郭新利

摘 要：在現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展時期下，檔案管理面臨著科學(xué)的改革。找出檔案管理工作中不足的問題，根據(jù)需要選擇一定的對策，加強檔案管理理論與實際相結(jié)合，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，應(yīng)用科學(xué)的管理手段提高 案管理工作效率

關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 對策

目前檔案管理工作的水平普遍較低，沒有規(guī)范的檔案管理。具體表現(xiàn)在：檔號不夠規(guī)范，案卷標題不明確，混亂立卷組卷，卷內(nèi)目錄不清楚、案卷內(nèi)容混雜、案卷紙張規(guī)格厚薄不一。檔案管理人員專業(yè)整體素質(zhì)較低，檔案管理工作經(jīng)歷了許久時間的發(fā)展，有了比較穩(wěn)定的檔案管理干部人員，但是這個隊伍的專業(yè)文化理論知識和專業(yè)素質(zhì)還不能充分適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入現(xiàn)代化辦公時期，能夠進行檔案管理的基本工作、編研工作和檔案信息研究的專業(yè)人才十分匱乏。檔案檢索效率較低，在目前檔案的檢索方式還是運用傳統(tǒng)的手工檢索，檔案管理部門在研究手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了各種形式的檢索工具。檢索工具多種多樣重復(fù)性多，并不精準。錯誤的認為編制的檢索工具越多檔案工作檢索服務(wù)質(zhì)量越好。 利用計算機檢索的特別少，檢索效率也不高，在編研工作上也存在一些問題。為了應(yīng)付檢查、達標升級隨便抽取其他處室的人員進行編研，促使編研一些層次低、質(zhì)量差、實用性不大、利用價值小的產(chǎn)品。

一、提高檔案管理效率的對策

改變檔案管理目前的工作狀況，檔案管理工作的目標是提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。是我們要解決的問題，主辦法有：

提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，需要引進優(yōu)秀的人才，要有專業(yè)文化知識和專業(yè)技術(shù)、技能的人才加入檔案管理隊伍。同時，加強現(xiàn)有檔案管理工作人員的繼續(xù)教育是提高人員素質(zhì)的一條途徑。當前社會經(jīng)濟發(fā)展快速，新的行業(yè)和不同領(lǐng)域不斷形成，對檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)等許多工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案工作人員應(yīng)當努力學(xué)習專業(yè)知識，開拓眼界，充分掌握所涉及本職工作各方面領(lǐng)域的現(xiàn)狀，提高自身修養(yǎng)素質(zhì)，科新地運用檔案學(xué)理論和新的科學(xué)技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作。充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性。檔案管理工作長期單調(diào)、枯燥，每天埋.頭于各種資料與文件當中，落后傳統(tǒng)的工作方法，檔案工作人員沒有積極性，檔案管理工作人員比較被動和落后，使檔案管理工作失去生存的動力。如何超前主動地服務(wù)于社會和各種行業(yè)是擺在我們面前的問題。所以，努力使檔案管理工作從被動變?yōu)橹鲃?，讓檔案工作形成為事前介入、事中參與、事后收集材料新的檔案管理理念。更新舊觀念，實現(xiàn)自我的工作價值。檔案工作的重要性有時檔案管理工作的人員都未必明白，因為他們以前只是為了工作而工作，沒有用發(fā)展的眼光看問題，忽視了對工作方法的總結(jié)，以及對社會的影響。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員首先要做好檔案管理工作的宣傳和教育，對檔案管理工作要有積極的認識和態(tài)度，只認為檔案管理工作員只是看點守攤，是倉庫保管員的形象，要使檔案人員心態(tài)積極進取，做出各方面相應(yīng)的調(diào)整和重新歸位，在努力工作的同時，有作為才能有職位，有業(yè)績才能有結(jié)果，使檔案管理創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。 檔案的現(xiàn)代化要與本行業(yè)的信息化一致。檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化的要求?？茖W(xué)現(xiàn)代的信息化管理迫切要求飛速發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。目前，在信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不明白的知識內(nèi)容，特別是信息化管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案管理人員要知難而上，積極努力學(xué)習，使檔案管理成為行業(yè)現(xiàn)代信息化管理的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習和掌握信息化的有關(guān)知識，建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，充分發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用，提供高效的服務(wù)，利用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)，科學(xué)有效的對檔案信息進行快速歸檔，方便檔案信息快速檢索。

二、檔案信息化建設(shè)的設(shè)想

作為檔案管理工作人員應(yīng)站在檔案管理改革和發(fā)展的高度，不斷地更新管理觀念。把檔案工作作為重要的信息化管理來看待，科學(xué)有效地提高檔案資源的利用效率，做好對外宣傳的信息保障。充分地發(fā)揮檔案信息化的作用，為科學(xué)信息化的檔案管理持續(xù)發(fā)展奠基了一定的基礎(chǔ)。建立一套科學(xué)、合理有效的檔案工作管理機制，科學(xué)設(shè)定目標責任制，讓檔案管理工作人員有工作動力，自覺地有責任地履行崗位職責。檔案部門應(yīng)建立一個大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲和交換格式系統(tǒng)，保證信息檔案資源共享。加強檔案信息化建設(shè)，突出館藏特色，具有行業(yè)特點，加大數(shù)據(jù)庫的容納度，提高利用者的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)形成的電子檔案具有一定的保密性，有使用權(quán)限的問題，還有網(wǎng)絡(luò)容易受到黑客、竊聽和篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等許多不利因素，所以要建立檔案信息化安全保障體系。

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人：才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認。

綜上所述，在檔案信息化建設(shè)的實際工作當中，應(yīng)建立有效的發(fā)展規(guī)化，及時查找問題、解決問題，使信息化的檔案管理走向一個新的局面，要適應(yīng)檔案管理的自身發(fā)展，另外也要適應(yīng)現(xiàn)代信息化的發(fā)展，對檔案管理工作中不適合的作法進行適當?shù)母母?，不斷努力學(xué)習和吸納新的知識，使檔案管理工作為社會的發(fā)展邁上新的臺階。