楊晟

摘 要：公共圖書館業(yè)務檔案的管理能夠體現(xiàn)整個圖書館的科學規(guī)范化管理水平，對公共圖書館的發(fā)展具有重要的意義。目前在公共圖書館業(yè)務檔案管理中還存在著管理意識、管理模式、管理技術(shù)和設施落后等問題，嚴重影響著業(yè)務檔案工作的展開和落實。加強對檔案管理的重視、完善檔案管理制度、提高管理人員綜合素質(zhì)、加快推進業(yè)務檔案管理的數(shù)字化建設都是強化業(yè)務檔案管理的有效舉措。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；業(yè)務檔案；策略

公共圖書館是我國社會主義公共文化服務體系的重要組成部分，體現(xiàn)著社會文明的進步。國家對公共圖書館的建設和發(fā)展非常重視。圖書館在建立及實踐過程中形成的極具有保存價值的珍貴資料都在公共圖書館的業(yè)務范圍，公共圖書館業(yè)務檔案管理是反映圖書館歷史進程的最佳見證。公共圖書館業(yè)務檔案的管理直接關(guān)系到整個圖書館科學規(guī)范化管理的水平，強化公共圖書館業(yè)務檔案管理對整個圖書館的發(fā)展具有重要的意義。

1 公共圖書館業(yè)務檔案管理的重要性

1.1 公共圖書館業(yè)務檔案管理是圖書館科學規(guī)范管理的要求和體現(xiàn)

2017年7月，文化部專門印發(fā)《“十三五”時期全國公共圖書館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，對公共圖書館服務水平及業(yè)務科學規(guī)范管理提出了更高、更明確的要求，這也是公共圖書館嚴格落實科學規(guī)范管理工作的挑戰(zhàn)及機遇。公共圖書館的業(yè)務檔案包括館內(nèi)的文書檔案、全館業(yè)務檔案、各部門檔案、個人檔案及相關(guān)聲像實物檔案等，這些檔案能夠體現(xiàn)整個圖書館的管理水平、工作人員工作水平、業(yè)務流程情況及服務社會情況，這些方案的規(guī)范化直接反映一個圖書館科學規(guī)范管理的水平。只有將最基本的業(yè)務檔案管理規(guī)范化，整個圖書館才能向著科學化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

1.2 公共圖書館業(yè)務檔案管理為公共圖書館自身發(fā)展提供記錄及借鑒

公共圖書館業(yè)務檔案是整個圖書館各項業(yè)務資料的總集，記錄著一個圖書館的建立、形成與發(fā)展，是一筆寶貴的財富。通過查閱、規(guī)整、調(diào)查、分析業(yè)務檔案，可以了解圖書館最真實的發(fā)展歷程，也可以發(fā)現(xiàn)圖書館在以往管理中的不足、工作中的紕漏以及取得的成果，為圖書館自身的發(fā)展提供借鑒。

1.3 公共圖書館業(yè)務檔案管理為圖書館研究提供一手資料

每個公共圖書館業(yè)務檔案都是其每項業(yè)務工作的最真實可靠的第一手資料，這些檔案對國家公共圖書館建設規(guī)章制度的制定、指導意見的出臺以及相關(guān)法律的完善都具有重要的應用價值。此外，圖書館業(yè)務檔案還可為圖書館史料編纂提供極具價值的資料。

2 公共圖書館業(yè)務檔案管理存在的問題

2.1 高層領(lǐng)導對業(yè)務檔案規(guī)范化管理意識薄弱

很多公共圖書館的高層領(lǐng)導仍然將工作重點放在圖書的借閱管理、文書檔案管理等方面，而忽略了業(yè)務檔案的管理工作。導致業(yè)務檔案管理機制缺失、管理部門職責不清、人員配備不到位、業(yè)務檔案管理混亂等一系列情況發(fā)生。高層領(lǐng)導不熟悉現(xiàn)代業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，沒有規(guī)范化管理意識，整個圖書館將難以實現(xiàn)規(guī)范化運營。

2.2 業(yè)務檔案管理模式落后

很多公共圖書館由于歷史原因和領(lǐng)導重視程度不夠，沒有形成完善的業(yè)務檔案管理制度。具體表現(xiàn)在：（一）缺乏專門部門進行統(tǒng)一管理。很多業(yè)務檔案散落在不同的部門，沒有專門的部門進行收集、整理、建檔，各部門職責不清，管理方式各異，極易出現(xiàn)檔案丟失卻互相推脫責任的情況。（二）缺乏規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務檔案管理制度。業(yè)務檔案的規(guī)范化管理體現(xiàn)在檔案的收集、整理、保管、開發(fā)再利用等各個環(huán)節(jié)。很多圖書館在收集檔案時出現(xiàn)遺漏缺失、整理時不進行合理的分類編目、登記保管時出現(xiàn)混亂、建檔后利用率差，都是因為館內(nèi)沒有制定并嚴格落實業(yè)務檔案管理制度。（三）檔案管理人員業(yè)務水平差。公共圖書館一些檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識掌握薄弱，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務培訓，規(guī)范管理意識差，業(yè)務水平不達標，工作時常出現(xiàn)失誤。

2.3 業(yè)務檔案管理技術(shù)和設施落后

目前一些公共圖書館在業(yè)務檔案管理中還采用傳統(tǒng)的管理技術(shù)，單一對紙質(zhì)文獻進行整理保存。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化、數(shù)字化公共圖書館建設將是大趨勢，這種落后的管理技術(shù)難以滿足時代的要求。

3 公共圖書館業(yè)務檔案管理強化策略

3.1 加強相關(guān)領(lǐng)導對業(yè)務檔案管理工作的重視

國家應將業(yè)務檔案管理與公共圖書館績效考評掛鉤，以此加強公共圖書館高層領(lǐng)導在思想上對業(yè)務檔案管理工作的重視。在分配工作時，應有專管領(lǐng)導負責這項工作，以督促業(yè)務檔案管理制度的制定、落實及責任考核。只有領(lǐng)導思想上重視，工作中嚴抓，公共圖書館的業(yè)務檔案管理才能落到實處。

3.2 完善業(yè)務檔案管理制度

業(yè)務檔案管理工作的順利展開和進行需要有一套科學、規(guī)范的管理制度作為保障。公共圖書館應成立專門檔案室具體負責業(yè)務檔案的管理工作，各部門成立檔案組協(xié)助檔案室落實業(yè)務檔案的收集整理工作。根據(jù)各個圖書館的具體情況，在符合我國檔案法的基礎(chǔ)上，通過制定相關(guān)的業(yè)務檔案管理辦法，明確業(yè)務檔案收集、整理、保管、借閱、歸還等各個環(huán)節(jié)管理流程，劃清各部門負責人檔案管理職責，確立職責監(jiān)督考核制度，真正實現(xiàn)業(yè)務檔案的統(tǒng)一科學規(guī)范化管理。

3.3 提高管理人員綜合素質(zhì)

《“十三五”時期全國公共圖書館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》特別指出要加強分級培訓及基層公共圖書館從業(yè)人員培訓。針對目前檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的情況，一是要做好招聘工作，要招聘專業(yè)對口，具有大專及以上學歷的人員進入工作崗位，積極落實好編制問題，提高工作人員的積極性。二是加大對檔案管理人員的業(yè)務培訓，多組織計算機技術(shù)、檔案管理等專業(yè)技術(shù)培訓，增加其對檔案管理學、圖書館學、情報學等相關(guān)學科的綜合應用能力。三是加強對管理人員思想政治教育，培養(yǎng)檔案管理人員愛崗敬業(yè)，認真負責的工作態(tài)度。四是嚴格落實責任考核制度。明確每一個檔案管理人員的工作職責，將工作情況與績效考核嚴格掛鉤，增加檔案管理人員的責任意識。

3.4 加快推進業(yè)務檔案管理的數(shù)字化建設

國家已將數(shù)字圖書館推廣工程列為我國公共數(shù)字文化服務體系建設的重大項目，將加大公共圖書館數(shù)字服務設施建設，并配置相應器材設備。這是每一個公共圖書館實現(xiàn)數(shù)字化管理的重要契機。將紙質(zhì)版業(yè)務檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔保存，組建檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理和文件處理形成一體化，可以有效的避免紙質(zhì)業(yè)務檔案在整理、保管時的破損遺失，極大的提高檔案管理人員的工作效率和管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，公共圖書館業(yè)務檔案管理不僅僅只是圖書館建設一項基本工作，更是公共圖書館科學規(guī)范管理的要求和體現(xiàn)。及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務檔案管理工作中的不足，采取科學有效的管理強化措施，切實建設好業(yè)務檔案管理平臺，才能更好的助力公共圖書館的建設和發(fā)展。

參考文獻

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