張娜

摘要：在很多單位當(dāng)中，文書(shū)檔案管理工作屬于非常重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是各項(xiàng)工作目標(biāo)制定的必要前提，同時(shí)結(jié)合相關(guān)材料也可以看到單位的具體運(yùn)行情況，針對(duì)其進(jìn)行深入分析有助于發(fā)現(xiàn)單位運(yùn)行中存在的問(wèn)題，所以不難看出其作用和意義。本文針對(duì)這方面的問(wèn)題進(jìn)行了探討，首先分析了現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，之后提出了一些具有針對(duì)性的對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理；問(wèn)題與對(duì)策

文書(shū)檔案也被稱(chēng)為管理型檔案，是指包括機(jī)關(guān)和團(tuán)體和其他企事業(yè)單位的日常管理活動(dòng)中所形成的一系列具備較高保存價(jià)值的文件，這也是檔案管理工作的重要組成部分。其是一個(gè)單位檔案管理當(dāng)中較為基礎(chǔ)的工作，對(duì)于提高其服務(wù)建設(shè)水平、規(guī)范管理實(shí)務(wù)方面起到的作用是非常明顯的。但是現(xiàn)在隨著社會(huì)發(fā)展水平的提高，舊有的檔案管理體系已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)于現(xiàn)階段的實(shí)際管理及需求，同時(shí)文書(shū)檔案管理工作也已經(jīng)開(kāi)始脫離于時(shí)代，這就需要我們革新理念，不斷提高其發(fā)展水平。本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

一、文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

在檔案當(dāng)中，文書(shū)檔案處于主體地位，單位的發(fā)展以及相關(guān)工作的進(jìn)行都要以此為基礎(chǔ)。我國(guó)企事業(yè)單位如果想要進(jìn)一步提高自身的管理效率，就要保證文書(shū)檔案工作能夠順利開(kāi)展?，F(xiàn)在雖然已經(jīng)有很多單位和企業(yè)都對(duì)文書(shū)檔案管理工作給予了足夠的重視，但由于缺乏相關(guān)理論指導(dǎo)和技術(shù)支持，很多問(wèn)題還沒(méi)有解決，文書(shū)檔案管理工作的力度存在明顯缺陷。

（一）重視程度的問(wèn)題。

現(xiàn)在很多單位其實(shí)都沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理工作有一個(gè)系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，不少單位認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作的要點(diǎn)就是針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理，并且沒(méi)有有效進(jìn)行分類(lèi)，歸納提取工作中也存在明顯的不足。在整個(gè)單位的管理體系中，文書(shū)檔案管理的地位較低，邊緣化問(wèn)題嚴(yán)重，很多設(shè)備也無(wú)法及時(shí)進(jìn)行更新。其次在專(zhuān)業(yè)技能水平上，由于很多從事文書(shū)檔案管理的人員并沒(méi)有經(jīng)歷完善的崗前培訓(xùn)，很多工作人員并不具備足夠的專(zhuān)業(yè)技能水平，給文書(shū)檔案的應(yīng)用造成了嚴(yán)重阻礙。

（二）文殊檔案形式單一。

完善的文書(shū)檔案內(nèi)，應(yīng)當(dāng)囊括的內(nèi)容有文字、圖標(biāo)等等，同時(shí)也會(huì)有影音文件等多種形式。但是現(xiàn)在隨著時(shí)代的發(fā)展，文書(shū)檔案的形式也并沒(méi)有得到相應(yīng)的拓寬，文殊檔案的載體還仍然非常單一，很多人都將其繼續(xù)存放在舊形式的載體當(dāng)中，管理成本高昂。所以應(yīng)當(dāng)針對(duì)文書(shū)檔案管理工作專(zhuān)門(mén)委派工作人員，不斷完善嚴(yán)密的監(jiān)管體制。但是不可否認(rèn)現(xiàn)在我國(guó)的專(zhuān)業(yè)人才數(shù)量還存在明顯不足。

（三）檔案收集中的問(wèn)題。

文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)就在于檔案收集和檔案保護(hù)，所以需要文書(shū)檔案進(jìn)行全面收集和妥善保存，這樣才能讓其給單位的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。一個(gè)單位進(jìn)行日常管理時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很多文書(shū)檔案，比較常見(jiàn)的有會(huì)議記錄和公告通知等等，這些都需要進(jìn)行收藏保管。但是在相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中，很多單位和檔案并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案的作用。檔案收集時(shí)只注重一些領(lǐng)導(dǎo)批示的，強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)文件，而對(duì)于一些日常性的一般文件卻不夠重視，文件丟失、遺漏的情況比較嚴(yán)重。由此也造成了文書(shū)檔案資料收集不全面的問(wèn)題，使單位的日常工作也受到一定的影響。

二、提高文書(shū)檔案管理水平的措施

（一）規(guī)范工作的程序和方法。

首先，對(duì)案卷實(shí)行全面普查方式。全面查看文件，對(duì)于一些沒(méi)有什么作用的資料要及時(shí)清理，才能盡可能地保證以后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理方式時(shí)，能夠降低信息重復(fù)率，提高工作效率。其次，對(duì)一些復(fù)雜的案卷要重新整理、歸集，讓它們看起來(lái)顯得更加規(guī)范、整齊。對(duì)案卷的內(nèi)容梳理一遍，這個(gè)環(huán)節(jié)主要是針對(duì)組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷，對(duì)它們進(jìn)行細(xì)分、分類(lèi)即可。要盡量將內(nèi)容相關(guān)的文件放置在一個(gè)檔案中。除此之外，還要找出漏填頁(yè)碼、標(biāo)題未填寫(xiě)清楚等案卷，將它們進(jìn)行重新填寫(xiě)，進(jìn)而增強(qiáng)文件資料的規(guī)范性。最后，使標(biāo)題變得更加規(guī)范，提高檢索的正確性。一般情況下，工作人員都是通過(guò)檔案的分類(lèi)號(hào)來(lái)檢索需要的文件，只有標(biāo)題編寫(xiě)得更加精確才能提高搜索的正確性。因此，在進(jìn)行檔案編錄工作時(shí)，必須加強(qiáng)題名編錄的規(guī)范性，制定一個(gè)統(tǒng)一適用的標(biāo)準(zhǔn)，作為案卷的題名準(zhǔn)則。

（二）做好文書(shū)管理和檔案管理的對(duì)接。

文書(shū)管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應(yīng)當(dāng)以文書(shū)為切入點(diǎn)，在工作細(xì)節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識(shí)滲透進(jìn)文書(shū)檔案人員的意識(shí)之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書(shū)編寫(xiě)的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號(hào)等方面做到一致，在收發(fā)文工作時(shí)，及時(shí)做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應(yīng)的檔案里標(biāo)注清楚，放置在專(zhuān)門(mén)的位置以備查閱，通過(guò)這些方式方法，使單位的文書(shū)檔案管理工作水平提到更高的檔次上來(lái)。

建立和完善文書(shū)檔案管理工作考核評(píng)估體系，保障各單位在建章立制、依法治檔、檔案軟硬件設(shè)施方面實(shí)現(xiàn)齊抓共管，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化方向發(fā)展。

（三）提升檔案管理的信息化水平。

緊跟社會(huì)發(fā)展形勢(shì)和檔案管理信息化趨勢(shì)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書(shū)檔案管理各環(huán)節(jié)的應(yīng)用。提高檔案管理的信息化水平，首先要重視檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，使檔案信息格式規(guī)范、統(tǒng)一，促進(jìn)信息數(shù)據(jù)的交流與共享；同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的應(yīng)用，不斷提高檔案管理的自動(dòng)化和信息化水平，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在知識(shí)信息變化速度很快，文書(shū)檔案管理在日常工作中越來(lái)越重要，所以需要我們不斷完善相關(guān)工作流程、建立可靠的管理機(jī)制。經(jīng)過(guò)前文的分析，我們應(yīng)深入探討現(xiàn)階段管理工作所面臨的困境，針對(duì)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，提高綜合治理水平，采取有效措施提高工作人員的積極性和主動(dòng)性，這樣才能不斷提高管理效率。本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了分析，希望可以不斷提高文書(shū)檔案管理水平，給單位的發(fā)展和建設(shè)帶來(lái)更大的便利。

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