吳冬晨
(湛江機電學(xué)?!V東湛江 524094)
在企業(yè)運營內(nèi)部,財務(wù)會計是對“已經(jīng)完成的資金周轉(zhuǎn)流動,進行全面系統(tǒng)的核算與監(jiān)督”,財務(wù)管理則是“在一定的整體目標(biāo)下,關(guān)于資產(chǎn)購置、資本的融通和經(jīng)營中現(xiàn)金流量,以及利潤分配的管理”。而EXCEL所具備的數(shù)據(jù)處理等系列功能,是財務(wù)會計與財務(wù)管理所正需要的。
企業(yè)內(nèi)財務(wù)會計與財務(wù)管理工作內(nèi)容有一定區(qū)別和聯(lián)系。綜合兩者的不同與聯(lián)系可以得出以下的兩者分別的工作內(nèi)容與目標(biāo)。
財務(wù)會計。會計工作的主要核心是核算與監(jiān)控。企業(yè)通過財務(wù)會計工作來達到快速并有效地反應(yīng)企業(yè)內(nèi)部責(zé)任履行狀況與業(yè)績方面的信息呈現(xiàn),以財務(wù)報表作為評價核心;而企業(yè)圍繞這種資金、業(yè)績與物資等變動情況的會計信息,展開財務(wù)管理的討論活動。
財務(wù)管理。財務(wù)管理的主要職能是五個方面,即預(yù)測、決策、預(yù)算、控制并分析考核。通過這五個管理環(huán)節(jié)實現(xiàn)對企業(yè)管理信息的了解,并進一步促進投資者決策的科學(xué)性、探索財務(wù)運行的質(zhì)量最大化途徑,確保企業(yè)的運行模式、資本分布與市場條件等處于最佳狀態(tài)。
EXCEL作為一類辦公軟件,具有對數(shù)據(jù)進行處理的便利功能。具體有以下幾方面。
①電子表格是EXCEL的最基礎(chǔ)功能,通過對對應(yīng)表格框的信息錄入?yún)R總成紙質(zhì)信息,將財務(wù)工作從以前的紙筆搭配簡化到計算機中,以工作表格為信息儲存、分享等活動的載體;②EXCEL對于表格內(nèi)信息具有通過有效值設(shè)定進而篩選以及進行刪除重復(fù)項操作的功能,比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式更為便利,減少計算錯誤,避免忽視的情況出現(xiàn);③通過對工作表格中的各項功能對電子表格進行單元格合并、添加背景色以增強對比觀感、行列整體操作、排序、編輯等,可以使數(shù)據(jù)得到更直觀的統(tǒng)合,較清晰便于查看;④還能做到一份文件多個表,讓相關(guān)資料得到更合理地搭配安排,便于使用;⑤在需要做數(shù)據(jù)根據(jù)某一條件進行相應(yīng)信息的一同分類時,電子表格中還有排序的功能,讓信息相關(guān)性和順序性更強,為信息查看與對比提供了更大的便利。
EXCEL除了對表格信息的處理功能外還具備一定計算能力。通過對某一些數(shù)據(jù)的公式計算,還能擴充完成一整列或一整行的計算,同時具備多個種類(常用函數(shù)、統(tǒng)計、邏輯、數(shù)據(jù)庫等),可以花較短時間完成多種復(fù)雜運算,提高了效率與準(zhǔn)確性。
尤其是其中存在財務(wù)系統(tǒng)的專門運算函數(shù),即財務(wù)與統(tǒng)計函數(shù),具有較多類別且對應(yīng)功能強大。比如VDB計算固定資產(chǎn)折舊率、PV計算償還額的當(dāng)前總值、ACCRINT計算債券應(yīng)計利息等,都是十分便利有用的功能。
EXCEL中有大量模板,尤其還是財務(wù)報表。方便了財務(wù)人員在使用時可以結(jié)合自己的需求以及信息格式需要進行篩選使用,為財務(wù)數(shù)據(jù)錄入和格式統(tǒng)一問題上提供了極大的便利。
宏功能則是幫助用戶同時完成大量重復(fù)性操作,直接進行宏功能設(shè)置就能完成可能需要花費的三倍時間工作,簡單而快速,減少了財務(wù)人員工作量并有效加快了工作速度。
EXCEL中還有折線圖、餅圖、柱狀圖等各類圖表,還有特殊類型的雷達圖、散點圖等滿足各類需求。使用者能快速從數(shù)據(jù)生成所需要的圖表。同時還能實現(xiàn)只對數(shù)據(jù)更改,EXCEL自動生成數(shù)據(jù)改后的對應(yīng)圖而無需人工操作,節(jié)省了不必要的工作量。
EXCEL在財務(wù)決策中的一大作用就是建立數(shù)據(jù)庫與數(shù)學(xué)模型。通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息共享;通過建立數(shù)學(xué)模型可以更好實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析,為實現(xiàn)企業(yè)的效益提升貢獻出巨大的力量。
當(dāng)然利用EXCEL進行信息錄入對比這自不用說,把EXCEL與財務(wù)工作進行更緊密結(jié)合的是它強大的數(shù)據(jù)處理功能。具體從以下幾方面進行兩者的結(jié)合。
企業(yè)內(nèi)的財務(wù)工作是圍繞各個經(jīng)營環(huán)節(jié)展開的。從人事到成本核算等,都會需要財務(wù)報表進行數(shù)據(jù)地直觀匯總,財務(wù)報表在會計中發(fā)揮著極大的作用。
企業(yè)主要的核算任務(wù)分布在成本、銷售預(yù)測與利潤分析方法上。針對成本,EXCEL將人力從繁瑣的計算量中解放,提供快速生成結(jié)果的可能,同時提高了準(zhǔn)確性;而針對銷售預(yù)測,因為影響因素較多,財務(wù)人員靠人力很難直觀預(yù)測銷售情況與利潤,而通過EXCEL財務(wù)人員可以利用它提供的“回歸分析、移動分析等”方法綜合消費者需求等進行統(tǒng)籌考慮。
同時圖表間的轉(zhuǎn)換還為財務(wù)人員提供了更快捷、直觀認(rèn)識的便利。而通過報表可以分別從負(fù)債情況、利潤情況、現(xiàn)金流量情況等對企業(yè)整體的效益走勢、盈利能力和發(fā)展?jié)摿τ幸欢ㄝ^為清楚而客觀的把握,以促進更好地制定相關(guān)政策。
圖1 企業(yè)內(nèi)財務(wù)需要用到的報表體系
現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)財務(wù)方面依舊存在不少問題,比如固定資產(chǎn)的計算問題,或是計算項目過于龐大,再計算時需要重新輸入浪費時間等問題。而這些都可以通過EXCEL的函數(shù)計算功能解決。利用計算折舊率的函數(shù)進一步優(yōu)化固定資產(chǎn)管理,利用函數(shù)對單元格的定位形成一定計算思維加快問題解決速度,進一步提高工作效率。相較于傳統(tǒng)模式中的各種數(shù)據(jù)登記后計算的模式,EXCEL只需要錄入幾種參數(shù)就能讓問題得到很好的解決。
用EXCEL解決折舊問題是需要得到重要關(guān)注的。折舊問題作為財務(wù)工作中的一大計算難點,因其包含各種不同的計算方法和大量計算內(nèi)容而成為一大難關(guān)。而在EXCEL操作中,利用相關(guān)的函數(shù)SLN、SYD等就能實現(xiàn)不同的計算方法(如直線折舊、年數(shù)總和法等),大大減少了財務(wù)人員的工作量。
此外,將財務(wù)工作與人事管理相結(jié)合也是一大便利之處。利用EXCEL實現(xiàn)員工的工資管理。從建立員工的基本信息表開始確立對應(yīng)的工資表,進而錄入每人對應(yīng)的發(fā)放信息。而工資條則可以通過宏操作實現(xiàn)統(tǒng)一操作,減少工作量。
財務(wù)工作需要用到各類財務(wù)報表,而報表的模式要求統(tǒng)一規(guī)范,這個時候EXCEL中的模板就成為了最好的選擇。將各類會計需要處理的內(nèi)容(包含有“賬務(wù)憑證、明細表、總賬、報表、底稿”等)進行模板化。通過使用模板可以實現(xiàn)EXCEL信息傳遞或共享時的統(tǒng)一化,避免造成個體理解不同的差異性,減少工作量。
正確的投資方向是企業(yè)的經(jīng)營關(guān)鍵,與企業(yè)是否能有效投入并應(yīng)用資金有密切關(guān)系。所以財務(wù)人員先利用EXCEL的各類報表分析資產(chǎn)走向,基于此再利用EXCEL中的數(shù)據(jù)分析功能以及建模功能可以有效對貨幣的價值、投資決策、基于固定資產(chǎn)折舊的資產(chǎn)管理等方面進行有效把控和分析。
圖2 財務(wù)會計利用報表進行分析的幾種方式
綜上,通過對會計與財務(wù)管理方面分別在對信息與數(shù)據(jù)內(nèi)容有一定處理、分析和支持決策的需要、EXCEL所具備的在電子表格、函數(shù)計算、模板與宏功能、各類圖表與透視圖和數(shù)據(jù)庫與數(shù)學(xué)模型的建立等方面的功能的探討,可以得出各類財務(wù)報表的制作輔助財務(wù)分析、利用各類函數(shù)進行完善企業(yè)內(nèi)財務(wù)工作不足處、活用各類模板與數(shù)據(jù)庫等實際應(yīng)用策略,通過這些應(yīng)用途徑可以最大化地實現(xiàn)EXCEL服務(wù)會計與財務(wù)工作,提高效率,減少工作量,提供最大化的便利。