馬瑞華

（山東省高密市人民醫(yī)院，山東 高密 261500）

檔案管理的信息化，主要是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點(diǎn)的信息化模式。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案更便于保存、修改、查詢和管理，降低檔案管理成本，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案的利用效率。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，如何建立和完善實(shí)用、高效的信息網(wǎng)絡(luò)化，對促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展十分重要?，F(xiàn)結(jié)合我院檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況談幾點(diǎn)看法。

1 檔案信息化必須納入醫(yī)院信息化建設(shè)的總體目標(biāo)

我院信息化建設(shè)開創(chuàng)初期，即將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，確立了“醫(yī)院信息歸檔及時(shí)、信息完善流暢、檔案開發(fā)利用效益最大化”的工作思路，把檔案管理工作擺上重要位置。與此同時(shí)，為檔案管理配齊配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，積極開展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識、能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部從事檔案管理工作，使醫(yī)院檔案工作走上有規(guī)劃、重點(diǎn)抓、專人管、重開發(fā)的信息化建設(shè)新路子。

2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須堅(jiān)持設(shè)施先進(jìn)的原則

我院始終高度重視檔案管理工作，在辦公用房緊張的情況下，按照中長期發(fā)展規(guī)劃，專門建設(shè)了檔案管理的專用庫房。整個(gè)檔案庫房設(shè)計(jì)引入了先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為我院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。目前，我院檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級管理，初步構(gòu)建立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。這也使我院檔案室成為省一級檔案室。

3 檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持管理與開發(fā)運(yùn)用并重的原則

檔案管理的核心目的是得到有效利用。為此，我院在制訂并實(shí)施了立卷歸檔、檔案管理等規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)檔案信息化系統(tǒng)的管理，不斷完善對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，在檔案信息轉(zhuǎn)存過程中使用檔案專用服務(wù)器，實(shí)行數(shù)據(jù)備份留存，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。在檔案信息資源和信息化處理和利用過程中，增強(qiáng)信息安全意識，采取技術(shù)手段，防止失密、泄密的發(fā)生，保證了醫(yī)院檔案信息化工作安全有序運(yùn)行，同時(shí)，在醫(yī)院工作中發(fā)揮了重要作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我院科學(xué)技術(shù)類檔案利用率達(dá)40%以上，影像類檔案利用率達(dá)50%以上。

4 檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持創(chuàng)新的原則

一是要在思想觀念上創(chuàng)新。要樹立積極的檔案信息轉(zhuǎn)化創(chuàng)新意識。檔案是一個(gè)龐大的信息庫，但各種信息比較零散地儲存在眾多的單體檔案中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值，因此，把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展需要的信息，是檔案工作義不容辭的職責(zé)。二是要在檔案工作管理模式上創(chuàng)新。過去在檔案工作中有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須創(chuàng)新。其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新。盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。檔案工作者要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)展、小創(chuàng)造、小革新，這些也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，還有好多的檔案工作可以通過計(jì)算機(jī)檔案管理軟件來完成，提高我們的工作效率。三是要在服務(wù)機(jī)制和手段上創(chuàng)新。要有強(qiáng)烈的信息推銷意識，檔案有巨大的信息量和需求市場，就要搞好調(diào)查研究，了解市場，明確市場需求，掌握市場動(dòng)態(tài)確定信息轉(zhuǎn)化的目標(biāo)和內(nèi)容，主動(dòng)開展深層次加工，拓寬服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段和服務(wù)平臺，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”，充分開發(fā)檔案價(jià)值，使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。