陳楠

摘 要 隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)都發(fā)生了巨大的變化。信息化正在沖擊著全球，現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)在改變?nèi)藗兩罘绞降耐瑫r(shí)也正在改變著人們的行為思路。對(duì)于企業(yè)單位的檔案管理工作來說，信息化為其提供了更好的機(jī)遇，但是同時(shí)也使其面臨一定的挑戰(zhàn)。對(duì)此，本文對(duì)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升企業(yè)單位檔案管理實(shí)效進(jìn)行詳細(xì)探究。此次研究的主要目的是有效提高我國(guó)企業(yè)單位對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展提供良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 信息化建設(shè) 企業(yè)單位管理 檔案管理

一、前言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展，我國(guó)各個(gè)行業(yè)的管理水平也有了顯著的提高。當(dāng)前，信息化對(duì)各個(gè)行業(yè)產(chǎn)生了重大的影響，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為各個(gè)企業(yè)的檔案管理工作提供了便利。企業(yè)摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將檔案管理與信息化結(jié)合起來，進(jìn)而有效地創(chuàng)新了檔案管理方式。

二、企業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

企業(yè)單位在管理檔案時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)建立一個(gè)信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將企業(yè)內(nèi)部的所有信息進(jìn)行分類放置，并且將企業(yè)檔案以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存起來，增強(qiáng)了企業(yè)檔案的高效性和安全性。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理方式能夠提升企業(yè)檔案管理工作的準(zhǔn)確性，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，使檔案管理更加便捷。因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升企業(yè)單位檔案管理的實(shí)效性，綜合提升企業(yè)檔案管理的整體水平[1]。企業(yè)在管理檔案時(shí)利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的檔案管理范式的不足，傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力，檔案分類需要消耗大量的時(shí)間，對(duì)于檔案管理的相關(guān)工作人員來說，其工作的壓力和負(fù)擔(dān)較重。而對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，使檔案管理形式由人工管理轉(zhuǎn)向電子管理，并且這種管理模式極大地提高了檔案管理的工作效率，縮減了工作時(shí)間，整體提高了企業(yè)對(duì)檔案管理的水平。

三、企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）對(duì)檔案信息化重視度較低

就目前情況來看，企業(yè)單位在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理時(shí)缺乏參與積極性，檔案信息管理工作沒有實(shí)際進(jìn)展。由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，大多數(shù)人認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作不需要較高的技術(shù)水平。[2]并且企業(yè)單位的管理者認(rèn)為，企業(yè)的檔案信息管理工作屬于一種事務(wù)性工作，并不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，沒有給企業(yè)的檔案管理工作配備專業(yè)的工作人員，甚至將檔案管理工作交給企業(yè)的普通員工，這種情況極大地制約了企業(yè)檔案管理工作的高效發(fā)展。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)差

我國(guó)的一些小型企業(yè)由于受到經(jīng)費(fèi)、規(guī)模等各種因素的限制，對(duì)于人事培訓(xùn)內(nèi)容的安排多與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)，往往忽略了對(duì)企業(yè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和考核。加上企業(yè)檔案管理工作人員本身不具備較高的專業(yè)綜合素養(yǎng)，認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)企業(yè)的工作人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單錄入，在管理檔案時(shí)沒有分類和仔細(xì)歸納，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作形式混亂，檔案信息存在嚴(yán)重的安全隱患。

（三）檔案管理方案建設(shè)針對(duì)性不強(qiáng)

在當(dāng)前的大環(huán)境下，許多企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到檔案管理工作信息化的重要性，并且已經(jīng)開始對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，但是工作效果卻不十分理想。從技術(shù)角度來說，企業(yè)的信息化檔案管理處于較為低級(jí)的狀態(tài)，并且檔案管理的工作效率沒有得到顯著性提高。

四、加強(qiáng)信息化建設(shè)提升企業(yè)單位檔案管理實(shí)效的策略

（一）建立完善的企業(yè)檔案管理機(jī)制

檔案管理工作作為企業(yè)各項(xiàng)工作中最基礎(chǔ)的工作，一直以來都沒有得到企業(yè)的重視，因此企業(yè)單位必須提高對(duì)檔案管理工作的重視度。檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化，首先要建立一套完整的企業(yè)檔案管理機(jī)制，為企業(yè)的檔案管理工作提供良好的制度基礎(chǔ)。其次，還要突出工作機(jī)制的監(jiān)督作用，只有有效監(jiān)督檔案管理工作，才能夠調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息化管理的效率。要杜絕企業(yè)高級(jí)管理人員利用自身的職務(wù)之便隨意修改他人的信息，一旦發(fā)現(xiàn)這種情況，企業(yè)要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格處置。

（二）充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理

將企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息化管理要改變傳統(tǒng)的檔案信息收集方式，企業(yè)要充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)收集、管理和儲(chǔ)存企業(yè)的檔案信息。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是變化發(fā)展的，企業(yè)要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源的善變性特點(diǎn)，主動(dòng)利用網(wǎng)絡(luò)資源查找信息。此外，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理信息建設(shè)的資金投入，為檔案管理工作配備更加先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備，購(gòu)買高質(zhì)量的電子磁盤或者硬盤，以有效儲(chǔ)存數(shù)據(jù)信息。

五、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)各個(gè)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，存在對(duì)檔案信息化重視度較低、檔案管理人員綜合素質(zhì)差、檔案管理方案建設(shè)針對(duì)性不強(qiáng)等問題，導(dǎo)致檔案管理工作信息化建設(shè)無法取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)步。只有建立完善的企業(yè)檔案管理機(jī)制、充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理、提升檔案管理工作人員的綜合水平，才能有效地保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。

（作者單位為豐滿大壩重建工程建設(shè)局）

參考文獻(xiàn)

[1] 譚敏瑜.淺析基層醫(yī)療單位檔案管理信息化的建設(shè)與完善[J].人力資源管理，2018，50（04）：241-242.

[2] 呂峰.事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)探析[J].蘭臺(tái)世界，2018，42（04）：61-62.