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        事業(yè)單位檔案數(shù)字化進程中的質(zhì)量控制分析

        2018-07-29 12:24:44駱燕貞
        商情 2018年31期
        關(guān)鍵詞:質(zhì)量控制事業(yè)單位

        駱燕貞

        【摘要】檔案管理工作是事業(yè)單位工作中的重要組成部分,工作范圍廣,工作操作內(nèi)容復(fù)雜。其工作項目受多方面的條件制約。為了保證檔案管理工作的有效性,需要將檔案管理資源進行整合,建立信息數(shù)據(jù)平臺,完成數(shù)字共享以及檔案的公開管理。

        【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案數(shù)字化 質(zhì)量控制

        檔案管理工作是對事業(yè)單位的工作信息進行記錄,用作今后的查詢和驗證,可以作為法律依據(jù),也有很大的應(yīng)用價值。近年來,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸發(fā)展,檔案管理工作也不拘泥于原始的管理形式,管理方式方法得到創(chuàng)新,也很好的滿足了事業(yè)單位的管理要求。檔案管理工作需要與時俱進,工作人員在工作中也要了解工作事項、管理要求。建立質(zhì)量控制路徑,保證對檔案信息管理的有效匯總。

        一、事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化進程的重要意義

        (一)符合時代的發(fā)展

        信息資源是事業(yè)單位的重要資源,在事業(yè)單位管理工作中發(fā)揮著不可取代的作用,維持了事業(yè)單位的運營和發(fā)展。將事業(yè)單位的發(fā)展歷史以及發(fā)展管理內(nèi)容進行分析,收集數(shù)據(jù)資料,見證了檔案管理工作變革更新的歷程。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的到來給檔案管理工作提供了新的管理依據(jù),它使人們更為便利的獲取信息,查詢信息的同時完成數(shù)據(jù)傳遞。檔案管理平臺發(fā)生改變以后,紙質(zhì)檔案的弊端得到彌補。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作,工作進行時,需要分析檔案管理的優(yōu)缺點。了解檔案信息的記錄方式,檔案管理人員的信息登記方式。保證相關(guān)人員對信息的歸納查詢順暢度。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏科學(xué)的分工模式,增加了工作的復(fù)雜度和檔案的管理難度,嚴重影響到管理工作效率,也不利于信息數(shù)據(jù)的儲存。數(shù)字化進程的到來將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)。這就使得檔案信息的搜索和查詢變得更加快速和便捷,檔案信息資源得到配置和優(yōu)化,通過建立檔案信息庫的方式也能將檔案信息進行歸納匯總記錄保留,使得檔案管理工作更加高效的完成。將復(fù)雜的問題簡單化,將整體的問題進行拆分,簡化工作流程。

        (二)提升工作效率

        事業(yè)單位快速發(fā)展,工作效率的提升也是事業(yè)單位發(fā)展期間的必然要求。過去搜索信息數(shù)據(jù)時,需要頻繁的查閱紙質(zhì)資料,收集檔案信息數(shù)據(jù)。工作人員需要耗費大量的精力去完成對信息的整合和數(shù)據(jù)的收集,這使得管理人員的工作強度有所增長,也要求檔案管理人員具備更為專業(yè)的工作素質(zhì)。但管理工作任務(wù)繁重,如果不能高效的完成工作任務(wù),則會影響檔案管理工作的開展進度。工作人員在高壓的檔案管理狀態(tài)下,也會表現(xiàn)出力不從心的狀況,嚴重影響辦案管理工作的進行??萍荚诎l(fā)展,時代在進步,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作人員提供了極大的幫助,減緩了工作人員的勞動強度,也更加便于將信息數(shù)據(jù)資料進行匯總和查詢。這種檔案管理方式省時省力,針對性強,操作便利性高。這也使得管理工作進行期間,工作人員的工作壓力得到減輕,讓檔案管理工作有條不紊的進行下去,更高質(zhì)量的完成檔案的管理和維護。

        二、事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進程管理要求

        (一)安全穩(wěn)定可靠

        科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用使得數(shù)字化的檔案管理工作更加高效的完成,彌補了紙質(zhì)檔案管理工作中存在的漏洞,加快工作效率,降低工作人員的工作任務(wù)量。進行檔案管理工作期間,需要了解檔案管理內(nèi)容,分析管理載體的組成和網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)的組成方式,避免造成不可挽回的損失。保證網(wǎng)絡(luò)信息通暢至關(guān)重要,現(xiàn)在需要對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護,完成重要數(shù)據(jù)的拷貝和儲存,防止數(shù)據(jù)丟失。

        (二)檔案信息的保密性

        為了讓檔案管理工作更好的進行下去,需要做好對檔案信息的保密。分析信息管理要求,管理模式,構(gòu)建安全管理系統(tǒng),避免非法人員對檔案進行竊取操作。計算機是一個重要的支撐系統(tǒng),它由軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)共同組成。如果系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞,但管理信息就會遭到不法人員的竊取,造成嚴重的信息泄露現(xiàn)象,給事業(yè)單位帶來損失,給事業(yè)單位帶來損失。為了讓檔案管理工作更高質(zhì)量的完成,就需要做好檔案的預(yù)防管理工作,完成對檔案信息的收集和匯總。

        三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化進程中的質(zhì)量控制

        (一)系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理路徑

        建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理路徑,將檔案管理信息資源進行整合,做好對檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護,完成檔案的變更。另外還需要分析檔案管理內(nèi)容,操作技術(shù)的應(yīng)用方式。工作人員吸取經(jīng)驗,總結(jié)規(guī)律。分析檔案管理標準,了解到的信息數(shù)據(jù)變更要求,完成對事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)的調(diào)整。

        (二)提升信息數(shù)據(jù)的安全性

        檔案管理工作量龐大,管理要求嚴格,涉及多個管理流程、多項資料以及眾多的工作管理人員、管理人員出現(xiàn)工作疏漏,將會直接影響檔案管理工作質(zhì)量。導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)不可彌補的損失。為了讓檔案管理工作更高質(zhì)量的完成,事業(yè)單位的檔案管理人員需要把握當管理細節(jié),了解檔案管理工作范疇,加大對信息數(shù)據(jù)的安全監(jiān)管力度,提升信息數(shù)據(jù)的使用安全性。

        (三)提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

        為了讓檔案管理工作更好的進行,需要提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。事業(yè)單位加強對管理人員的綜合素質(zhì)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。提升檔案管理人員的思想覺悟、信息技術(shù)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力。進行管理工作期間,需要分析各項服務(wù)工作內(nèi)容、工作要求,了解工作業(yè)務(wù)范疇。對檔案工作管理員的培訓(xùn),使其了解信息結(jié)構(gòu),幫助工作管理人員拓寬知識領(lǐng)域。

        四、結(jié)束語

        社會在發(fā)展,時代在進步。事業(yè)單位的管理工作中也應(yīng)用了數(shù)字化的技術(shù),這使得管理工作變得更加安全可靠,有理有據(jù)的進行下去。進行檔案管理工作的目的不僅僅局限于檔案管理工作的合法性,還需要保證檔案管理切實有效,真實可靠的完成,通過有效的質(zhì)量控制方式,提升事業(yè)單位的檔案質(zhì)量管理水平。

        參考文獻:

        [1]郭曉春.檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制[J].中國西部科技,2013,(12).

        [2]楊國典.淺談企業(yè)檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制[J].新商務(wù)周刊,2017,(18).

        [3]闞晶.新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].商品與質(zhì)量,2015,(50).

        [4]王梅.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與對策研究[J].卷宗,2015,(11).

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