張麗婷 泰安技師學院

而目前隨著信息化的科技時代進一步發(fā)展和應(yīng)用，計算機技術(shù)也開始應(yīng)用于各行各業(yè)的工作中，而在行政檔案管理的工作中也得到了日益廣泛的運用。而本文將從行政檔案管理的角度分析在其管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用方法，進而總結(jié)在行政檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)的意義。

一、行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用方法

（一）充分收集并對信息進行歸納整理。對檔案信息進行收集和整理是信息化技術(shù)的檔案管理中的最為基礎(chǔ)卻又重要的內(nèi)容。在對行政檔案中的信息進行收集和整理的過程之中，這項工作要求其工作人員有較強的專業(yè)技能知識和運用科技的技術(shù)水平能力，并不停地促使自己不斷進步并更能更熟練的運用更加先進的信息技術(shù)，而在行政管理之中對信息資料的采集和整理的工作要求較高，能掌握最新資料是工作中極其重要的內(nèi)容。信息化技術(shù)正是輔助工作人員更好的完成工作的一種先進工具，因此相關(guān)工作人員無比更好的運用信息化的科學技術(shù)，以便能更好的收集資料并將其準確存儲至計算機內(nèi)，只有這樣才能促進信息化技術(shù)在行政檔案管理中發(fā)揮更大的作用。

（二）對所收集信息進行歸納整理和有序分類。對所收集信息進行歸納和分類是信息化技術(shù)在行政檔案管理工作之中的一項核心內(nèi)容。而進行信息檔案管理的工作人員在做檔案信息收集工作的過程中，可能出現(xiàn)由于未對資料內(nèi)信息進行細致的檢查核實工作，所導(dǎo)致的收集到的資料不完整和存在紕漏的現(xiàn)象。因此，這就要求相關(guān)的工作人員始終秉承一個細致負責的態(tài)度，運用信息化的技術(shù)和手段對所收集的資料信息進行進一步分類和整理，只有嚴謹負責的工作態(tài)度和廣泛的信息化技術(shù)的應(yīng)用才能最終實現(xiàn)信息化技術(shù)檔案管理的目標。另外，還要做好各項基礎(chǔ)的工作，更多地應(yīng)用信息化的技術(shù)，只有這樣才能更好更快地將資料信息分類輸入計算機系統(tǒng)內(nèi)。

（三）運用信息化技術(shù)來更快地查詢和提取資料信息。充分運用信息化技術(shù)手段于檔案管理之中是信息化技術(shù)應(yīng)用的根本目的。而之前那兩個步驟也都是為了能更快地將所收集的資料信息輸入到計算機系統(tǒng)之中，能在需要之時對所需信息進行查找和提取[2]。而使用計算機進行檔案資料的查找，才能更高效、更準確地找到所需資料，只有這樣才能更好地節(jié)省人力物力并切實提高工作效率。

二、在行政檔案的管理工作中充分應(yīng)用信息化技術(shù)的意義

（一）運用信息化技術(shù)有利于提高檔案的質(zhì)量。在行政檔案管理的工作中充分應(yīng)用信息化的技術(shù)手段，首先能保證歸檔了的資料具有統(tǒng)一的格式和字體，不再需要工作人員人工進行書寫，一方面能保證資料信息的規(guī)范統(tǒng)一性，從而方便查閱；另一方面，在確保了資料的規(guī)范的同時還節(jié)約了人力資源。

（二）運用信息化技術(shù)有利于提高工作效率，從而節(jié)約人力資源。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要通過人工的手段對檔案進行初步的收集，然后通過大量的整理，放于柜中進行保管，以供日后的查閱，這項工作不僅需要耗費大量的人力資源和時間成本，而且效率較低，容易出錯。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的普及和發(fā)展，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用于行政管理工作中是十分必要的。而將信息化技術(shù)應(yīng)用于行政檔案管理當中，不僅很大程度上提高檔案儲存系統(tǒng)的容量還能切實減少對人力資源的耗損，從而提高工作效率，促使檔案的信息化轉(zhuǎn)換為實際的生產(chǎn)力。

（三）運用信息化技術(shù)所帶來的時間和地域上的優(yōu)勢。利用信息化技術(shù)去做管理檔案的工作不僅能不受地域的限制，還能節(jié)約時間。而傳統(tǒng)的行政檔案管理工作必須要在存儲檔案的庫房中進行，而且只能在特定時間和一定條件下進行，因此傳統(tǒng)方式下行政檔案管理工作具有很大的限制性，但是運用信息化技術(shù)，工作人員就能通過互聯(lián)網(wǎng)對資料和信息進行處理，這也在很大程度上給工作人員帶來很大的便利。

（四）運用信息化技術(shù)所帶來的空間上的優(yōu)勢。由于傳統(tǒng)行政檔案管理工作需要在特定場所進行，導(dǎo)致檔案庫的占有率增加，同時還使得空間擁擠，這也給檔案資料的查找?guī)砹撕艽蟛槐?，而在尋找需要的資料的過程中也會消耗很多的時間精力，給檔案的管理工作帶來了很多困難。而利用信息化技術(shù)進行管理工作，對服務(wù)器的空間進行優(yōu)化，更好地節(jié)約人力資源，同時改變管理的模式和手段，進而提高工作效率[3]。

（五）運用信息化技術(shù)能實現(xiàn)信息的共享。在行政檔案管理的工作中運用信息化技術(shù)，能實現(xiàn)相關(guān)人員對所需檔案和資料進行復(fù)制和共享，最終實現(xiàn)信息的分享性和充分利用。另外，在行政檔案的管理中充分運用信息化的科學技術(shù)，還能通過建立電子檔案，實現(xiàn)信息的復(fù)制，最終能對檔案進行多次的利用和共享。值得一提的是，信息化的檔案庫不僅能無限次使用還能實現(xiàn)分享，而過程中信息不會產(chǎn)生變化，能保證信息的完整性。

結(jié)語：當前信息化技術(shù)在行政檔案管理工作之中的運用日益廣泛也日趨成熟，在各大領(lǐng)域的行政檔案管理工作中要想保證工作效率和質(zhì)量，其檔案管理工作必將要利用信息化的技術(shù)才能提升整體的水平。在信息化的技術(shù)指導(dǎo)下的行政檔案管理工作中，既能實現(xiàn)信息共享的目標，還具有一定的可復(fù)制分享性的優(yōu)勢，因此在行政檔案管理的工作中相關(guān)人員必須不斷地學習，緊跟信息時代發(fā)展的步伐，努力提高個人技術(shù)和水平，從而促進行政檔案管理工作整體的業(yè)務(wù)水平的提高，推動信息化科技的應(yīng)用才能最終實現(xiàn)行政檔案管理的現(xiàn)代化[4]。