李媛

【摘 要】隨著信息化的不斷普及發(fā)展，信息化的影響輻射的范圍不斷擴(kuò)大，企業(yè)人力資源檔案管理工作也深受影響，發(fā)生了巨大變化。本文立足于人力資源檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀，辯證地認(rèn)識信息化對人力資源檔案管理工作產(chǎn)生的發(fā)展機(jī)遇和存在的問題，并對這些在人力資源檔案信息化建設(shè)中存在的不足提出解決方法，希望能為我國的人力資源檔案信息化建設(shè)事業(yè)提供一點(diǎn)借鑒。

【關(guān)鍵詞】人力資源；檔案；信息化；建設(shè)

人力資源在廣義上是指能為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)的勞動者所具備的能力，在狹義上是指企業(yè)全體成員的工作能力?，F(xiàn)在人們口中所提到的人力資源，大多是指后者。人力資源對企業(yè)發(fā)展影響巨大。人力資源就好比是企業(yè)的橫梁，衡量不堅(jiān)固的話整個(gè)企業(yè)都處在危險(xiǎn)之下。檔案管理作為人力資源的核心工作，更應(yīng)該加以重視。近年來，人力資源檔案信息化發(fā)展迅速，信息化對人力資源檔案管理的影響值得思考。

一、人力資源檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

人力資源檔案信息化以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)為載體。由于國外的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展較早，所以他們的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)也較為發(fā)達(dá)。發(fā)達(dá)國家對本國的檔案管理問題關(guān)注的極高，他們從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)發(fā)展初期就開了其對檔案管理工作的影響的研究。截至目前，國外發(fā)達(dá)國家的企業(yè)人力資源檔案信息化都已達(dá)到一個(gè)較高水平。而我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展相對于發(fā)達(dá)國家起步較晚，對于企業(yè)人力資源檔案管理信息化的研究也還未完善。但我國的企業(yè)人力資源檔案信息化發(fā)展后勁十足，目前我國的企業(yè)人力資源檔案管理基本實(shí)現(xiàn)信息化，部分企業(yè)還在應(yīng)用過程的創(chuàng)新發(fā)展，將信息化技術(shù)運(yùn)用于企業(yè)發(fā)展的其他環(huán)節(jié)，并取得了顯著的成效。我國的企業(yè)人力資源檔案信息化發(fā)展良好，未來指日可待。

二、人力資源檔案信息化的優(yōu)勢

傳統(tǒng)人力資源檔案多以紙質(zhì)檔為為主，管理起來諸多不便。而人力資源檔案信息化可以大大彌補(bǔ)這些不足。第一，人力資源檔案信息化使數(shù)據(jù)信息收集方便快捷，加快人力資源檔案管理人員的工作速度，提高工作效率。企業(yè)員工可將個(gè)人檔案按部門提交，人力資源檔案管理工作人員接收時(shí)之間按部門歸類并在文件上標(biāo)注個(gè)人姓名同意入檔案庫，這樣當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)急需某為員工的檔案時(shí)，可直接進(jìn)入檔案庫搜索員工姓名即可，減少工作量。第二，人力資源檔案信息化有利于深化信息共享性，維護(hù)員工競爭公平性。企業(yè)人力資源檔案可對領(lǐng)導(dǎo)層透明化，這樣可防止某些員工為了個(gè)人利益篡改個(gè)人檔案信息或惡意篡改他人檔案信息。第三，人力資源檔案信息化有利于降低檔案管理成本。如若以傳統(tǒng)模式管理檔案，需要一定的人工成本、檔案包裝成本和檔案存放空間成本。而信息化檔案管理只需少數(shù)計(jì)算機(jī)和操作人員即可。第四，有利于提高人力資源檔案的質(zhì)量。眾所周知，人時(shí)時(shí)刻刻都在發(fā)展變化著，理所當(dāng)然，人的檔案也在發(fā)生著相應(yīng)的改變。對人力資源檔案的時(shí)事更新是促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展的人才儲備保證。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理都是用檔案袋密封保存，如果想要增減新的數(shù)據(jù)信息會耗費(fèi)很大的工作量，某些工作懈怠的檔案管理人員便會偷工減料。而人力資源檔案信息化利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在計(jì)算機(jī)上簡單操作即可，提高了檔案管理人員的工作積極性。

三、人力資源檔案信息化存在的不足

1.人力資源檔案管理信息化不夠規(guī)范

目前我國企業(yè)人力資源檔案信息化還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)地區(qū)企業(yè)的人力資源檔案管理信息化水平參差不齊，有些檔案管理甚至嚴(yán)重不規(guī)范。大部分企業(yè)雖然將信息化運(yùn)用于人力資源檔案管理，但只是將檔案內(nèi)容信息化，在檔案管理上還有所欠缺。例如檔案內(nèi)容是否真實(shí)可靠；對檔案內(nèi)容是否進(jìn)行簡化優(yōu)化；對檔案的調(diào)出是否進(jìn)行實(shí)名登記等等，這些不規(guī)范行為對企業(yè)的發(fā)展非常不利。

2.人力資源檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)

目前我國企業(yè)的人力資源檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識水平和是實(shí)際操作能力水平都還不夠高。而人力資源檔案信息化需要一定的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)為依托進(jìn)行檔案管理。目前檔案管理人員的工作能力與檔案信息化不能完全適應(yīng)，使檔案管理人員在進(jìn)行信息化檔案管理工作時(shí)存在技術(shù)障礙，不利于檔案管理的工作進(jìn)程。

3.加劇了人力資源檔案的安全隱患

一個(gè)新事物的出現(xiàn)，必然會連帶出其他與之相關(guān)的新事物。例如互聯(lián)網(wǎng)，當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)開始在世界大范圍發(fā)展時(shí)，“計(jì)算機(jī)病毒”和“黑客”這兩個(gè)詞也開始活躍在人們的視野里。計(jì)算機(jī)病毒其實(shí)有時(shí)一種小程序或代碼。但它傳染力和破壞力都極強(qiáng)。多數(shù)計(jì)算機(jī)病毒至今還沒有解決的辦法。計(jì)算機(jī)病毒極易通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，如果企業(yè)人力資源檔案辦公室的計(jì)算機(jī)染上病毒，后果將不堪設(shè)想。而黑客則容易被其他競爭對手利用，讓黑客侵入企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)或計(jì)算機(jī)，竊取企業(yè)商業(yè)機(jī)密。

四、人力資源檔案信息化的建設(shè)要點(diǎn)分析

1.建立人力資源檔案管理信息化規(guī)范化制度

國家應(yīng)制定企業(yè)人力資源檔案信息化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范人力資源檔案的收集、入庫、借調(diào)等管理程序。在檔案資料收集時(shí)認(rèn)真辨別其內(nèi)容的真實(shí)性，在他人借調(diào)檔案資料時(shí)嚴(yán)格申明不得任意傳播和任意增改，并對借調(diào)人進(jìn)行實(shí)名登記。

2.提高人力資源檔案管理人員的信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)

個(gè)人應(yīng)積極學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，提高自身的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的實(shí)際操作能力。企業(yè)應(yīng)提供資金支持，資助員工參加專業(yè)培訓(xùn)課程和參加計(jì)算機(jī)資格證考試。國家應(yīng)出臺相關(guān)政策，如鼓勵各行業(yè)勞動者接受繼續(xù)教育，提高勞動者的綜合素質(zhì)。

3.提高網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度

企業(yè)應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)行實(shí)名登記和訪問記錄后臺監(jiān)測，對人力資源檔案管理辦公室的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全維護(hù)，并要求全公司員工規(guī)范上網(wǎng)。國家應(yīng)完善我國的網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并對是商業(yè)運(yùn)用違法手段進(jìn)行不良競爭制定相應(yīng)的懲戒制度。

五、結(jié)語

信息化為企業(yè)人力資源檔案管理帶來了發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)也引發(fā)了相應(yīng)的問題，我們應(yīng)抓住發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)提高防范意識，規(guī)避其帶來的挑戰(zhàn)。企業(yè)人力資源的檔案管理信息化雖然發(fā)展?fàn)顩r良好，但我們還有很長的一段路要走，這需要社會各界的共同努力。希望這篇文章能為我國的企業(yè)人力資源檔案信息化發(fā)展盡一點(diǎn)綿薄之力。

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