梁曦曦

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)融入到了社會(huì)生產(chǎn)各個(gè)領(lǐng)域，而且其應(yīng)用作用不可小覷。在日常工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工況以及社會(huì)需求，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與理論緊密結(jié)合起來(lái)，建立穩(wěn)定而又安全的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有利于提高辦公質(zhì)量和效率。本文先對(duì)辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后結(jié)合現(xiàn)狀對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段在現(xiàn)代辦公工作中的應(yīng)用實(shí)踐，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，以供參考。

先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及相關(guān)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用，大大提高了辦公質(zhì)量和辦公效率，可以使他們?cè)诜彪s的事務(wù)中解脫出來(lái)。這與傳統(tǒng)的工作模式存在著較大的差異性，一方面可以提高工作質(zhì)量，另一方面減少了人工操作的錯(cuò)誤率。

一、辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀分析

辦公自動(dòng)化是指辦公室內(nèi)部事務(wù)性工作的信息化、自動(dòng)化出來(lái)系統(tǒng)，同時(shí)也是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用及其長(zhǎng)期發(fā)展中的一種新的衍生品。在辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，工作人員基于現(xiàn)代軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及通信設(shè)備的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的接收、加工以及傳輸和存儲(chǔ)，并將公文檔案管理、部門辦公系統(tǒng)置于同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系之中統(tǒng)一管理。從現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)各個(gè)行業(yè)、各領(lǐng)域的辦公自動(dòng)化以及電子商務(wù)活動(dòng)現(xiàn)狀來(lái)看已初見(jiàn)成效，并且逐步形成了開(kāi)放性的交流系統(tǒng)。智能化辦公體系建設(shè)過(guò)程中逐漸融入了現(xiàn)代多媒體技術(shù)，在具體應(yīng)用實(shí)踐中表現(xiàn)出良好的數(shù)據(jù)信息自動(dòng)化傳輸功能。計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新以及創(chuàng)新發(fā)展，其對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展會(huì)造成一定的影響。在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段應(yīng)用非常的廣泛，在辦公管理過(guò)程中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在文字、信息數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化領(lǐng)域。比如，WPS編輯工在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，可以有效提高編輯處理以及版式設(shè)計(jì)和影像處理效率；再如，Excel數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，可以促進(jìn)辦公自動(dòng)化領(lǐng)域數(shù)據(jù)信息處理水平的提升，讓表格處理中的各環(huán)節(jié)工作都能夠有效地朝著自動(dòng)化方向發(fā)展。同時(shí)，辦公自動(dòng)化工作中還引入了多媒體技術(shù)手段，比如圖像處理技術(shù)、語(yǔ)音傳真和綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)站等，都會(huì)因計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用而大幅度提高其辦公現(xiàn)代化水平。辦公自動(dòng)化過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用效果也非常的顯著，比如視頻會(huì)議模式克服了傳統(tǒng)的會(huì)議模式弊端，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議的形式，能夠擺脫空間限制，隨時(shí)隨地都能夠組織開(kāi)展視頻會(huì)議；通過(guò)多媒體技術(shù)手段，可以進(jìn)行面對(duì)面的溝通與交流，同時(shí)也可基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用將決策以及匯總甚至打印工作落實(shí)到位。

二、辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用途徑

近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)在國(guó)內(nèi)各行業(yè)的應(yīng)用，大大提高了辦公自動(dòng)化水平。然而，從實(shí)踐來(lái)看，國(guó)內(nèi)很多企事業(yè)單位的決策者、領(lǐng)導(dǎo)者難以對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的限制性形成正確的認(rèn)知，同時(shí)國(guó)內(nèi)已投用的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件經(jīng)濟(jì)滯后性較為明確，因此目前國(guó)內(nèi)辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件和技術(shù)投入不足，軟件和硬件投資以及人員培訓(xùn)等，均未得到有效的滿足?；诖?，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)從宏觀的視角上考慮問(wèn)題，通過(guò)加強(qiáng)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用來(lái)提高辦公自動(dòng)化水平。

流程與方式。在企事業(yè)單位辦公工作中，辦公自動(dòng)化通常涉及到很多方面的內(nèi)容和業(yè)務(wù)，其中信息數(shù)據(jù)處理方面尤其重要。在此過(guò)程中，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，而且還要有計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備和資源。辦公自動(dòng)化的很多特定的軟件，比如財(cái)務(wù)管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及其他相關(guān)軟件。同時(shí)，辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，可以實(shí)時(shí)對(duì)企事業(yè)單位的情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)控，使各部門、各崗位之間架起協(xié)調(diào)，改善和提高現(xiàn)有資源的有效利用率。以辦公自動(dòng)化中的視頻會(huì)議為例，計(jì)算機(jī)技術(shù)在其中的應(yīng)用非常重要。

視頻會(huì)議與電話會(huì)議非常相似，除能夠聽(tīng)到相互之間的通話外，還可以看到彼此的表情以及肢體語(yǔ)言。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可使用同一數(shù)據(jù)表、任何PC文件，與傳統(tǒng)的開(kāi)會(huì)形式基本一致?；诂F(xiàn)代技術(shù)算計(jì)技術(shù)手段的應(yīng)用，可以通過(guò)視頻會(huì)議使人們之間能夠更加有效的進(jìn)行溝通和交流，可視化是彼此之間交流的最自然、組有效的方式。 如圖2所示的視頻會(huì)議架構(gòu)，可以使不同地方的人們相互之間產(chǎn)生影響，無(wú)論彼此之間有15分鐘的路程，還是相互之間有20個(gè)小時(shí)行程，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議，均可使人們猶如在同一個(gè)房間內(nèi)相互交流一樣。

數(shù)據(jù)自動(dòng)備份與恢復(fù)誤刪數(shù)據(jù)信息?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化過(guò)程中，通?？赡軙?huì)出現(xiàn)因忘記存儲(chǔ)等誤操作或者突然斷電等情況而刪除數(shù)據(jù)信息的問(wèn)題，不利于后序辦公。然而，計(jì)算機(jī)本身具有數(shù)據(jù)備份的功能，通過(guò)數(shù)據(jù)備份可以科學(xué)有效地讓信息數(shù)據(jù)全面而又安全的保存下來(lái)。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用條件下的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以使用戶對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。在辦公工作中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)出現(xiàn)故障問(wèn)題，也可能因工作人員操作不當(dāng)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等，我們可以采用計(jì)算機(jī)備份數(shù)據(jù)的方式來(lái)及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。如果計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)了存儲(chǔ)設(shè)備故障問(wèn)題，則無(wú)法有效的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)大量丟失現(xiàn)象。

文檔自動(dòng)管理，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行密碼保護(hù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)收發(fā)文件的合理管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)文件的傳閱以及批復(fù)，并且采用用戶自定義的方式將工作流程事先確定下來(lái)；值得一提的是，在此過(guò)程中可以準(zhǔn)確保留所有送交批閱與修改痕跡，同時(shí)還包括操作人員以及具體的時(shí)間信息等。實(shí)踐中，獲取公文后先進(jìn)行登記，然后發(fā)給公文擬辦人員進(jìn)行批辦，自動(dòng)發(fā)送批文給批辦以及承辦人員，并且由專人對(duì)公文進(jìn)行整理和歸檔。在整理和歸檔好文件以后，根據(jù)其機(jī)密等級(jí)以及用戶指定權(quán)限查詢信息。在此過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化控制收發(fā)文程序，并且實(shí)現(xiàn)文檔的自動(dòng)化收發(fā)，按權(quán)限來(lái)保存、利用和共享各類文件與信息，以便于日后的查詢。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，可以從根本上取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文檔，基于文件上的信息數(shù)據(jù)保管功能，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的合理保管，并且根據(jù)分配權(quán)限對(duì)其進(jìn)行合理利用。如果計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)遭到破壞，則其主要有兩種情況。一方面是來(lái)自內(nèi)部相關(guān)因素的影響，另一方面是來(lái)自外部因素的影響。

辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)基礎(chǔ)上，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段可以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)發(fā)布，并且開(kāi)展相互交流活動(dòng)。目前很多企事業(yè)單位均采用該種網(wǎng)絡(luò)模式進(jìn)行辦公，甚至在成為企事業(yè)單位的文化內(nèi)容，比如會(huì)議公告、論壇等，企事業(yè)單位員工可在該平臺(tái)上開(kāi)展各種形式的技術(shù)交流、事務(wù)公告等；同時(shí)，還可對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行廣泛傳播，實(shí)現(xiàn)資源共建共享，讓職工對(duì)本企事業(yè)單位的動(dòng)態(tài)情況由更加深入和全面的了解。辦公自動(dòng)化過(guò)程中的公共信息服務(wù)應(yīng)用實(shí)踐中，不僅僅在本單位以及部門之間實(shí)現(xiàn)信息共建共享，而且可促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)過(guò)程中的各行業(yè)中的需求者都能夠共享公開(kāi)信息。通過(guò)建立發(fā)布信息平臺(tái)，可讓企事業(yè)單位的員工在該平臺(tái)上公開(kāi)信息，同時(shí)也可讓管理人員及時(shí)管理信息。以筆者之見(jiàn)，無(wú)論是企業(yè)還是其他類型的單位，其領(lǐng)導(dǎo)干部以及內(nèi)部人員，均應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高辦公效率。比如，可在統(tǒng)一的環(huán)境條件下獲得各種類型以及與工作密切相關(guān)的信息資源；特殊情況下，不能在單位參加會(huì)議時(shí)也通過(guò)計(jì)算機(jī)電話網(wǎng)、DDN專線與企事業(yè)單位內(nèi)部的計(jì)算機(jī)相連接，及時(shí)處理各項(xiàng)目辦公活動(dòng)，大大提高了工作質(zhì)量和效率?；卺槍?duì)整個(gè)工作流程開(kāi)展跟蹤和監(jiān)控工作，讓多種崗位以及多部門之間相互協(xié)調(diào)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)利用其不受時(shí)間和空間限制的功能優(yōu)勢(shì)，可以及時(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，這是傳統(tǒng)辦公模式所無(wú)法比擬的。從國(guó)內(nèi)國(guó)際發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)來(lái)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為一種主流，任何單位和部門都必須利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和平臺(tái)來(lái)處理工作任務(wù)，其流程化工作內(nèi)容會(huì)越來(lái)越多，辦公工作將朝著自動(dòng)化方向發(fā)展。

綜上所述，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)有效促進(jìn)了現(xiàn)代辦公自動(dòng)化建設(shè)與發(fā)展，尤其是其強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)以及文字處理功能、網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)手段，不僅可以大大提高辦公質(zhì)量和效率，而且還能促使企業(yè)增效。從計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公工作中的應(yīng)用實(shí)踐來(lái)看，其不僅可以有效的整合資源、優(yōu)化調(diào)整辦公任務(wù)和流程，而且能夠大大提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。