王方方 天津石化物資裝備部

引言：物資采購(gòu)信息化發(fā)展歷經(jīng)三個(gè)階段，從簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)入手，基于單機(jī)應(yīng)用自主開(kāi)發(fā)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)備等物資供應(yīng)管理軟件，到以物資采購(gòu)電子商務(wù)系統(tǒng)投入運(yùn)行為標(biāo)志，物資供應(yīng)信息化建設(shè)快速發(fā)展。

一、物資采購(gòu)信息化管理的作用

一是物資供應(yīng)管理體制、制度和流程得以固化和強(qiáng)制執(zhí)行，提升了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。采購(gòu)權(quán)限按照要求固化在系統(tǒng)中，超范圍、超權(quán)限采購(gòu)不能操作，保障集中采購(gòu)的實(shí)施。

二是實(shí)現(xiàn)信息集成與實(shí)時(shí)共享，發(fā)揮輔助決策作用。供應(yīng)市場(chǎng)情況、物資需求、供應(yīng)商業(yè)績(jī)、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格及過(guò)程控制等大量信息實(shí)現(xiàn)全面實(shí)時(shí)共享，通過(guò)綜合分析，發(fā)揮輔助決策作用。

三是智能化快捷方便，提高采購(gòu)運(yùn)作效率。采購(gòu)業(yè)務(wù)在線上完成，打破時(shí)空限制，拉近了雙方距離，供應(yīng)鏈上的各方業(yè)務(wù)人員實(shí)時(shí)協(xié)同工作，提高采購(gòu)效率。

四是強(qiáng)化監(jiān)督制約，打造采購(gòu)陽(yáng)光工程。采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程信息和歷史信息在系統(tǒng)中保存，經(jīng)授權(quán)的管理和業(yè)務(wù)人員都可以查詢，業(yè)務(wù)公開(kāi)、過(guò)程受控、全程在案、永久追溯的管理要求得到落實(shí)。

二、現(xiàn)階段采購(gòu)信息化存在的不足

（一）MRP規(guī)則的應(yīng)用不夠深入

MRP運(yùn)行的作用主要體現(xiàn)在：一是自動(dòng)集合所有需求，創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)；二是自動(dòng)平衡利庫(kù)，優(yōu)化庫(kù)存；三是提高工作效率，避免計(jì)劃漏項(xiàng)。MRP運(yùn)行規(guī)則較為強(qiáng)大和靈活，但目前大多數(shù)企業(yè)只用到其中一部分功能，且在實(shí)施中仍存在許多困難，如庫(kù)存積壓確實(shí)無(wú)法使用的物資，參與MRP后，系統(tǒng)首先指向利庫(kù)操作，當(dāng)這部分物資無(wú)法利庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)無(wú)法判斷創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)；再如鋼材類物資存在按噸訂貨、保米過(guò)量交貨，新的預(yù)留不能運(yùn)行出采購(gòu)申請(qǐng)的問(wèn)題等問(wèn)題。

（二）物資采購(gòu)信息追蹤困難

物資采購(gòu)信息追蹤是體現(xiàn)物資采購(gòu)工作效能的一個(gè)重要方面，目前主要依靠手工線下建立追蹤臺(tái)賬，信息通過(guò)電話、郵件或?qū)α蠒?huì)來(lái)獲取，效率低下，信息傳遞成本高。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)過(guò)于繁雜

物資采購(gòu)發(fā)展到今天，我們從線下的紙件業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，發(fā)展到所有的采購(gòu)業(yè)務(wù)都已經(jīng)從線上完成。系統(tǒng)愈來(lái)愈多，在管理上應(yīng)該是專業(yè)化更強(qiáng)，更易于管理，但是對(duì)于用戶來(lái)講，需要登錄更多的系統(tǒng)，帶來(lái)操作更加復(fù)雜，并且系統(tǒng)間存在很多數(shù)據(jù)傳輸，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，用戶都很難判斷問(wèn)題，需要求助專業(yè)的技術(shù)顧問(wèn)來(lái)進(jìn)行解決。

三、改進(jìn)采購(gòu)信息化的建議

（一）深化MRP規(guī)則應(yīng)用

一是通過(guò)技術(shù)手段設(shè)置安全庫(kù)存，使安全庫(kù)存范圍內(nèi)的物料，不參與運(yùn)行MRP運(yùn)行，當(dāng)安全庫(kù)存范圍內(nèi)物資有使用方向或報(bào)廢處置后，將安全庫(kù)存設(shè)置及時(shí)去掉，使新產(chǎn)生庫(kù)存參與MRP運(yùn)行。二是從管理角度著手，加強(qiáng)對(duì)新增積壓考核物資的考核力度，對(duì)于確實(shí)產(chǎn)生無(wú)使用方向的物資，采用調(diào)度調(diào)劑或公司間預(yù)留的方式處理，對(duì)于已經(jīng)報(bào)廢積壓的物資，加快報(bào)廢處置流程。三是建立預(yù)留的追蹤關(guān)系，同時(shí)對(duì)于管材類物資啟用輔助訂貨單位（如：訂貨單位是主數(shù)據(jù)基本計(jì)量單位噸，輔助單位是米），當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行MRP時(shí)，合并計(jì)劃的同時(shí)將輔助單位也同時(shí)進(jìn)行計(jì)算，滿足現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際長(zhǎng)度需要，對(duì)于過(guò)量交貨，要反向追溯需求計(jì)劃，將需求計(jì)劃差量補(bǔ)足，保證需求量和入庫(kù)量一致，解決過(guò)量問(wèn)題。

（二）完善物資采購(gòu)信息追蹤

通過(guò)開(kāi)發(fā)物資跟蹤管理系統(tǒng)，將ERP數(shù)據(jù)和線下手工信息數(shù)據(jù)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)物資的所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行線上追蹤，準(zhǔn)確把握物資采購(gòu)即時(shí)信息，提升物資保供能力。

物資追蹤系統(tǒng)應(yīng)具備兩方面功能：一是解決預(yù)留與采購(gòu)申請(qǐng)關(guān)聯(lián)、追蹤問(wèn)題，主要是通過(guò)對(duì)系統(tǒng)中的預(yù)留或采購(gòu)申請(qǐng)的相關(guān)字段手動(dòng)維護(hù)信息，物資跟蹤系統(tǒng)將維護(hù)的數(shù)據(jù)讀取后進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián)，這樣以預(yù)留為維度，需求追蹤就貫穿了計(jì)劃、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)整個(gè)采購(gòu)流程，從根本上解決了需求追蹤問(wèn)題。二是實(shí)現(xiàn)從物資需求到出庫(kù)的全閉環(huán)管理，物資跟蹤系統(tǒng)將物資采購(gòu)全流程節(jié)點(diǎn)信息全部抽取出來(lái)，形成完整的物資追蹤鏈，包括系統(tǒng)線上信息如：需求計(jì)劃單、預(yù)留、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、入庫(kù)、出庫(kù)信息；物資采購(gòu)的線下過(guò)程信息如：技術(shù)談判、返資料、采購(gòu)與過(guò)程控制的合同交接、實(shí)物到貨的統(tǒng)計(jì)等；將這些信息在一套系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)綜合集成，可以極大地提高物資采購(gòu)的過(guò)程控制能力。

（三）實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的融合

將現(xiàn)有系統(tǒng)中的某些功能進(jìn)行合并，如將不同系統(tǒng)的審批功能集成在一個(gè)系統(tǒng)中完成；將供應(yīng)商入網(wǎng)、建立服務(wù)關(guān)系、維護(hù)產(chǎn)品目錄等檔案管理功能集成到一個(gè)采購(gòu)平臺(tái)操作；將不同系統(tǒng)中不同物資的商務(wù)操作流程有機(jī)融合在一起，實(shí)現(xiàn)一套系統(tǒng)完成全部采購(gòu)操作過(guò)程。

四、物資采購(gòu)信息化發(fā)展設(shè)想

目前雖然采購(gòu)方面的功能模塊已經(jīng)比較完善，但是仍有拓展空間。一是向供應(yīng)商方向延伸，將供應(yīng)商的庫(kù)存納入我們現(xiàn)有的信息系統(tǒng)中，使我們能夠?qū)崟r(shí)掌握供應(yīng)商庫(kù)存，對(duì)降低企業(yè)的資金占用和安全及時(shí)、保供有很大的好處。二是向用戶方向延伸，將信息系統(tǒng)與設(shè)備管理、項(xiàng)目建設(shè)管理等系統(tǒng)進(jìn)行互動(dòng)鏈接，可以使采購(gòu)部門掌握備件的消耗規(guī)律、項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度安排等，對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)建設(shè)、項(xiàng)目管理都有提升。三是向細(xì)節(jié)方向延伸，庫(kù)存的收、發(fā)、存管理采用RFID射頻技術(shù)、條碼技術(shù)可以減輕保管人員工作量；配送物流節(jié)點(diǎn)信息隨時(shí)可查詢能夠提升用戶體驗(yàn)；將與物資采購(gòu)過(guò)程相關(guān)的資料全部納入信息系統(tǒng)管理，包括合同、隨機(jī)資料、質(zhì)量證明文件等，對(duì)資料的查詢，項(xiàng)目的交工提供強(qiáng)有力的支持。