王麗娟

一、可行性分析

高校的信息文件處理量相當大，隨著校園網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的普及，檔案信息利用率也越來越高。檔案部門是整個高校的信息集中地，它掌握著大量的原生信息，只有對這些信息進行合理管理，才能把檔案管理工作強度降到最低，適應(yīng)當今社會飛速發(fā)展的步伐?，F(xiàn)在文件只要建成，就可以自動歸檔，直接把多余的步驟簡化了。因此，高校檔案部門未來使用網(wǎng)絡(luò)科技手段管理檔案是勢在必行的，它能保證真正做到高質(zhì)量、及時、準確地工作。

二、影響性分析

1.適應(yīng)高校檔案管理和社會經(jīng)濟的發(fā)展需求

不論是傳統(tǒng)的檔案管理工作，還是其他不同時期的檔案管理工作，都會為當今檔案管理工作提供經(jīng)驗參考，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作影響性是非常薄弱的，其管理形式已經(jīng)無法適應(yīng)社會經(jīng)濟的需求，也無法滿足高校海量文件與信息存檔的要求。因此網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是一個智慧的飛躍，電子化檔案可以讓高校檔案管理變得與時俱進。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理與傳統(tǒng)模式相比，它對管理人員的素質(zhì)要求更高，管理人員會被要求按照網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的要求完成，這樣不僅規(guī)范了工作標準，還為相關(guān)工作人員的交接提供了便利。而且，電子文檔替換紙質(zhì)文檔后，不僅方便保存，還便于管理員信息匯編，形成一個海量的數(shù)據(jù)庫供使用者查閱。

3.促進檔案管理的服務(wù)水平

信息載入量大、工作效率高是網(wǎng)絡(luò)最大化的優(yōu)勢。高校電子檔案與信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)合會促使高校檔案信息使用更便捷，實現(xiàn)檔案資源共享的理念。高校檔案內(nèi)容的含金量很高，如果可以真正實現(xiàn)資源共享，那會為社會帶來不可估量的收益。

三、注意要點

1.電子文檔與紙質(zhì)文檔要同步整理

《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔”。由此可見，電子文檔與紙質(zhì)文檔整合已經(jīng)是一個不可小視的問題。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，高校電子文檔越來越多，我們會考慮到電子文件的真實性和存儲安全性，所以電子文檔和紙質(zhì)文檔都要同時進行歸檔，對于重要文件要及時同步整理。

2.電子文檔的保密性

傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔有一個固定存儲的地方，也會有專人看管，信息使用者必須要做登記才能查閱，相對于電子文檔來說它的保密性比較高，電子文檔存儲占用的地方不大，但是不適宜保密存儲，因為它面臨著網(wǎng)絡(luò)運行中發(fā)生的很多不確定因素，容易被黑客攻擊，也容易因為電腦中毒或者存儲不當使得檔案流失或者被篡改。

3.不斷提升高校檔案管理人員的素質(zhì)能力

檔案管理人員的素質(zhì)水平是確保管理工作有效進行的關(guān)鍵，為了適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的新需要，高校檔案管理人員一定要切實提升自己的能力素養(yǎng)。首先，高校要做好人員聘用工作，聘請具有檔案管理資格的人員入職，并做好崗前培訓(xùn)；其次，要開設(shè)公開課堂，定期組織學(xué)習(xí)，教會檔案管理者使用現(xiàn)代化信息設(shè)備，提升他們的能力素養(yǎng)；再次，高?？梢詫嵤耙M來與走出去”并存的發(fā)展戰(zhàn)略，積極引進優(yōu)秀人才并派遣有能力的員工對外交流學(xué)習(xí)，開闊他們的視野；最后，檔案管理人員自身也要明確信息化技術(shù)的重要作用，并利用業(yè)余時間進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，完善自我。

總之，我們要加速提升高校檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化的管理手段，以最大的能力實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化工作。這是高校發(fā)展的必經(jīng)之路，也是新時代下高等教育管理體制進程的重要問題，因此計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與高校發(fā)展息息相關(guān)，它若能在高校里面廣泛且有效的應(yīng)用，就可以有效推進高校信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

參考文獻：

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