黃波

(北京精密機電控制設(shè)備研究所，北京 100076)

社會信息化趨勢的日益增長，人們對檔案信息資源管理、利用需求水平的要求也在不斷提高。作為信息社會建設(shè)的有機組成部分，檔案工作的信息化建設(shè)日益重要和迫切，也是檔案事業(yè)實現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機。將數(shù)字化信息技術(shù)運用到固投項目檔案管理中，是提高固投項目檔案質(zhì)量的有效手段和途徑。

1 傳統(tǒng)管理模式下固投項目歸檔工作現(xiàn)狀

1.1 固投項目檔案介紹

固投項目是指為達到預(yù)期的目標，投入一定量的資本，在一定的約束條件下，經(jīng)過決策與實施的必要程序從而形成固定資產(chǎn)的一次性事業(yè)。自項目前期立項直至竣工驗收全過程中形成的與建設(shè)項目有關(guān)的各種文件資料、圖紙、聲像材料等等都屬于固投項目檔案管理的范疇。固投項目文件歸檔工作作為固投項目工作中的一個重要環(huán)節(jié)在固投項目管理過程中起著非常重要的作用。固投項目檔案作為一種無形資產(chǎn)是國家投資的不可缺少的重要財富，只有它真實、詳盡地記載固投項目實施的全過程，才能有效地為今后的研發(fā)、生產(chǎn)提供服務(wù)，才能保障國家的投資達到預(yù)期的成效，所以固投項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效尤為重要。

1.2 企業(yè)固投項目歸檔工作現(xiàn)狀

隨著固投項目驗收越來越多，我們認真總結(jié)經(jīng)驗并經(jīng)過科學(xué)地分析研究，確定并固化了一些固投項目文件管理流程和制度。例如:在設(shè)備儀器簽訂購置合同審批流程中加入了前期文件是否移交的約束條件；檔案人員參加任務(wù)書、方案、非標準設(shè)備驗收等評審制度；通過表格化管理跟蹤設(shè)備儀器的實施全程等。

1.2.1 修訂管理流程促進各項管理落實到位

首先將設(shè)備儀器購置過程劃分為3個階段、2個重要節(jié)點，即設(shè)備前期論證階段、設(shè)備具體實施階段和設(shè)備驗收后的運行使用階段、設(shè)備簽訂合同節(jié)點、付設(shè)備尾款節(jié)點，并在重要節(jié)點處加嚴文件資料的管控，重新制定了購置流程，見圖1。

圖1 設(shè)備儀器購置流程圖

針對設(shè)備儀器前期管理文件歸檔率極低的情況，經(jīng)過分析探討，找出在合同簽訂時是收集前期管理文件的最佳時機，制定出合同審批流程中加入檔案室確定前期文件是否移交，這個約束條件來把控設(shè)備前期材料的完整、有效。

支付設(shè)備儀器尾款這個重要節(jié)點，是收集設(shè)備儀器隨機資料的最佳時段，我們在支付設(shè)備儀器尾款的管理規(guī)定中增加了隨機資料是否歸檔這個約束條件。設(shè)備儀器實施人員在支付尾款前必須到檔案部門進行設(shè)備儀器隨機文件的移交并且取得文件資料已歸檔的證明，再到財務(wù)部門辦理支付設(shè)備儀器尾款手續(xù)。

1.2.2 檔案人員參加各類重要活動，全面掌握項目實施情況

在固投項目實施過程中，針對每臺大型、重點、特殊和非標設(shè)備都由項目主管部門組織專家和檔案人員召開設(shè)備調(diào)研選型、任務(wù)書、方案、招標文件和非標設(shè)備的驗收評審會，規(guī)范各類文件的編寫內(nèi)容，特別要求在任務(wù)書、標書中必須有對移交文件約束的章節(jié)，在會上檔案人員都會針對每臺設(shè)備的特點檢查文件中的歸檔要求是否合適并檢查驗收設(shè)備的歸檔文件是否完整、真實有效。這樣在單臺設(shè)備實施階段檔案人員能夠全程介入、跟蹤及時把控住過程文件有效地提高了檔案的三率。

1.2.3 運用表格化管理手段，全程跟蹤設(shè)備儀器實施

監(jiān)控項目工藝設(shè)備的實施過程。在項目工藝設(shè)備的實施過程中，檔案部門按照國家重點建設(shè)項目檔案工作的要求，制定文件的收集范圍和部門職責(zé)，并下發(fā)給每位工藝設(shè)備實施負責(zé)人，并逐項建立起文件積累袋，還制定了《設(shè)備儀器文件管理跟蹤表》，要求設(shè)備負責(zé)人填寫說明該設(shè)備的概況，包括該設(shè)備的采購過程、性能特點等，跟蹤該設(shè)備從無到有的全過程，并將此表在設(shè)備文件歸檔時一并移交檔案部門，實現(xiàn)對該設(shè)備的閉環(huán)控制。在實施過程中，檔案部門加強與項目管理等部門的溝通，及時掌握實施進度，指導(dǎo)文件的收集，并直接參與文件的搜集工作。項目實施進入后期階段時，所主管領(lǐng)導(dǎo)制定了例會制度，針對文件歸檔的遺留問題布置工作，并將工作任務(wù)分解到人，從而確保了項目檔案工作的順利完成。在歸檔工作中，檔案部門根據(jù)項目負責(zé)人移交歸檔的情況，對案卷質(zhì)量進行認真的檢查，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的文件以《設(shè)備儀器問題確認單》的方式及時與有關(guān)單位溝通確認，并反饋到相關(guān)部門進行整改。

2 傳統(tǒng)模式下固投項目檔案管理存在的問題

2.1 信息溝通不暢，檔案人員參與滯后

在固投項目立項批復(fù)實施階段，由于著眼點不同，各職能部門之間的信息傳遞不夠及時。檔案人員往往無法及時了解項目的重要信息而錯過了文件收集的最佳時機。檔案人員在項目執(zhí)行過程中對文件資料的監(jiān)控、管理，總體上說一直比較被動，受制于項目管理及具體實施人員對項目的文件資料重視程度，而項目的文件資料通常是被關(guān)注的重點。檔案人員往往在不能獲得有效信息的條件下，被動地參與項目文件的管理，導(dǎo)致固投項目文件歸檔質(zhì)量不高。

2.2 項目文件管理不閉環(huán)

對于非標設(shè)備而言，所里都會對其任務(wù)書、方案和驗收報告組織相關(guān)專家進行評審，專家們針對每份報告也會提出不同的整改意見，但是這些意見是否能夠完整地反映在報告中，在后續(xù)工作中得到落實并沒有制度的監(jiān)督，只能由報告者個人的工作態(tài)度和職業(yè)素質(zhì)決定，很容易出現(xiàn)文件管理的不閉環(huán)，給項目檔案的真實程度帶來了極大的風(fēng)險。

2.3 標準、制度執(zhí)行不到位

標準、制度、工作流程是項目檔案質(zhì)量的保障和約束，只有執(zhí)行者嚴格地、共同遵守和執(zhí)行才能發(fā)揮其作用，兩者缺一不可。在實際工作中，保障項目質(zhì)量的標準、制度等管理措施和手段很多，但項目檔案的質(zhì)量有時達不到預(yù)期的效果。原因往往出在執(zhí)行者身上。標準、制度等規(guī)章制度是根據(jù)科學(xué)和以往的經(jīng)驗總結(jié)出來的，在相當(dāng)長的時間里是不變的；而執(zhí)行者是易變的，隨著事情的突變、情緒等因素不斷變化，遵守和執(zhí)行制度的力度和愿望往往也同時發(fā)生變化，導(dǎo)致歸檔質(zhì)量產(chǎn)生很大的變化，即:歸檔質(zhì)量受執(zhí)行者個人的“權(quán)”系數(shù)影響過大。若要有效地控制保障項目歸檔質(zhì)量，就需要將標準、制度、流程固化在數(shù)字信息系統(tǒng)中執(zhí)行，將個人的“權(quán)”系數(shù)降至最低。

3 設(shè)想利用數(shù)字化手段實現(xiàn)固投項目檔案全過程閉環(huán)管控

從上面的分析已經(jīng)可以得出人的因素大大制約了固投項目檔案案卷質(zhì)量。若是能夠借助數(shù)字化手段建立起一套項目全過程數(shù)字化管控系統(tǒng)來約束和規(guī)范項目的建設(shè)，使項目從立項、實施、歸檔、驗收直至提供利用都能依托數(shù)字化信息管理平臺來實現(xiàn)全過程管控，就可以有效避免項目中大部分的管理問題，極大提高項目的案卷質(zhì)量提高項目檔案利用效率，使國家對項目投資的預(yù)期值達到最大。

3.1 建立項目實施過程數(shù)字化信息管控系統(tǒng)

在項目立項、批復(fù)后，由項目管理部門將批復(fù)內(nèi)容進行細化、分解，確定單臺工藝設(shè)備的負責(zé)人，再將設(shè)備購置分解為前期論證、合同簽訂、購買或研制、設(shè)備到貨、調(diào)試安裝、報銷支付尾款、投入使用等節(jié)點并確認完成時間以待完成計劃任務(wù)的形式通過項目管理信息系統(tǒng)下達到各事業(yè)部進行項目實施節(jié)點全程管控。由于網(wǎng)絡(luò)信息可以共享的特點，項目管理部門、項目實施部門、設(shè)備管理部門和項目檔案管理部門同時能了解到項目的計劃和具體實施情況并參與管理。項目各階段產(chǎn)生的文檔可以經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)電子審批流轉(zhuǎn)最后到檔案管理部門留存歸檔。

數(shù)字化信息管理系統(tǒng)下實施的項目具有以下幾個特點:

(1)節(jié)點控制明確，項目實施過程規(guī)范。預(yù)先制定的實施流程和完成節(jié)點計劃不再受人的因素產(chǎn)生改變，實現(xiàn)了流程驅(qū)動，保障了項目實施科學(xué)、合理。

(2)產(chǎn)生的電子文檔在線管理、監(jiān)督、審批和流轉(zhuǎn)，管理人員可以在第一時間獲取電子文檔的信息，及時對文檔進行內(nèi)容的核實、校對以及歸檔，避免了文件的遺失和不閉環(huán)管理帶來的問題。由于數(shù)字化信息管理系統(tǒng)從項目全過程、最優(yōu)化管理的層面來處理各種項目文件信息資源要素，提高了項目各種管理要素的交融度，有利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性。

(3)數(shù)字化信息管理系統(tǒng)下產(chǎn)生的項目文件，在產(chǎn)生提交時就可以通過網(wǎng)絡(luò)資源共享提供給其他使用者，大大提高了項目文件便捷利用率。

3.2 打通檔案管理系統(tǒng)與固投項目實施信息系統(tǒng)瓶頸，建立項目文件自動采集歸檔接口

檔案管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)檔案管理的手段之一，到目前為止已經(jīng)實現(xiàn)了檔案條目管理，達到了檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)信息數(shù)字化管理。但是做到項目前端管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)自動對接，實現(xiàn)檔案全文及條目信息借助兩信息系統(tǒng)的集成接口自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)才是我們追求的目標。

固投項目信息管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行集成，檔案系統(tǒng)現(xiàn)行庫中的數(shù)據(jù)將會越來越豐富，將逐步積累成為企業(yè)的一個知識庫，將為后續(xù)進行數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)重用帶來巨大潛力。

固投項目信息管理系統(tǒng)是固投項目實施的過程管理平臺，是管理項目各階段文件的基礎(chǔ)環(huán)境，檔案管理系統(tǒng)通過接口工具同步固投項目信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，以方便檔案人員管理項目產(chǎn)生的電子文件。

3.2.1 歸檔文件類型解決方案

項目實施中產(chǎn)生的文件分為兩類。一類是企業(yè)自己產(chǎn)生的管理性的文件，一般情況下這類文件為電子文件；另一類是賣方提供的設(shè)備儀器隨機文件，一般情況下這類文件為紙質(zhì)文件。

(1)電子文件的管理。項目信息系統(tǒng)文件均通過文件審查節(jié)點提交至檔案管理系統(tǒng)。項目信息系統(tǒng)導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件全部集成在系統(tǒng)現(xiàn)行模塊，方便檔案室人員組卷、歸檔。

(2)設(shè)備儀器隨機文件。設(shè)備隨機文件往往是紙質(zhì)文檔，沒有電子版文件，這就需要管理人員將紙質(zhì)文檔進行掃描形成PDM格式的電子文件，掛接在項目信息管理系統(tǒng)中，再提交至檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)自動對接。

3.2.2 歸檔文件信息解決方案

(1)文件條目信息。文件條目信息即項目信息管理系統(tǒng)文檔的屬性信息，主要包括:文檔類型、版本號、密級、編號、編寫人、編寫單位、頁數(shù)、備注等文檔相關(guān)信息。

文件條目信息以xml文件的形式導(dǎo)出至臨時區(qū)，供檔案系統(tǒng)提取。

(2)文件實體信息。文件實體信息即項目信息管理系統(tǒng)文檔所包含的附件，導(dǎo)出文件條目信息的同時導(dǎo)出文檔所包含的所有附件。文件條目信息與文件實體信息通過相同的標識關(guān)聯(lián)。

通過運用以上方案，就可以將兩個管理平臺的數(shù)據(jù)有機地關(guān)聯(lián)，完成項目歸檔工作全程數(shù)字化管控。

3.3 利用網(wǎng)絡(luò)Web查詢功能，建立歸檔文件實時發(fā)布平臺

無論是項目實施過程的數(shù)字化還是項目檔案管理的數(shù)字化，其最終目的是為了提供利用，如果使用者可以通過網(wǎng)絡(luò)對歸檔文件進行借閱、查看，可以大大提高項目檔案的利用效率。

項目檔案信息系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)WEB端對文件進行查詢和借閱。使用者查詢到相關(guān)的文件信息時，可能還沒有電子文件查看的權(quán)限，可通過在線借閱申請查看電子文件全文，而審批通過之后，使用者就可以在指定的有效期內(nèi)查看到申請的電子文件。超期之后不可再進行查看。這樣不僅能提高借閱效率，還避免了文件借閱超期不歸還的許多傳統(tǒng)借閱中出現(xiàn)的問題。

4 綜述

從項目實施、項目文件歸檔到項目文件檔案提供利用全過程的數(shù)字化管理，不僅有效地避免了傳統(tǒng)管理模式下產(chǎn)生的問題，提高固投項目文件歸檔的完整、系統(tǒng)、真實、有效率，還大大減輕了檔案人員的工作強度，同時使得檔案利用更加便捷有效。從發(fā)展趨勢看，以表格化、流程化為代表的制度性模式逐步代替以人管理為主的模式，不但在安全性方面做的更好，在完整性方面更能具有獨特的優(yōu)勢。