劉源

[摘要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，移動(dòng)辦公系統(tǒng)逐漸在人們的日常生活中被廣泛應(yīng)用。移動(dòng)辦公系統(tǒng)相較傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)在運(yùn)行程序上更靈活，傳遞信息的速度也更快。本文將簡(jiǎn)要闡述移動(dòng)辦公系統(tǒng)的內(nèi)涵與優(yōu)勢(shì)，然后聯(lián)系使用該系統(tǒng)的意義簡(jiǎn)述在現(xiàn)代物業(yè)管理企業(yè)中使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)的意義。

[關(guān)鍵詞]移動(dòng)辦公系統(tǒng) 物業(yè)管理 實(shí)際應(yīng)用

物業(yè)管理的效率關(guān)系到企業(yè)整體的運(yùn)行效率和企業(yè)形象，理應(yīng)受到企業(yè)的重視。物業(yè)管理需要調(diào)用大量人力、物力，利用信息化的管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)的各種資源進(jìn)行協(xié)調(diào)，將有利于降低企業(yè)運(yùn)行成本，提高企業(yè)運(yùn)行的靈活度。在物業(yè)管理企業(yè)運(yùn)行的過(guò)程中使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)，還有利于業(yè)主獲得更加人性化的服務(wù)，享受更高質(zhì)量的生活。

一、移動(dòng)辦公系統(tǒng)的內(nèi)涵與優(yōu)勢(shì)

移動(dòng)辦公系統(tǒng)與IT行業(yè)、通信行業(yè)密切相關(guān)，可以說(shuō)，移動(dòng)辦公系統(tǒng)是在這兩大行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，移動(dòng)辦公系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是可以完全脫離時(shí)間、空間的限制，最大程度提升辦公的靈活性。此外，移動(dòng)辦公系統(tǒng)相比傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)，可以更好地應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件，這大大提升了企業(yè)應(yīng)對(duì)危機(jī)事件的效率。此外，移動(dòng)辦公系統(tǒng)可以很好的與其它系統(tǒng)嫁接，企業(yè)在利用該系統(tǒng)時(shí)，還可以靈活利用其它系統(tǒng)提供的信息，這有利于企業(yè)做出正確的決策。

二、在現(xiàn)代物業(yè)管理企業(yè)中使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)的意義

在社會(huì)快速發(fā)展的當(dāng)下，物業(yè)管理企業(yè)的辦公效率問(wèn)題逐漸受到人們的重視。要提升物業(yè)管理企業(yè)的辦公效率必須將信息化系統(tǒng)融入企業(yè)的運(yùn)行過(guò)程中，移動(dòng)辦公系統(tǒng)便在這樣的要求下應(yīng)運(yùn)而生了。將移動(dòng)辦公系統(tǒng)應(yīng)用于現(xiàn)代物業(yè)管理企業(yè)中既是時(shí)代的要求，也是居民需求的體現(xiàn)，在移動(dòng)辦公系統(tǒng)的輔助下，物業(yè)管理企業(yè)的運(yùn)行變得更加有序和高效，服務(wù)變得越來(lái)越人性化、智能化，一切都朝著更科學(xué)化、更高級(jí)化的方向發(fā)展。

三、移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理企業(yè)中的應(yīng)用

（一）在公眾信息管理中的具體應(yīng)用

移動(dòng)辦公系統(tǒng)在公眾信息管理過(guò)程中起著重要作用。在收文階段，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置一定的管理權(quán)限，對(duì)參與收文的管理人員逐個(gè)編號(hào)，使整個(gè)操作流程更加高效、有序。且對(duì)不同管理人員進(jìn)行編號(hào)可以更好地監(jiān)督每個(gè)收文人員的工作，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)可以從移動(dòng)辦公系統(tǒng)的后臺(tái)查詢工作記錄，從而迅速找出負(fù)責(zé)相關(guān)環(huán)節(jié)的工作人員來(lái)解決問(wèn)題。在審批階段使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)可以減少審批環(huán)節(jié)人力、物力的消耗，降低企業(yè)的運(yùn)行成本。使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)進(jìn)行審批，可以避開以往紙質(zhì)辦公缺乏靈活性的缺點(diǎn)，客戶可以根據(jù)自身審批的需要，靈活設(shè)置不同的審批項(xiàng)目，并通過(guò)移動(dòng)辦公系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)最終數(shù)據(jù)，為企業(yè)的決策提供依據(jù)。此外，移動(dòng)辦公系統(tǒng)還可以幫助客戶跟蹤公文管理的流程，無(wú)論是查詢公文的發(fā)出時(shí)間、實(shí)時(shí)狀態(tài)還是處理人，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速完成，這極大提升了企業(yè)的辦公效率。

（二）在個(gè)人日常工作中的具體應(yīng)用

物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)的個(gè)人辦公也需要利用移動(dòng)辦公系統(tǒng)，個(gè)人辦公主要關(guān)系到移動(dòng)辦公系統(tǒng)內(nèi)的“待辦事項(xiàng)、電子郵件、名片管理”等項(xiàng)目，通過(guò)移動(dòng)辦公系統(tǒng)，個(gè)人可以及時(shí)錄入待辦事項(xiàng)，從而有序安排一天的工作。個(gè)人還可以通過(guò)移動(dòng)辦公系統(tǒng)隨時(shí)收發(fā)電子郵件，這有利于個(gè)人應(yīng)對(duì)各種緊急任務(wù)，也有利于企業(yè)內(nèi)的工作人員與顧客的聯(lián)系，在顧客面前形成良好的形象。移動(dòng)辦公系統(tǒng)中的名片管理功能具有較強(qiáng)的靈活性，企業(yè)員工可以根據(jù)自己的習(xí)慣和需求選擇要登記的顧客信息，通過(guò)不斷完善顧客信息，企業(yè)員工可以更快捷地掌握顧客的需求點(diǎn)，從而為顧客提供更好的服務(wù)。此外，通過(guò)利用移動(dòng)辦公系統(tǒng)中的“留言簿”功能，企業(yè)員工可以節(jié)約許多通訊費(fèi)用和實(shí)踐，這也在一定程度上提升了企業(yè)員工的辦公效率。

（三）在企業(yè)各部門辦公過(guò)程中的具體應(yīng)用

移動(dòng)辦公系統(tǒng)內(nèi)包含著一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)存有較為完整的客戶信息及相關(guān)的文件，企業(yè)各部門利用移動(dòng)辦公系統(tǒng)可以及時(shí)調(diào)用客戶的信息并接收客戶發(fā)來(lái)的文件，且在移動(dòng)辦公系統(tǒng)中，企業(yè)接收客戶文件的時(shí)間會(huì)有完整的記錄，這有利于企業(yè)排查經(jīng)營(yíng)過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)、了解員工及客戶的溝通情況。企業(yè)員工接收客戶的文件后可以直接利用移動(dòng)辦公系統(tǒng)內(nèi)的附帶軟件打開文件，文件打開后一般會(huì)直接進(jìn)入閱讀模式，在特殊情況下，企業(yè)員工還可以直接利用該系統(tǒng)對(duì)不同的文件進(jìn)行比對(duì)，相較傳統(tǒng)的文件審閱方式，移動(dòng)辦公系統(tǒng)顯得更加智能化、便捷化。

（四）在居民小區(qū)物業(yè)中的具體應(yīng)用

在居民小區(qū)物業(yè)中應(yīng)用移動(dòng)辦公系統(tǒng)可以提升居民生活的便利性。在移動(dòng)辦公系統(tǒng)中，每個(gè)居民都有獨(dú)立的賬號(hào)，通過(guò)登錄這一賬號(hào)，居民可以及時(shí)了解自己本月的消費(fèi)情況，如水電、天然氣等的使用情況。居民還可以通過(guò)這一系統(tǒng)及時(shí)了解小區(qū)物業(yè)的情況，各小區(qū)物業(yè)管理人員可以在特殊時(shí)期利用該系統(tǒng)發(fā)布通知，將信息及時(shí)傳達(dá)到居民一方。如緊急停水、停電等情況，僅靠人工通知不僅耗時(shí)耗力，還有可能出現(xiàn)遺漏，利用移動(dòng)辦公系統(tǒng)通知居民，便可以避開這些弊端。除此之外，居民還可以有效利用該系統(tǒng)與物業(yè)溝通，在物業(yè)的主頁(yè)面留言反映問(wèn)題。物業(yè)在接收到業(yè)主的投訴或建議后，可以在該平臺(tái)上直接與業(yè)主溝通協(xié)商，并將該問(wèn)題及解決方案公布在系統(tǒng)主頁(yè)，方便其它有同樣問(wèn)題的業(yè)主查詢。

四、使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)注意的重要問(wèn)題

許多移動(dòng)辦公程序需要通過(guò)開放的公共網(wǎng)絡(luò)完成，然而，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是社會(huì)各界關(guān)注的重要問(wèn)題，許多網(wǎng)絡(luò)安全難題尚未被解決，企業(yè)在使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)時(shí)應(yīng)當(dāng)特別關(guān)注企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)增加在網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)領(lǐng)域的投入，防止黑客入侵、信息丟失等問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。此外，移動(dòng)辦公系統(tǒng)必須借助電子設(shè)備才能完成，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各種電子設(shè)備進(jìn)行檢修，防止基礎(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

結(jié)語(yǔ)：移動(dòng)辦公系統(tǒng)對(duì)許多物業(yè)管理企業(yè)來(lái)說(shuō)還是一個(gè)全新的事物，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，企業(yè)使用的移動(dòng)辦公系統(tǒng)未必能夠很快地與企業(yè)的實(shí)際需要相結(jié)合，這便需要企業(yè)在使用過(guò)程中不斷調(diào)整該系統(tǒng)的各項(xiàng)性能，使之更好地迎合企業(yè)的需求。