左仁勃

【摘 要】 當前市場競爭愈加激烈，企業(yè)在增加外部競爭優(yōu)勢的同時，更要強化內(nèi)部管理，從而提高綜合實力。本文針對辦公室行政管理精細化進行了探討，介紹了精細化管理的基本思路，分析了實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的優(yōu)化對策，以供參考。

【關鍵詞】 行政管理 辦公室 精細化管理 基本思路

優(yōu)化對策

引 言

企業(yè)的持續(xù)化經(jīng)營生產(chǎn)離不開內(nèi)部管理的長效驅(qū)動，而實現(xiàn)辦公室行政管理精細化更為企業(yè)的內(nèi)部管理運行提供了強大的優(yōu)勢保障，為企業(yè)的長足發(fā)展貢獻力量。

1 辦公室行政精細化管理的基本思路

1.1 將管理工作量化、細化

當前辦公室行政管理存在很多模糊不清的問題，管理者只憑借以往經(jīng)驗進行組織管理工作，并沒有充分發(fā)揮主觀能動性，選取量化、細化的管理手段，造成員工工作存在遲滯性，無法發(fā)揮實際效用，往往導致整個企業(yè)的工作狀態(tài)不佳。而辦公室行政精細化管理徹底改變了以往經(jīng)驗主義、片面性的管理模式，將管理工作進行充分合理的量化與細化，增強了辦公室行政管理的有效性。具體來說，精細化管理就是以某個具體的工作任務為基準，結(jié)合工作任務的自身邏輯特性，將其細化為若干個獨立的部分，為高層管理者的決策與分配提供更加直觀的參考，便于更好的掌握具體步驟與其中的細節(jié)。

1.2 建立流程化管理理念

隨著信息化科技的發(fā)展，流水線作業(yè)模式被廣泛運用到企業(yè)的生產(chǎn)活動中，提升了整體工作效率。而辦公室行政精細化管理也可以借鑒這種模式，建立流程化的管理理念，先將每一項工作任務進行細化分解，安排專人負責完成，再根據(jù)工作完成進度與發(fā)展情況將其按順序進行組合對接，形成流程化的工作管理模式。其中一個關鍵要素便是保證流程化管理遵循標準，行政管理人員要將日常的工作任務安排予以系統(tǒng)化的統(tǒng)計整理，根據(jù)其實際完成要求設置統(tǒng)一的標準規(guī)范，保證工作任務在流程化、標準化模式下保質(zhì)保量完成。

1.3 樹立協(xié)同化、經(jīng)濟化意識

由于現(xiàn)代辦公室行政管理并非只由單獨的管理人員負責便可以完成的，需要整個企業(yè)內(nèi)部各個部門、崗位與成員的協(xié)調(diào)配合，分別完成各環(huán)節(jié)所需的任務安排，最終匯總到一起達成總體目標。就拿文件的簽收來講，從接手文件再到辦理環(huán)節(jié)，最后進行存檔，每一個步驟都是相互協(xié)調(diào)、配合的。所以在各個部門和成員之間，一定要樹立協(xié)同化意識，在此基礎上還應具備經(jīng)濟化意識，要知道怎樣才可以用最少的成本，獲取最大的回報[1]。將協(xié)同化與經(jīng)濟化意識進行有機結(jié)合，才能夠凝結(jié)眾力，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.天成紙業(yè)公司辦公室管理現(xiàn)狀

以文件收發(fā)為例。自2008年成立至今，天成紙業(yè)公司只與上級集團公司以OA軟件平臺實現(xiàn)了文件協(xié)同辦公，而天成紙業(yè)公司內(nèi)部也只有財務部、供銷部、儲運部三個部門之間以NC系統(tǒng)實現(xiàn)協(xié)同辦公，辦公室、其他部門、中高層管理人員三者之間尚未實現(xiàn)協(xié)同辦公。日常文件傳閱、簽批等都是以較原始的書面形式進行，嚴重影響工作效率、增加企業(yè)運行成本。因此，推行無紙化辦公的精細化管理勢在必行。

3.實現(xiàn)天成紙業(yè)公司辦公室行政管理精細化的優(yōu)化對策

3.1 深化精細化管理意識

要想切實有效的實現(xiàn)辦公室行政管理精細化，首要前提就是將精細化管理的觀念進行大力推廣與普及，上至管理層領導、下至基層員工，都要切實意識到精細化管理的概念、基本要求及作用，讓企業(yè)中的每個成員都能夠做好細節(jié)工作，從而帶動整個企業(yè)工作質(zhì)量的提高。從管理人員做起，要切實意識到精細化管理的重要性，公司可通過有限的資金投入，實現(xiàn)辦公無紙化、自動化，改變原始的紙質(zhì)辦公方式，提升整體工作效率，降低企業(yè)運行成本，與現(xiàn)代化管理企業(yè)接軌。

3.2 完善辦公室制度建設

精細化管理的實現(xiàn)離不開制度作為前提保障，公司應借助紀律嚴明的制度來規(guī)范引導員工的正確行為，改變以往過于形式化、理想化、缺乏實效性的管理模式，通過完善的獎懲機制與量化考核制度的實行，進一步加深員工的工作熱情與自律性。同時以完善的精細化辦公室制度為前提，可以減少管理工作中主觀臆斷行為的出現(xiàn)幾率。通過量化數(shù)據(jù)的分析測算，為員工提供科學精確的考核結(jié)果，從而使得員工對于企業(yè)的各項制度與決策更加信服，便于激發(fā)員工的工作熱情，促進各項工作協(xié)調(diào)有序開展落實，提高企業(yè)工作效率。

3.3 提高員工綜合素質(zhì)

企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動之所以能夠平穩(wěn)有效運行，離不開辦公室各項工作有序完成的前提保障。辦公室行政管理是每一位員工應盡的責任，需要樹立起服務至上、以人為本的理念，主動參與到管理當中來，堅持把每一份工作都做足、做細，落實“誰工作、誰負責”的工作理念，讓一切工作上的失誤得到控制[2]。同時，通過加強業(yè)務培訓，增強員工的服務意識與創(chuàng)新意識，結(jié)合實際工作經(jīng)驗與理論知識的學習，積極對現(xiàn)有工作方法、管理制度進行創(chuàng)新，主動適應新方法、新技術(shù)，為辦公室管理建言獻策，從而更好的為天成紙業(yè)公司發(fā)展貢獻不竭的動力源泉。

結(jié) 論

總而言之，在如今市場經(jīng)濟發(fā)展逐漸壯大、市場競爭愈加激烈的大環(huán)境下，企業(yè)只有由內(nèi)到外進行全面的改革與強化，才能夠更好的掌握競爭優(yōu)勢。而辦公室行政管理作為企業(yè)管理工作的要點內(nèi)容，只有實行精細化管理，主動適應新常態(tài)，才能更好的提高工作效率，促進企業(yè)的長足發(fā)展。

【參考文獻】

[1] 王紅艷.實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程，2013，32，（34）：128-129.

[2] 譚剛.實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路探索[J].決策與信息旬刊，2016，（7）.