朱昀蕾 劉朋朋

摘 要：核電現(xiàn)場文檔是現(xiàn)場建設(shè)期間形成的真實記錄，它產(chǎn)生于核電廠建設(shè)、管理中的各個環(huán)節(jié)，具有重要的保存價值。在庫房管理過程中，要堅持執(zhí)行庫房三治九防管理要求；規(guī)范檔案庫房管理制度，制定符合標(biāo)準(zhǔn)的溫濕度調(diào)控制度，并做好溫濕度測量記錄；認(rèn)真執(zhí)行庫房清潔衛(wèi)生制度；定期進行庫房巡查、檔案檢查等工作，確保文檔的長久保存。

關(guān)鍵詞：核電；現(xiàn)場；文檔；庫房；保護

1 概述

海南核電項目是一項長期而復(fù)雜的工程，在建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量的文檔。這些文檔是工程建設(shè)的真實記錄，有著憑證和參考作用，具有重要價值。其中包括了各種紙質(zhì)文件、相片、光盤、膠片等等。文檔作為核電工程建設(shè)的有機組成部分，有著非常嚴(yán)格的管理要求。面對著核電工程現(xiàn)場大量文件的生成、流轉(zhuǎn)、使用、存檔、入庫的各個環(huán)節(jié)中，我們又是如何進行保護的呢？

2 現(xiàn)場文檔的生成和前端保護

2.1 現(xiàn)場文檔的生成

核電現(xiàn)場文檔是現(xiàn)場建設(shè)期間過程中形成的最真實的記錄，它產(chǎn)生于核電廠建設(shè)、管理中的各個環(huán)節(jié)，具有重要的保存價值。

2.2 現(xiàn)場文檔前端保護

現(xiàn)場檔案生成的第一手文件基本上為原件，是文檔的源頭?，F(xiàn)場檔案常見的基本上為紙質(zhì)文件檔案，只有小部分光盤檔案和底片檔案。

紙質(zhì)檔案的制成材料主要是紙張和字跡，紙張和字跡會因原材料及環(huán)境等影響發(fā)生變化。因此，保護好源頭文件的主要方法是選擇具有耐久性的文件用品。紙張一般選用穩(wěn)定性最好的纖維素制成的耐久紙張。字跡選用色素成分是炭黑，常見的為黑色簽字筆。特別注意的是不可選用藍墨水、紅墨水等字跡。

膠片、照片檔案是利用膠片上的感光材料在光的作用下發(fā)生一定變化的特性，把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上而形成的檔案。膠片、照片檔案的保管就是要采取各種有效的措施，科學(xué)的方法，克服與限制可能損壞膠片、照片檔案的各種不利因素，從而達到安全保管膠片檔案的目的。

光盤檔案具有記錄密度高、容量大、隨機存取、保存壽命長、穩(wěn)定可靠和使用方便等優(yōu)點。并能同時存儲圖、文、聲、像等多種信息，它特別適用于大量信息的存儲和交換。所以在選取光盤時，應(yīng)選用不可擦寫檔案專用光盤。

光盤檔案的保護措施主要包括減少使用、防治空氣污染物、調(diào)控空氣溫濕度、保持信息讀取面的清潔和防止標(biāo)記面的機械損傷等。

3 現(xiàn)場文檔流轉(zhuǎn)及使用的保護

在形成檔案前的文件，多經(jīng)計算機或工作人員流轉(zhuǎn)，時有發(fā)生文件信息記錄不全、丟失等問題。為防止文件資料在流轉(zhuǎn)的過程中失誤等現(xiàn)象，公司制定了《文件傳遞與收發(fā)管理》程序，規(guī)定了公司文件的收發(fā)管理原則及文件控制方法，以確保文件在接收時的完整性、規(guī)范性和及時性。

4 現(xiàn)場文檔存檔及入庫的保護

4.1現(xiàn)場檔案保護環(huán)境

檔案庫房建筑應(yīng)當(dāng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，滿足檔案需要。庫房應(yīng)集中布置，自成一區(qū)，不應(yīng)設(shè)置其它用房。檔案庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“九防”特別是溫濕度控制和防火工作。

公司根據(jù)各類標(biāo)準(zhǔn)制定如下檔案庫房的溫濕度要求：

4.2現(xiàn)場檔案防塵及蟲霉防治

按照“以防為主，防治結(jié)合”的原則，庫房管理人員應(yīng)保持庫房環(huán)境的清潔衛(wèi)生，杜絕蟲霉污染源。同時，在檔案柜架上配備防蟲防霉藥品，并及時予以更換。庫房管理人員每年6月份對庫區(qū)除蟲藥抽檢一次，每年12月份對庫區(qū)防霉藥抽檢一次。為避免霉蟲產(chǎn)生抗藥性，每年應(yīng)使用不同廠家生產(chǎn)的藥品，做好放、換藥情況的登記工作。

4.3 現(xiàn)場檔案庫房管理

海南核電昌江現(xiàn)場已投用三層檔案館，一樓為無窗檔案庫房，面積1300平方，設(shè)置緩沖間，墻體設(shè)保溫層，共有檔案庫房11間。二樓、三樓共有業(yè)務(wù)用房8間、辦公用房6間，實現(xiàn)三分開。檔案庫房裝置了恒溫恒濕中央空調(diào)、溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)、氣體滅火消防系統(tǒng)以及無紫外線燈具照明設(shè)備。檔案裝具全部采用無酸紙盒，并配置了檔案密集架。

通過信息網(wǎng)絡(luò)對檔案庫房溫濕度、安全防范和樓宇控制等實施了全面監(jiān)控。正在實施中的檔案庫房環(huán)境測控系統(tǒng)，包括溫濕度監(jiān)控模塊、水浸報警模塊、視頻監(jiān)控模塊、庫房門禁系統(tǒng)。

溫濕度監(jiān)控模塊——在庫房布置溫濕度傳感器，可實時查詢庫房溫濕度，濕度過高時，傳感器將信號傳送至環(huán)控服務(wù)器，聯(lián)動外圍設(shè)備開始除濕。

水浸報警模塊——在庫房布置水浸傳感器，如庫房某處進水，傳感器將信號傳至環(huán)控服務(wù)器，向庫房管理員發(fā)出報警信號。

視頻監(jiān)控模塊——在庫區(qū)走廊布置視頻監(jiān)控攝像頭，接入廠前區(qū)視頻監(jiān)控系統(tǒng)。

庫房門禁系統(tǒng)——每個庫房門口設(shè)置門禁，記錄人員出入庫情況，配合視頻監(jiān)控系統(tǒng)確保檔案安全。

在庫房管理過程中，堅持執(zhí)行庫房三治九防管理要求；規(guī)范檔案庫房管理制度，制定符合標(biāo)準(zhǔn)的溫濕度調(diào)控制度，并做好溫濕度測量記錄；認(rèn)真執(zhí)行庫房清潔衛(wèi)生制度；定期進行庫房巡查、檔案檢查等工作，確保文檔的長久保存。

作者簡介

朱昀蕾（1982.12—）；性別：女，籍貫：吉林省輝南縣，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于美國諾斯伍德大學(xué)現(xiàn)有職稱：館員（檔案中級）；研究方向：文檔管理。

（作者單位：海南核電有限公司）