yè)務(wù)事項和高風險領(lǐng)域。2016年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》指出,中央高校應(yīng)根據(jù)教學(xué)、科研、管理的實際要求,結(jié)合學(xué)校實際,按照以人為本、實事求是、精簡高效的原則,完善差旅費管理,要簡政放權(quán),優(yōu)化服務(wù),要讓教學(xué)科研人員有“成就感”和“獲得感”。如何適應(yīng)新形勢下高校內(nèi)控管理需求,既能滿足教學(xué)科研人員對外學(xué)術(shù)交流的需要,又能有效防范內(nèi)控風險,已成為目前高校財務(wù)管理面臨的主要問題。

一、差旅費

差旅費是高校支出按經(jīng)濟分類的一項支出類型,是指高校教學(xué)、科研、管理等人員臨時到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費、雜費等。實際工作中差旅費支出類型較為繁雜,可概括如下:城市間交通費,住宿費,伙食補助費,市內(nèi)交通費,會務(wù)費或會議注冊費、培訓(xùn)費,改簽費、退票費、訂票費,行李費,保險費,由常駐地、目的地至機場、火車站、汽車站間往返的出租車票,停車費,租車費,外地出租車費或地鐵費,自駕車發(fā)生的燃油費、過路過橋費等。

按支出內(nèi)容分類,差旅費報銷主要涉及四類支出:城市間交通費、住宿費、伙食補助和市內(nèi)交通費。城市間交通費是指工作人員因到常駐地以外地區(qū)出差乘坐火車、汽車、輪船、飛機等交通工作所發(fā)生的費用。住宿費是指工作人員因公出差入住賓館(包括飯店、招待所下同)發(fā)生的房租費用?；锸逞a助費是指對工作人員因公出差期間給予的伙食補助費用。按經(jīng)濟用途進行核算,城市間交通費、住宿費、市內(nèi)交通費、雜費等記入其他商品與服務(wù)支出中的旅費科目,伙食補助費記入其他商品與服務(wù)支出中的旅費補助科目。按出差地進行分類,差旅費一般分為國內(nèi)差旅、國際差旅兩種。按出差人員進行分類,可分為項目負責人出差、課題組成員出差、學(xué)生出差三類。按出差使用經(jīng)費性質(zhì)進行分類,分為科研經(jīng)費出差、教學(xué)經(jīng)費出差、學(xué)院基金出差、專項經(jīng)費出差等。

二、S大學(xué)差旅費情況分析

（一）S大學(xué)2013—2016年差旅費情況

圖1 2013—2016年差旅費情況變化表

從圖1可以看出,2013—2015年S大學(xué)差旅費支出每年以17%左右比例增長。自2015年以來,國家加大公有經(jīng)費開支的監(jiān)管力度,從嚴從緊成為經(jīng)濟的大環(huán)境,2016年差旅費增幅有所下降,由2015年的15.4%降至2016年的2.7%,差旅費支出明顯減少。

（二）S大學(xué)2016年差旅費支出情況

圖2 2016年S大學(xué)差旅費支出情況

圖3 2016年S大學(xué)各類差旅費占商品服務(wù)總支出情況

從上頁圖2可以看出,S大學(xué)2016年合計支出差旅費12 730.37萬元,其中:教學(xué)類差旅費支出5 913萬元,占支出的46.4%；科研類差旅費支出6 038.37萬元,占支出的47.4%；行政類差旅費支出779萬元,占總支出的6.1%。可見,高校中教學(xué)科研業(yè)務(wù)支出差旅費較多,占總比的94%,行政類業(yè)務(wù)因嚴格執(zhí)行國家三公經(jīng)費規(guī)定,支出較小,僅占到6%。

商品服務(wù)支出含有材料費、辦公費、印刷費、勞務(wù)費、差旅費、水電費、租賃費、培訓(xùn)費等二十余項支出,由圖3可以看出,S大學(xué)2016年商品服務(wù)總支出為10.33億元,其中教學(xué)類差旅費占教學(xué)類總支出的19.20%；科研類差旅費占科研類總支出的10%；行政類差旅費占行政類總支出的6.4%。

三、存在的問題

（一）目前中央及國家機關(guān)差旅費辦法無法滿足高校管理的需求

高校具有教學(xué)科研業(yè)務(wù)性質(zhì),有其獨特的運行規(guī)律,國家關(guān)于差旅費的相關(guān)規(guī)定無法全部適用于高等學(xué)校。例如車票超標問題,實際工作中,有的教師臨時會接到通知去外地參加項目評審,但因時間緊又買不到對應(yīng)自身職稱等級的火車票,只能買上一級別標準的車票,如果按照中央和國家機關(guān)差旅費辦法規(guī)定,未按規(guī)定等級乘坐交通工具的,超支部分由個人自理,這顯然不符合高校發(fā)展需要。

（二）缺少具體操作規(guī)范

2016年4月,《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(中辦發(fā)[2016]50號)出臺后,各高校為貫徹落實“放、管、服”精神,結(jié)合各自實際,在9月份陸續(xù)出臺了差旅費管理辦法,但只是對某些差旅事項的報銷原則進行了闡述,具體如何操作沒有詳細規(guī)定。如差旅費住宿標準問題,出差回程發(fā)車時間在上午12點之前,這一天就沒有住宿費,但有的回程發(fā)車時間在下午或晚上11點,因外出會攜帶較多的資料,就可能會產(chǎn)生住宿費用,這種如何規(guī)定住宿標準,是按出差自然天數(shù),或是按自然天數(shù)減1,或是下午算半天,晚上算1天,辦法中一般對此沒有具體規(guī)定。

（三）存在虛提差旅補助，套取國家財政資金的風險

國家稅法明確規(guī)定差旅補助屬于免稅范圍?，F(xiàn)行高等教育制度鼓勵學(xué)生參與課題研究,學(xué)生發(fā)生的科研活動行為越來越多,行為發(fā)生后,課題組負責人或?qū)煏o學(xué)生發(fā)放一部分補助作為報酬,根據(jù)稅法相關(guān),一次性勞務(wù)超過800元的部分需要交20%的個人所得稅,有部分課題組負責人或經(jīng)辦人不遵守財務(wù)制度,缺少公款意識和納稅意識,采取讓學(xué)生湊車票或以領(lǐng)取出差補助形式來代替學(xué)生的科研勞務(wù)補助,以逃避交納個人所得稅,套取國家資金,或是以自駕車的名義,虛造出差人數(shù),套取出差補助。

（四）高校財務(wù)人員配備不足，自主學(xué)習意識較低

現(xiàn)階段,高校行政管理人員逐年減少,且財務(wù)人員女職工較多,以S大學(xué)為例,40名核算人員中男職工僅有1人,其余全部為女同志,女同志由于懷孕、生育等生理原因,前臺人員實際到崗率僅為70%。前臺核算人員疲于審核、填制憑證等工作,基本沒有時間系統(tǒng)學(xué)習新制度,無法真正掌握、吃透差旅費辦法的文件精神和具體規(guī)定,導(dǎo)致報銷人員因一個差旅費單據(jù)來回跑路、補辦各種手續(xù)。

（五）差旅費報銷信息化建設(shè)有待提高

為方便師生出差報銷,各高校財務(wù)系統(tǒng)都設(shè)有差旅費報銷模塊,但在工作中發(fā)現(xiàn),差旅費預(yù)約系統(tǒng)功能不完善,界面操作缺少靈活性,預(yù)約報銷時操作非常麻煩。以S大學(xué)為例,差旅費預(yù)約時須勾選時間來計發(fā)補助,但有時,預(yù)約單卻不顯示差旅補助金額,原因是師生進入差旅費預(yù)約界面操作,填寫“出發(fā)日期”“返回日期”時,沒有從日期下拉框中選擇,而是手工輸入出差往返時間,導(dǎo)致差旅補助數(shù)沒有生成,少計發(fā)了補助。

四、完善措施

（一）加強制度宣講和解讀，增加師生的理解和支持

各高校2016年都相繼出臺了新的差旅費管理辦法,為方便師生快速、準確報銷,財務(wù)部門應(yīng)通過業(yè)務(wù)宣講會,網(wǎng)絡(luò)、視頻等渠道,深入到各院、所、職能部門進行宣講,讓報銷人或項目負責人及時、全面了解最新差旅費報銷制度規(guī)定,了解新舊制度的變化,從而保證報銷人提交的差旅費報銷票據(jù)合法、合規(guī)；同時會計人員對差旅費報銷制度應(yīng)進行認真梳理和總結(jié),對平時工作中出現(xiàn)的差旅費退單問題、審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行歸納、總結(jié)和整理,匯集成具體案例,發(fā)放給全校師生參考、借鑒,起到警示作用。

（二）制定切實可行的操作規(guī)范，統(tǒng)一報銷標準

實際工作中發(fā)現(xiàn),差旅費報銷出現(xiàn)的特殊問題最多。如近幾年,自駕車成為除乘火車、汽車、輪船出差外的第四種普遍交通工具,這種新的出差方式報銷是財務(wù)人員最頭疼的,因為出差人提供的票據(jù)僅是汽油票、住宿費和過路過橋費,而財務(wù)人員對自駕車出差加多少油合適、多少人可領(lǐng)取補助等問題很難做出準確判斷,可能存在虛報出差人數(shù)獲取出差補助、套取國家資金的財務(wù)風險。為此,S大學(xué)出臺了相關(guān)規(guī)定,對自駕車出差加油數(shù)界定采取兩種方法:一是按出發(fā)地到目的地的最低火車票票價折算；二是按出發(fā)地到目的地距離公里數(shù),每公里1元進行折算。建議各高校財務(wù)部門針對差旅費報銷過程中出現(xiàn)的特殊問題,有針對性地出臺具體報銷規(guī)范,保證差旅費報銷有法可依,保證賬務(wù)處理科學(xué)、正確、規(guī)范。

（三）簡化審批手續(xù)，優(yōu)化報銷流程

新時代、新形勢下,高?！胺殴芊备母镞M入全面落實落地階段,優(yōu)化差旅費報銷流程、簡化審批手續(xù)成為必然趨勢。以S大學(xué)為例,報銷過程中票據(jù)不全且申請補助的情況很多,這種情況一般由項目負責人和學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同審批后才可報銷。結(jié)合工作實際,筆者建議確因與科研有關(guān)的特殊差旅費業(yè)務(wù),應(yīng)落實國家關(guān)于科研項目“放管服”管理精神,實現(xiàn)管理中心下移,由學(xué)院相關(guān)負責人或項目負責人審批即可報銷；再如高校高層次人才(教育部千人計劃、長江學(xué)者等)國際間學(xué)術(shù)交流活動較多,為方便其報銷出國旅費,對此類人員的出國審批應(yīng)研究制定切實可行的審批方法和制度。

（四）加強信息化建設(shè)，提升報銷服務(wù)效率

以S大學(xué)為例,財務(wù)預(yù)約和賬務(wù)處理系統(tǒng)中都嵌入了差旅費報銷專門模塊,但存在操作界面過于簡單、信息收集不完整等問題。高校財務(wù)部門和信息部門應(yīng)加強與會計軟件公司的溝通合作,根據(jù)需求,進一步優(yōu)化差旅費報銷模塊功能,使操作界面更具有可操作性,簡單直觀、人性化,功能更加高效化。(1)財務(wù)系統(tǒng)中嵌入查詢模塊,系統(tǒng)只要錄入出差地點、出差人職稱、出差時間,就能自動顯示各種標準及補助金額；(2)出差日期可任意選擇手工錄入和系統(tǒng)錄入兩種方式進行操作,方便報銷人選擇天數(shù)；(3)差旅補助可由項目負責人自行選擇補助天數(shù),而不是由系統(tǒng)簡單地按出差自然天數(shù)計發(fā)全部補助；(4)報銷人員在預(yù)約系統(tǒng)錄入出差地,賬務(wù)系統(tǒng)能自動把出差地名稱轉(zhuǎn)入會計憑證摘要,從面提高財務(wù)制單速度等；(5)把出差特殊事項較多,如無住宿費票需要補助或缺少車票等,原來需報銷人填寫特殊事項說明表,能否開發(fā)一個模式,嵌入到系統(tǒng),由報銷人在差旅費界面填寫此項內(nèi)容。

（五）加強學(xué)習和研討，提升整體業(yè)務(wù)素質(zhì)

現(xiàn)階段,各高校財務(wù)部審核人員明顯不足,S大學(xué)也不例外,年輕人占總?cè)藬?shù)的85%,大家雖有很強的工作熱情,但缺乏工作經(jīng)驗,面對各種各樣的出差特殊事項,會計人員往往只是機械地照搬條文,不能遵循科研業(yè)務(wù)規(guī)律,按照實事求是、以人為本的報銷原則進行業(yè)務(wù)判斷,因此,加強核算人員的學(xué)習和培訓(xùn)已成為迫切需要。具體可采取:一是建立常態(tài)化研討機制。財務(wù)人員應(yīng)定期對差旅費報銷問題,展開全面深入研討,統(tǒng)一思想,形成統(tǒng)一的報銷口徑,避免因報銷標準、尺度不同,給報賬人造成困惑；二是建立常態(tài)化學(xué)習機制,通過自學(xué)或集中學(xué)習形式,力爭提高整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（六）設(shè)立科研財務(wù)助理或財務(wù)專管員，由專業(yè)的人負責相關(guān)工作

李克強總理曾說過 “專業(yè)的事應(yīng)由專業(yè)的人來做”,即術(shù)業(yè)有專攻,專業(yè)的事由專業(yè)的人來做才能達到最高的效率,同理,差旅費報銷也應(yīng)由熟悉財務(wù)工作的人員來辦理,而不是讓教師和學(xué)生來參與報銷。2017年S大學(xué)專門出臺了《科研財務(wù)助理管理辦法》,明確規(guī)定科研財務(wù)助理負責差旅費單據(jù)的整理、粘貼、報銷等工作,從而節(jié)省師生寶貴的時間,使其把更多的時間和精力用到教學(xué)、科研、學(xué)習上。

（七）建立上門服務(wù)制度，加強與學(xué)校各學(xué)院和職能部門的聯(lián)系

財務(wù)部一線核算人員應(yīng)深入院、所、中心、職能部門,加強與學(xué)校各學(xué)院和職能部門的聯(lián)系,根據(jù)各學(xué)院財務(wù)工作量情況,為每個學(xué)院選派1—2名財務(wù)部一線核算人員作為對口聯(lián)系人,財務(wù)人員利用每周半天時間到對口單位提供財務(wù)差旅費報銷服務(wù),宣傳財務(wù)制度同時并廣泛聽取和及時了解師生對財務(wù)差旅費報銷工作的意見與要求,從而更好地為高校教學(xué)、科研服務(wù)。

總之,差旅費作為高校的一項經(jīng)常性和重要性的支出類型,高校財務(wù)人員在實際工作中,應(yīng)以滿足教學(xué)科研管理需要、滿足師生出差需求為出發(fā)點,依法依規(guī)、公開公正、實事求是地進行業(yè)務(wù)判斷和賬務(wù)處理,并針對差旅費報銷過程中出現(xiàn)的新問題新情況,深入思考、認真分析,主動找出解決問題的對策,為師生提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的財務(wù)服務(wù),從而保證高校“雙一流”建設(shè)健康、快速發(fā)展。