王志蓮

摘要：隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

關鍵詞：檔案；文書；探討

當計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)深入到各行各業(yè)時，文書檔案管理工作也深受其影響，這必然會促進新時期的文書檔案管理工作“與時俱進”，在規(guī)范文書檔案管理的同時，要求該項工作要不斷進行創(chuàng)新，以此來適應新時代對其的需要，為單位的發(fā)展作出應用的貢獻。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有所區(qū)別。文書工作包括文件的收集、登記、整理以及歸檔等工作。而檔案工作是在文書的基礎上對所收集的資料進行保管、統(tǒng)計、檢索和提供利用等工作。文書檔案管理工作集兩者的任務和特點于一體。所以說它是一種較嚴謹?shù)姆阵w系工作。文書檔案管理工作中主要存在著以下幾個問題：

（一）文書管理人員的積極性不高、專業(yè)性不強。

文書檔案管理工作比較枯燥，也不能給工作人員帶來較好的經(jīng)濟效益，所以管理人員的工作積極性不高。大學畢業(yè)的學生不愿？氖麓訟罟ぷ鰨？所以只能安排一些素質(zhì)較低的人員負責此工作，所以出現(xiàn)專業(yè)性不強的現(xiàn)象。

（二）文書整理工作與檔案管理工作不能有效地銜接。

文書工作重大收集、整理、歸檔。檔案管理工作重在檢索、統(tǒng)計和提供利用?？墒窃诰唧w的操作過程中，這兩大體系各自為政，無法有效地銜接，導致工作承接過程中不能使兩者有機地統(tǒng)一，緊密地結(jié)合起來。

（三）檔案信息化的工作在執(zhí)行過程中并不順利。

在信息化時代，文書檔案管理工作離不開信息技術(shù)，可是檔案信息化的工作在執(zhí)行過程中并不順利，檔案管理工作人員的多種不利因素阻礙了信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的進程，導致文書檔案管理工作無法取得明顯的改善。

二、新時期創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略

為了使新時期創(chuàng)新文書檔案管理工作能夠有效地適應時代發(fā)展的需要，提高文書檔案管理工作的效率，筆者認為應該從以下幾個方面進行創(chuàng)新：

（一）加強文書檔案管理人員思想上的創(chuàng)新。

穿新鞋走老路，只能防礙工作的進展。所以在文書檔案管理工作上，務必要對管理人員進行“洗腦”，促使他們改變思想，拋棄傳統(tǒng)管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再單純從政治角度上去管理和處理文書檔案，而應從信息資料應用的角度去管理文書檔案，增強其實用性，使之與各行各業(yè)緊密聯(lián)系起來。

（二）更新文書檔案管理所用的系統(tǒng)。

在計算機技術(shù)以及信息化技術(shù)的支持下，新時期創(chuàng)新文書檔案管理的工作已完全脫離了傳統(tǒng)的手工操作系統(tǒng)，已全部借助于計算機操作系統(tǒng)。但是，因為相關部門對檔案管理工作的不重視，對文書檔案管理工作的操作系統(tǒng)更新不到位，無法跟上信息化時期對其的要求。例如，在文獻資料的檢索中，由于操作系統(tǒng)的版本太低，無法存儲大量的資料，所以查詢資料者只能檢索到目錄，而無法對全文進行檢索。單位要想長遠地發(fā)展下去，立于不敗之地，就需要完善檔案管理系統(tǒng)的信息化，采取相應的措施，對單位檔案管理的模式進行調(diào)整。在管理上加強力度，根據(jù)單位的實際情況制定相應的一些管理條例，改變原有的檔案管理工作的模式。

（三）規(guī)范文書檔案的信息化管理。

更新了文書檔案管理工作的操作系統(tǒng)之后，還應該規(guī)范文書檔案的信息化管理工作。在文書收集整理的過程中，要使之自動化和文字的規(guī)范化。例如在輸入文書的相關信息時，要采用統(tǒng)一的文字標準，使用規(guī)范化的文字和管理用語。另外還要加強對文書檔案的監(jiān)控，使之具有安全性，確保文書檔案的安全性，從而對文案工作的創(chuàng)新起著非常重要的推動作用。

（四）創(chuàng)新工作機制。

文書檔案管理工作一定要與社會環(huán)境相適應，在操作過程中注重現(xiàn)實利益，所以要創(chuàng)新工作機制，不能再像以前那相處于封閉的狀態(tài)，而應該做好文書檔案工作的宣傳，以引起上級部門領導對此的重視，使各部門能夠有效地參與到文書檔案管理工作中來。在充分利用這些資源時，可以促進文書檔案管理工作的協(xié)調(diào)性，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

（一）進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。

（二）加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。

（三）明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業(yè)知識。

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已不能適應新時期對其發(fā)展的需要，其管理模式必然會受到?jīng)_擊，所以必須要與時俱進，在管理理念以及管理機制上加以改進，制定出一套符合我國國情的完善的文案管理方案。讓文案管理工作也能跟上時代發(fā)展的步伐，為我國檔案管理工作作出貢獻。