張明霞

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)行業(yè)也提出了更高的要求。對(duì)于會(huì)計(jì)行業(yè)而言，會(huì)計(jì)檔案管理則是其中非常重要的一部分。相對(duì)以前而言，會(huì)計(jì)行業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理基本上采用的都是紙質(zhì)的方式，隨著科技的發(fā)展和時(shí)間的推移，電子會(huì)計(jì)檔案管理隨之出現(xiàn)在了如今的會(huì)計(jì)行業(yè)中。本文將通過(guò)幾個(gè)方面對(duì)兩者的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)的闡述。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)；紙質(zhì)會(huì)計(jì)；檔案管理；比較

引言：隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸趨向智能化的發(fā)展，會(huì)計(jì)行業(yè)也不例外。會(huì)計(jì)檔案管理作為整個(gè)會(huì)計(jì)行業(yè)工作的核心部分，以往人們?cè)趯?duì)其會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候采用的大都是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，如今大部分的會(huì)計(jì)行業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)候，電子檔案管理則會(huì)成為大家的首選之一。電子會(huì)計(jì)管理檔案的到來(lái)不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，而且也減少了勞動(dòng)力。本文將針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的差異，以及電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的各自的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行相關(guān)的闡述。

1.電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的差異

隨著時(shí)間的不斷推移，會(huì)計(jì)行業(yè)中已經(jīng)出現(xiàn)了兩種檔案管理方式，一種是電子會(huì)計(jì)檔案管理，另一種是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理。這兩種管理模式雖然都能對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一定的管理，但兩者之間也存在著一定的差異。而本文將通過(guò)四個(gè)方面，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的差異進(jìn)行相關(guān)的闡述。

一是，電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理格式上存在的差異。對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的格式設(shè)計(jì)一般都是依靠紙張?bào)w現(xiàn)出來(lái)的，其物理結(jié)構(gòu)、以及邏輯結(jié)構(gòu)等都需要通過(guò)文字，或者是相關(guān)的圖表等方式將其固定在書面形式上，而這樣的格式往往會(huì)給人一種格式單一的感覺(jué)。例如：會(huì)計(jì)的憑證編號(hào)，在進(jìn)行憑證編號(hào)的時(shí)候，就需要注意讓其憑證編號(hào)的前后保持一致，以及需要保證編號(hào)頁(yè)面的完整性。由此可見(jiàn)，紙質(zhì)會(huì)計(jì)的檔案管理主要偏重于格式的完整性，而且用戶可以從中查取到完整的信息。相對(duì)之下，電子會(huì)計(jì)檔案管理則與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理不同，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理而言，磁盤、以及光盤是整個(gè)電子會(huì)計(jì)檔案管理的中心部分，電子會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)據(jù)通常都是用計(jì)算機(jī)來(lái)讀取的，優(yōu)點(diǎn)是方便快捷。但可能沒(méi)有紙質(zhì)檔案讓查閱者更有真實(shí)感。

二是，電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的儲(chǔ)存方式的差異。針對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的存儲(chǔ)主要就是對(duì)紙張的存儲(chǔ)。由于長(zhǎng)時(shí)間的紙張儲(chǔ)存，容易讓紙張變得十分潮濕，所以，在進(jìn)行紙張儲(chǔ)存的時(shí)候需要保障儲(chǔ)存的溫度在17攝氏度左右，濕度在百分之57左右。為了防止紙張出現(xiàn)變霉等情況，需要做好防水、以及潮濕變霉等相關(guān)防范措施。此外，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理而言，電子會(huì)計(jì)檔案管理除了需要做到常規(guī)的防水、防火措施之外，更是需要為其配備對(duì)應(yīng)的防塵、以及監(jiān)控設(shè)備，這樣才能保證電子會(huì)計(jì)檔案管理的安全，避免一些沒(méi)必要的事故產(chǎn)生。

三是，電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的保護(hù)措施上存在一定差異。對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言，紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中的任何一個(gè)操作過(guò)程出現(xiàn)失誤的話，都會(huì)對(duì)后面的工作產(chǎn)生一定的影響，為了有效的避免這種事情發(fā)生，相關(guān)人員通常選擇在檔案入庫(kù)之后對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，而移交入庫(kù)之后的檔案保管工作則是整個(gè)保護(hù)措施的重點(diǎn)。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理而言，由于電子版的檔案是來(lái)自于計(jì)算機(jī)，或者是其他的電子設(shè)備，所以在對(duì)其進(jìn)行保護(hù)的時(shí)候，相關(guān)人員需要將保護(hù)工作貫穿于資料完整的周期當(dāng)中，只有這樣才能有效的保證資料來(lái)源的真實(shí)性。

四是，電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的移交以及接收上存在差異。對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言，紙質(zhì)的檔案管理移交工作主要可分為兩點(diǎn)。第一，完成檔案的移交清冊(cè)。第二，完成相關(guān)的移交順序。在這兩個(gè)過(guò)程當(dāng)中相關(guān)人員需要保證檔案在移交時(shí)的真實(shí)、完整性，而接收人員則需要根據(jù)提供的移交請(qǐng)冊(cè)對(duì)其紙質(zhì)數(shù)量進(jìn)行相應(yīng)的檢查，確保檔案的完整性。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理而言，電子會(huì)計(jì)只需要將相關(guān)電子數(shù)據(jù)、以及元數(shù)據(jù)這兩個(gè)進(jìn)行移交就行了，接受者在接受文件的時(shí)候，要在保證所傳來(lái)的數(shù)據(jù)沒(méi)有問(wèn)題的前提之下在接受文件。

2.電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理各自存在的優(yōu)勢(shì)

上述針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理之間存在的差異進(jìn)行了相關(guān)的闡述，由上述可見(jiàn)，兩者雖然有著很大的差異，但對(duì)檔案的管理都有著一定的積極作用。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言，兩者在工作中不僅有著差異，而且兩者在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也有著各自的優(yōu)勢(shì)。首先對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)管理的優(yōu)勢(shì)主要可體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是，紙質(zhì)檔案管理可讓資料變得更加完善，用戶來(lái)查取的時(shí)候就能夠得到完整的資料。二是，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的資料信息十分透明，資料的透明也能方便用戶進(jìn)行查找。其次就是電子會(huì)計(jì)檔案管理，電子會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)相對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言稍微多那么一點(diǎn)，其主要可表現(xiàn)在四個(gè)方面。一是，由于電子會(huì)計(jì)檔案管理大部分都是計(jì)算機(jī)進(jìn)行的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，所以其正確性相對(duì)紙質(zhì)管理要好一點(diǎn)。二是，電子會(huì)計(jì)檔案管理的儲(chǔ)存性能較好，資料不易損壞。三是，電子會(huì)計(jì)檔案管理可有效的提高其工作效率。四是，電子會(huì)計(jì)檔案管理能減少員工的勞動(dòng)力。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理之間存有一定的差異，各自也有著自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，因此，在選用的時(shí)候，單位可根據(jù)自身的需求對(duì)其進(jìn)行選擇。

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（作者單位：山東省威海市環(huán)翠區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）