焦萍

隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的使用在人們的生活中越來越廣泛。在檔案管理中采用企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，將檔案的管理模式有原本的以實體保存為主的方式逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息的形式，能夠保證檔案信息的完整性，同時規(guī)范工程項目檔案管理有一定的指導意義。本文簡述企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的特點，及其在工程項目中的應用情況和取得的成果。

針對工程項目檔案的特點，項目中產(chǎn)生的文檔數(shù)量相當大，再加上其它管理類文件，數(shù)據(jù)量之大可想而知，為了規(guī)范工程項目檔案管理，應用企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，對文檔進行集中化的控制和管理，應用企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)項目文檔的異地存儲，實時共享，即時查詢，使所有文檔可以在發(fā)布瞬時為授權(quán)范圍內(nèi)的項目成員調(diào)閱，為項目的快速順利進行提供堅實的基礎。

1、工程項目檔案分類及保管期限

工程項目建檔須規(guī)定文檔范圍、分類、編號以及需歸檔的文檔歸檔形式和保管期限。

工程項目實施過程產(chǎn)生的文件分為：項目綜合管理、設計管理、采購管理、施工管理、試運行管理、收尾管理、項目風險管理、進度管理、費用管理、質(zhì)量管理、HSE管理、材料控制、合同管理、項目財務管理、文檔管理、項目信息技術(shù)管理等十六大類。

工程項目文檔歸檔形式分為紙質(zhì)文檔和電子文檔，各種文檔歸檔形式都有明確要求。保管期限按案卷的保存時間，一般分為永久、長期、短期三種期限。工程項目文檔中歸檔的電子文檔的保管期限均為期限。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。歸檔電子文檔和只需建檔的過程文檔，其相應的紙質(zhì)文檔只保留到工程項目結(jié)束并完成項目總結(jié)。

項目成員按照職責分工及時、完整地在項目文檔目錄結(jié)構(gòu)相應位置存放文檔，提出項目文檔目錄結(jié)構(gòu)調(diào)整或優(yōu)化意見，定期整理相應文件柜，在工程項目完工后，應按照工程項目文檔管理規(guī)定的要求整理項目電子文檔，工程項目檔案應在工程項目驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。項目部應按工程項目文檔管理規(guī)定的歸檔范圍和歸檔方式向檔案室移交歸檔過程文件外，在完成向業(yè)主方的工程項目檔案移交后，還應將完整的一套交工文件（包括施工交工文件、設備交工文件、竣工圖等）移交檔案室歸檔。

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在項目應用的初期，應首先定好項目的文檔結(jié)構(gòu)，并且還要事先定義好訪問控制權(quán)限表，定義好相關(guān)的文件屬性，然后才能讓有關(guān)人員將文檔放入相應的文件夾。同時在文檔管理系統(tǒng)中建立項目庫，確定項目文檔管理系統(tǒng)的文檔及權(quán)限設置.在建項目庫中涉及公司涉密文件的相關(guān)目錄需確認權(quán)限，原則上項目公共信息可授予所有項目部成員讀取權(quán)限。項目部在制定文檔管理系統(tǒng)初始方案時應考慮到對應的各目錄結(jié)構(gòu)的權(quán)限，同時確定項目文檔管理接口人，專人負責項目各類權(quán)限申請及注銷。

2、企業(yè)文檔管理系統(tǒng)簡介

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)美國DOCDMENTUM公司開展的大型企業(yè)文檔管理軟件，它利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)文檔的電子化存儲，軟件化流程管理和便利的文件即時查詢。企業(yè)文檔管理系統(tǒng)應用使各類文檔從產(chǎn)生、批準、發(fā)布到升版、作廢的整個生命周期有一個強制性、規(guī)范化的管理過程，它是國際上最新一代基于WEB的內(nèi)容管理、發(fā)布的軟件技術(shù)。

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)比文檔服務器有更為完善的安全特性。用戶權(quán)限級別控制結(jié)合其自身特點，比一般操作系統(tǒng)的安全控制細化得多，其生命周期和工作流管理功能可以將文檔管理流程軟件化，從而使文檔管理人員從繁瑣的文檔管理中解放出來。企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以集成在WINDOWS操作系統(tǒng)的資源管理器及符合工業(yè)標準的應用軟件，如OFFICE辦公自動化，AUTOCAD軟件中使用，可以很方便地與企業(yè)文檔管理系統(tǒng)文檔庫交換文件。

3、企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在項目文檔管理中的具體應用

3.1文檔控制

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的應用在項目的運行中，對項目的整個階段文檔進行有效控制和管理，從立項開始所產(chǎn)生、收集、處理、整理、確認、歸檔、發(fā)布的信息和信息流程及信息產(chǎn)生過程都通過它來管理。使用者登記到該系統(tǒng)，并以原始文件的格式正式發(fā)布這些文件，然后制作這些原始文件的硬拷貝，再經(jīng)簽字，并掃描進企業(yè)文件管理系統(tǒng)中，以便正式分發(fā)這些文件。通過企業(yè)文檔管理系統(tǒng)用戶可以瀏覽、審核、恢復、紅線圈閱，并將電子文檔實現(xiàn)內(nèi)部分發(fā)或分發(fā)到項目現(xiàn)場。該系統(tǒng)能實現(xiàn)生命周期管理和工作流程功能。這樣就可以集中地、結(jié)構(gòu)化地存儲文檔，容易查詢和瀏覽文檔，所有相關(guān)用戶可以防問最新版本的文檔，進行版本控制。

3.2校核狀態(tài)跟蹤

系統(tǒng)采用唯一的文檔號和版本號相結(jié)合的方法，跟蹤存儲在系統(tǒng)中的每個文檔?？梢园凑债斍鞍姹咎柣蛩械陌姹咎栠M行查詢，產(chǎn)生修改狀態(tài)跟蹤報告。通過記錄上載下載，修改過程在系統(tǒng)內(nèi)部得以控制，從而提示用戶哪些文檔發(fā)生了改變或哪些文檔正被修改。

3.3工作流程管理

一份項目設計文檔的生成需要經(jīng)過設計，校對，審核過程，有時還需要審定和會簽等過程，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以預先指定審批步驟，依據(jù)設計各不同階段不同專業(yè)互提文檔資料的先后順序，確定審批人員和角色。設計者完成設計后便可按鍵提交給預定的審批流程。這樣在審批過程中如會簽時，審核人員可以通過網(wǎng)絡同時看到需要審批文檔，并通過電子的方式進行批準等，這樣便縮短審批周期。以上流程管理方式在審批流程中對每個角色，文檔的狀態(tài)，批注的記錄等都有留有痕跡，并且未經(jīng)過校對，審核等審批過程的文檔是不能繼續(xù)往流程的，所以通過正常流程產(chǎn)生文檔的過程符合IS09000標準，為質(zhì)量保證提供了依據(jù)。

文檔管理工作是一項規(guī)范化、專業(yè)化和職業(yè)化的工作，據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計分析，工程建設項目10～33%的費用增加與文件有關(guān)，在大型工程建設項目中，因文件丟失，運轉(zhuǎn)錯誤等問題導致工程變更和工程實施的約占工程總成本的3N5%，由此可見文檔管理工作的重要性，文檔管理水平的優(yōu)劣不僅對工程項目的質(zhì)量管理、成本控制、進度控制，項目管理水平有著直接影響，而且還直接關(guān)系到歸檔文件的質(zhì)量，對檔案工作也有著重要意義，應用企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以確保工程項目電子文檔資源的規(guī)范性、安全性、完整性和長久可用性。