紀策

摘 要：關(guān)于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關(guān)的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是個人身份、經(jīng)歷、學歷、資歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等方面的重要證據(jù)。

關(guān)鍵詞：單位；人事檔案管理；工作制度

關(guān)于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關(guān)的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是個人身份、經(jīng)歷、學歷、資歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等方面的重要證據(jù)。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關(guān)材料等等。

那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內(nèi)容？據(jù)我查閱準確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經(jīng)證明它的重要性。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關(guān)系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續(xù)不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續(xù)的正常辦理和相關(guān)待遇的享受起到了尤為重要的作用。

但在現(xiàn)在的社會中仍有許多自由人認為檔案已經(jīng)不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關(guān)心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關(guān)的就業(yè)手續(xù)，等到要去辦理的時候，又過了畢業(yè)派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業(yè)后未及時辦理存檔和落戶手續(xù)而帶來的嚴重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領(lǐng)取到失業(yè)救濟金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業(yè)救濟金無法領(lǐng)取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據(jù)的證明等，應(yīng)該說后果很嚴重。最后，等到我們達到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學時的學籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。

從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關(guān)鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關(guān)重要的。從宏觀意思以上講，加強對人事檔案重要性的認識，將可以促進個人和單位的穩(wěn)定發(fā)展，對構(gòu)建社會主義和諧社會有重要意義。

那么結(jié)合我所在單位的實際現(xiàn)狀，我想從以下幾點制度來加強管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關(guān)檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學習，并結(jié)合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學習，目的是為了更好的加強管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴密的管理體系。

第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。查閱人員要愛護人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。

第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴格按照相關(guān)規(guī)定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，應(yīng)及時主動向有關(guān)部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。其中由組織上形成的材料應(yīng)有形成材料的時間、組織印章或領(lǐng)導簽字，個人撰寫的材料還應(yīng)有形成的時間、本人簽字等等。

第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

第四，人事檔案檢查核對制度。論文發(fā)表。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進行。

第五，人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動、職務(wù)變動、學歷教育等等原因引起的，轉(zhuǎn)遞人事檔案時必須通過機要交通或派專人送取，并且轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導批準查閱的內(nèi)容，為查閱者提供相關(guān)資料，超出領(lǐng)導批準查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并嚴格履行登記手續(xù)，按期歸還。借用期間不得擅自轉(zhuǎn)借其他人。

綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務(wù)必做到管理的規(guī)范化，標準化，準確化來積極的帶動現(xiàn)整個社會的人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發(fā)展。