王麗

【摘 要】采購是企業(yè)的主要職能，其是企業(yè)運(yùn)營過程中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，在管理期間起到的作用較大，自身效率和質(zhì)量對后期生產(chǎn)活動的正常開展有著直接的聯(lián)系，一般體現(xiàn)在管理、全局性以及操作等環(huán)節(jié)中。當(dāng)前，市場競爭日益激烈，企業(yè)加大了對成本的控制力度，為經(jīng)營生產(chǎn)提升采購效率和質(zhì)量，減少成本過度輸出，避免采購風(fēng)險的發(fā)生，從一定程度上最大限度滿足公司的整體需求。本文主要論述了采購方案在采購活動中的重要性。

【關(guān)鍵詞】采購方案；采購活動；重要性；改進(jìn)措施

采購從標(biāo)的物的屬性上不僅僅是狹義的設(shè)備采購，還有施工、服務(wù)等類型的采購，從支付對價的方式進(jìn)行劃分甚至包含購買、租賃以及雇傭。采購涉及了企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等方方面面，良好的采購工作能夠盡可能的為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)做好支撐。怎樣在節(jié)省成本、保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上購買，制定好合理的采購方案是做好采購工作重要的基礎(chǔ)，減少企業(yè)經(jīng)營中發(fā)生的各類采購的盲目性，減少企業(yè)成本，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭水平和抵抗市場風(fēng)險的能力，從而使采購活動發(fā)揮出企業(yè)運(yùn)營管理中重要的能動性。本文僅從采購方案在采購活動的影響和重要性進(jìn)行說明。

一、采購方案的定義

采購方案是采購活動的實施過程中很重要的一項內(nèi)容，是采購人明確采購要求并了解市場實際情況之后，對采購活動的實施做出的詳細(xì)安排。包括了確定采購目標(biāo)、采購機(jī)構(gòu)、編制出詳細(xì)的采購文件等。

二、采購方案對采購活動的影響與重要性有以下幾個方面

1.采購方案制定工作可反向引導(dǎo)制定合理的采購需求計劃

在企業(yè)中運(yùn)行中，庫存管理開支是經(jīng)營費用開支的重要組成部分，保持好采購計劃和企業(yè)生產(chǎn)活動之間的平衡性：積壓過多會導(dǎo)致采購成本、貶值成本以及倉儲管理的浪費，占據(jù)企業(yè)大量的資金，需要加快周轉(zhuǎn)率，減少庫存；庫存不足會降低企業(yè)生產(chǎn)活動的連續(xù)性，影響采購活動的正常實施。這就需要加大庫存管理力度，從企業(yè)加強(qiáng)對需求的管控開始，合理制定采購需求計劃是良好有序經(jīng)營和采購的開始。根據(jù)企業(yè)實際需求去采購，盡可能減少不必要的成本問題，快速消化庫存，除了供不應(yīng)求的銷售需要，任何理由都不能夠成為采購產(chǎn)品和壓貨的理由。因此，在制定采購方案時，采購人員可反向引導(dǎo)經(jīng)營者提交需求時從企業(yè)庫存入手，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)活動實際需求確定采購，從而將企業(yè)庫存保持在合理范圍中。

2.采購方案中，確定好合適的采購方式和采購實施機(jī)構(gòu)是需求得以有效支撐的保障

（1）對于必須進(jìn)行公開招標(biāo)的項目不進(jìn)行公開招標(biāo)，采用邀請招標(biāo)方式，甚至規(guī)避招標(biāo)是項目采購方式審查要點。審查不到位或疏于管控審查項目需求是否有被肢解，化整為零規(guī)避公開招標(biāo)的行為，不僅會加大企業(yè)法律風(fēng)險，還不利于公平競爭和降低需求造價。

而反之，對非依法必招的項目采購為了一味追求規(guī)避風(fēng)險而采用或過多采用招標(biāo)方式，忽略采購時間的合理性，不僅使得企業(yè)增加采購成本，而且因招標(biāo)方式的實施時間過長，會導(dǎo)致采購需求遲遲得不到有效落實到位，反而使得企業(yè)經(jīng)營效率降低。

（2）確定合適的采購具體實施機(jī)構(gòu)。其中招標(biāo)方式是對專業(yè)性、操作性要求很高的一種方式，國家專門對此進(jìn)行了立法來進(jìn)行約束和規(guī)范。很多企業(yè)自身的組織實施能力難以達(dá)到法律法規(guī)的要求，建議招標(biāo)方式的采購盡可能委托專業(yè)采購代理機(jī)構(gòu)來實施。

3.采購方案編制中，完整合理的采購文件是保障采購實施工作的關(guān)鍵

（1）采購文件的模板化：招標(biāo)文件相關(guān)內(nèi)容必須符合相關(guān)法律法規(guī)等文件規(guī)定要求。發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件的錯漏，需要及時糾正或澄清。我國招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律規(guī)定：依法必須招標(biāo)項目的招標(biāo)文件違反法律規(guī)定，對中標(biāo)結(jié)果造成實質(zhì)性影響，且不能采取補(bǔ)救措施予以糾正的，招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)無效，應(yīng)當(dāng)依法重新招標(biāo)或者評標(biāo)。因此，從法律角度可以看出招標(biāo)文件如果存在錯漏之處，將直接影響招標(biāo)活動的順利進(jìn)行，甚至導(dǎo)致招標(biāo)失敗，而且對后期工程結(jié)算也會帶來一定的麻煩和風(fēng)險。所以及時糾正招標(biāo)文件的錯漏尤為重要。采用非模板化的采購文件，往往會因為采購人員水平不夠，難以描述準(zhǔn)確采購的要求，或工作疏忽導(dǎo)致未向供應(yīng)商充分說明應(yīng)答文件的編制要求，一會導(dǎo)致賣方不明白，增加答疑，修改采購文件，無法按即定采購時間應(yīng)答；二會導(dǎo)致買方制作的應(yīng)答文件粗糙，質(zhì)量不高，應(yīng)答不全，使得評審難以選出合適的賣方，增加流標(biāo)等可能影響采購效率的情況。建議將采購文件模板化，這樣使得采購內(nèi)容完整準(zhǔn)確，就可盡可能的減少工作失誤，順利保障采購實施按預(yù)訂時間進(jìn)度進(jìn)行，減少不必要的延時甚至采購中斷。采購方案、采購文件也應(yīng)當(dāng)經(jīng)過公司相關(guān)部門甚至聘評外部專家進(jìn)行評審，在采購規(guī)定時間內(nèi)采用答疑或補(bǔ)充說明等手段來確保采購文件的準(zhǔn)確性。

（2）編制清晰明確的技術(shù)規(guī)范書：向賣方說明了買方要購買的標(biāo)的屬性、技術(shù)參數(shù)、到貨時時間要求、驗收、售后要求等。清晰的描述，可以使供應(yīng)商一目了然的知曉需求。技術(shù)規(guī)范模糊不清，或未完全表達(dá)采購意愿，會使得賣方難以理解或錯誤理解，會加大賣方應(yīng)答文件編制的難度，甚至導(dǎo)致采購回來的標(biāo)的難以滿足我們的需求。技術(shù)規(guī)范應(yīng)根據(jù)實際需求量體裁衣，編制合理的技術(shù)參數(shù)要求，技術(shù)條件要求過高，也會導(dǎo)致采購成本過高。因此，提升需求部門技術(shù)規(guī)范書擬定水平，完整規(guī)范編制技術(shù)規(guī)范書是保障和提升采購質(zhì)量第一要素。

4.采購方案中，確定選擇合理的專業(yè)評委組成評審小組是后期采購實施中有效評審的保證

采購評審過程中，評委的水平高低，專業(yè)適用與否，直接決定了評審結(jié)果的質(zhì)量好壞。任何一個評委，不可能對所有專業(yè)及項目需求均有足夠?qū)I(yè)的知識水平底蘊(yùn)和談判技巧。采購方案中，預(yù)先確定好與需求、采購評審相適配的談判人員的適用專業(yè)及來源，可以有效保障后期評審質(zhì)量。目前，除開政府采購及企業(yè)招標(biāo)以外的采購方式大多未采用評標(biāo)專家?guī)斓膶＜襾磉M(jìn)行評審。這就要求企業(yè)為保障優(yōu)質(zhì)的完成采購目標(biāo)，合理的制定公司采購談判管理辦法，組成相對專業(yè)的評審專家?guī)祜@得至關(guān)重要。

5.采購方案中，選擇確定采購傳播的媒體渠道

媒體的傳播及被閱知的范圍越廣泛，才可吸引足夠多、優(yōu)質(zhì)的潛在供應(yīng)商參與競爭，從而使得競爭更充分，使企業(yè)采購更具經(jīng)濟(jì)性。

6.采購方案可在企業(yè)采購管理期間發(fā)揮出監(jiān)督職能

當(dāng)前，大部分企業(yè)對于采購計劃管理重視力度不足，它們簡單的認(rèn)為依靠人為的制定采購計劃沒有什么實質(zhì)性作用，在購買的時候只需要遵循價格成本低的原則便可以了，受這種想法的影響，很多企業(yè)在購買的時候沒有制定完善的采購計劃，使得跟多企業(yè)發(fā)生盲目購買的現(xiàn)象。在采購實施過程中，對比制定的采購方案，有效的對采購行為加以管理和監(jiān)督，以此確保采購計劃管理活動的合理性，以此實現(xiàn)對采購活動的全面實施和管理。

三、企業(yè)采購的改進(jìn)措施

1.增加管理意識

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要以身作則，轉(zhuǎn)換自身落后的想法，主動學(xué)習(xí)法律法規(guī)，全面了解和認(rèn)識到采購方案的計劃管理重要性，加強(qiáng)對采購方案的重視力度。其次，采購人員要詳細(xì)的調(diào)查市場情況，將滿足市場需求當(dāng)做購買的主要依據(jù)，然后根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)活動和需要生產(chǎn)產(chǎn)品的數(shù)量來確定類型。最后，在決定需要購買之后，企業(yè)采購人員需要制定詳細(xì)的采購方案，并且建立健全的業(yè)務(wù)鏈管理系統(tǒng)，以此全面監(jiān)督和管理整個采購過程。此外，在制定采購方案的時候，要在滿足市場需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行，然后使用科學(xué)的方法加以計算，確保其合理性。

2.提高業(yè)務(wù)水平

采購人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定了采購方案的基礎(chǔ)。當(dāng)前，在大部分企業(yè)中，都面臨采購人員整體業(yè)務(wù)水平低下、專業(yè)能力不高能問題，這些現(xiàn)狀的出現(xiàn)無法滿足新形勢下新采購實際需求，大部分采購人員沒有全面了解市場情況，設(shè)計出來的采購方案不完善，使得流標(biāo)現(xiàn)象嚴(yán)重，嚴(yán)重拉低了采購工作的工作效率。企業(yè)需要根據(jù)自身實際情況，可建立專門的采購機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)工作，提升工作效率。

3.與企業(yè)廉潔風(fēng)險管控要求相結(jié)合，加強(qiáng)采購的評估評價工作

加強(qiáng)對采購人員、評標(biāo)專家、供應(yīng)商管理，制訂、落實廉潔風(fēng)險防控措施，增強(qiáng)廉潔操作意識。采購工作需要及時總結(jié)，評估評價，重點加強(qiáng)項目審批、采購方式、采購方案會審等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險防范，對采購方案的合法性、流程完整性、采購過程的合規(guī)性等廉潔風(fēng)險進(jìn)行管控，把廉潔風(fēng)險防控進(jìn)流程，到崗位，進(jìn)一步規(guī)范權(quán)力運(yùn)作。

四、結(jié)語

制定科學(xué)的采購方案，內(nèi)部生產(chǎn)管理中，合理的進(jìn)行采購都可以確保采購活動的正常實施，增強(qiáng)企業(yè)競爭水平，確保企業(yè)在市場競爭中能穩(wěn)定運(yùn)行。從以上論述可以看出，采購方案管理作為企業(yè)計劃管理中重要的一部分，加強(qiáng)對采購方案的管理力度是很有必要的。完善的采購方案不僅可以提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，同時還能夠使企業(yè)呈現(xiàn)良好的發(fā)展方向，確保企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營。

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