李憲

摘要：文章先簡要描述了電子化檔案的概念，基于對概念的了解后，闡明信息時代將檔案進行電子化管理（船舶運輸行業(yè)）的作用，又分析了現(xiàn)如今將船舶運輸行業(yè)檔案電子化管理會存在的問題以及如何應(yīng)對存在的問題。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案；電子化管理

引言

無論是我國還是全球其他發(fā)達國家，隨著其社會的發(fā)展與進步，在經(jīng)濟水平逐漸提高的同時，信息時代已經(jīng)到來，使傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)被信息時代新興方法所取代。在信息技術(shù)不斷發(fā)展進步的同時，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也越來越齊全，我國檔案電子化管理也取得了卓越成就。可以存儲檔案的網(wǎng)站越來越多，使傳統(tǒng)的手工管理逐漸走向電子信息化管理模式。就現(xiàn)如今的技術(shù)水平來講，檔案室信息服務(wù)功能也逐漸被人民群眾認可。所以，在這個信息時代我們一定要高度重視對檔案電子化管理的探索與研究。

一、信息時代電子化檔案管理概述

所謂電子化檔案管理，實際上就是將紙質(zhì)檔案、信息，用計算機對其進行收集、選擇，或者是進行加工，使這些檔案可以被更多人進行多次查找使用的過程。船舶運輸行業(yè)檔案電子化管理并不像表面看起來那樣簡單，需要專業(yè)的技術(shù)和知識要求，多個環(huán)節(jié)、多個部門協(xié)調(diào)配合。在社會的發(fā)展與進步中，計算機已經(jīng)進入到千家萬戶，無紙化、信息化辦公已經(jīng)是常態(tài)。在對船舶運輸行業(yè)檔案的建立、使用與管理方面，也朝著電子信息化前進，并且也有了一定的成果。由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件變成了現(xiàn)在的電子文件，原來需要查找一份文件，需要大量的時間和精力，現(xiàn)在利用計算機，可以直接合理進行下載、復(fù)制，打印等。船舶運輸行業(yè)檔案信息的電子化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。

二、檔案電子化管理作用

船舶運輸行業(yè)檔案信息電子化管理的作用可以歸納為三點，第一，最大限度的利用計算機，使其充分發(fā)揮重要作用。計算機對大家來講并不陌生，但是現(xiàn)在大多數(shù)檔案室對計算機的使用，僅停留在表面，用計算機進行簡單的打字、記錄儲存文件，利用效率低，造成很多不必要的浪費，使支出成本變大，計算機也沒有很好的被利用。第二，使船舶運輸行業(yè)文獻信息再次被使用時，加工其內(nèi)容的時間變短，提高工作效率。最原始的手工管理模式是：選題--選材--加工--出版。這樣的工作方式耗費時間比較多，需要大量的人力物力，信息容易失效。但是船舶運輸行業(yè)檔案信息實現(xiàn)電子化管理后，作者直接利用計算機就可以機讀相關(guān)文獻，利用計算機功能直接修改和加工，便形成可再次出版的文獻。第三，一次投入，反復(fù)使用。手工超級的出版信息需要較多的經(jīng)費，利用檔案電子化管理的方式，可以投入一次，以后多次利用。

三、檔案電子化管理存在的問題

（一）重開發(fā)輕利用

一些船舶運輸行業(yè)檔案館比較重視資源數(shù)量，沒有經(jīng)過任何調(diào)研就進行數(shù)字化開發(fā)。一方面使有限的人力物力被分散，造成了不必要的成本浪費。另一方面過多的船舶運輸行業(yè)檔案數(shù)據(jù)，使計算機儲存的壓力變大，增加了計算機等基礎(chǔ)設(shè)施的承受負擔。除此之外，有些檔案館對系統(tǒng)的選擇標準不嚴格，對檔案信息的整合與管理存在一定程度的影響，也在某些方面降低了檔案的利用率。

（二）資金投入有限

要想實現(xiàn)船舶運輸行業(yè)檔案電子化管理，就需要完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，還需要具備一定條件的通信網(wǎng)絡(luò)配置，儲存配置一定要具備安全性高，穩(wěn)定性強的特點。在這些前提下，才能達到檔案的安全性，以達到信息共享、快速存儲轉(zhuǎn)移的目的。比如要購買高配置的服務(wù)器、高速掃描儀、縮微影像等數(shù)字化設(shè)備。這些資產(chǎn)的價格比較貴，需要投入大量的資金，然而船舶運輸單位檔案信息化建設(shè)資金有限，很難滿足這些要求。

（三）推廣軟件種類繁多

種類繁多的檔案管理軟件沒有辦法進行統(tǒng)一管理和人員的培訓，嚴重影響了檔案信息資源的開發(fā)與利用，也很難達到信息共享的目的。現(xiàn)在我們所熟知的檔案管理軟件大多數(shù)都是單機版，雖然價格比較便宜，也能滿足現(xiàn)在檔案室的需求，但是，卻滿足不了未來的發(fā)展需求，這樣單機版的軟件一定會在未來某一天被淘汰，因為現(xiàn)在的技術(shù)就已經(jīng)遠遠超越它。特別是早期的管理軟件，會缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口和網(wǎng)絡(luò)拓展功能。

（四）檔案電子信息化管理者素質(zhì)偏低

船舶運輸行業(yè) 檔案管理者雖然經(jīng)歷過系統(tǒng)的培訓，掌握了一定的電子化管理知識，但是管理者還是缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的訓練，在技能方面特別欠缺，更嚴重的甚至不會使用電腦操作進行操作。這個問題嚴重影響且滯后了信息時代檔案電子化管理的進步。

四、信息時代檔案電子化管理應(yīng)對措施

（一）提高信息化建設(shè)意識

建設(shè)信息化的檔案管理室需要投入大量的資金，相關(guān)部門及政府工作人員沒有相應(yīng)的意識，對檔案信息化建設(shè)不理解，認為建設(shè)是沒有必要的。所以，一定要增大宣傳力度，使船舶運輸行業(yè)檔案電子化管理深入人心，從而提高公眾對信息化檔案電子管理的認識。在思想上和大家起到共鳴，從而船舶運輸行業(yè)檔案信息化建設(shè)才能夠被支持。

（二）加大資金投入

有了資金投入，才會完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，才能夠滿足信息時代檔案電子化管理的需求。首先，船舶行業(yè)的財務(wù)部門應(yīng)該做好充足的預(yù)算，政府也應(yīng)該對此進行資金投入，表示支持。其次，還可以動用社會力量，動員群眾。在網(wǎng)絡(luò)方面，可以和大企業(yè)進行合作，利用自己的便利條件，和企業(yè)做等價兌換，或者是再補充一定的資金?？傊?，要利用一切可以利用的資源，使資金更加充足。

（三）推廣規(guī)范化管理軟件

要選擇一款適用性好且穩(wěn)定性強的軟件，在隨著技術(shù)進步的同時，軟件也要不斷的更新。不需要考慮軟件的品牌，要注重性能以及設(shè)計的規(guī)范化，在隨著網(wǎng)絡(luò)不斷改善的同時，軟件也要跟得上網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，還要具備OA系統(tǒng)與單機版之間銜接的接口。為了使以后檔案管理更加信息化，一定要加大力度推廣網(wǎng)絡(luò)版管理軟件。

（四）加強檔案人才隊伍建設(shè)

隨著計算機信息化難度加大，對于檔案管理者的要求也越來越嚴格，需要素質(zhì)高且專業(yè)技能強的管理人員。要做到可以根據(jù)需求者的要求，快速提供準確的檔案信息。所以一定要加大對檔案人才隊伍的培訓力度，多學習、多接觸計算機，從而使船舶運輸行業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力得到有效提高。也能在一定程度上加快檔案管理信息化的轉(zhuǎn)型。

結(jié)語

綜上所述，在信息化時代將檔案信息進行電子化管理，可能成為未來的檔案管理的新趨勢。我們一定要緊跟時代的步伐，對于可能存在的問題，一定要避免或者及時解決。加強新技術(shù)的學習與利用，從自我做起，大家一起提高檔案信息電子化管理水平。

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