況婷　葉擎

摘 要：當(dāng)代社會(huì)人員流動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案調(diào)動(dòng)也更加頻繁，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足工作要求。基于對(duì)檔案管理系統(tǒng)的核心要求和人們雪球的分析，本文提出了一種檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)流程和設(shè)計(jì)過程中具體要求，并根據(jù)這種設(shè)計(jì)流程實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，為檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)提出指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；信息化；數(shù)據(jù)庫

檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)能夠充分提高檔案收錄、調(diào)用效率，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案館以及各種檔案管理機(jī)構(gòu)提高工作效率的重要手段，并且在未來的發(fā)展進(jìn)程中，這種信息化建設(shè)將會(huì)逐漸取代各類紙質(zhì)檔案，不但能夠大幅降低檔案儲(chǔ)存的空間需求，更能很好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享等功能。

1 檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1.1 確定檔案管理系統(tǒng)需求

不同種類的檔案代表的內(nèi)核也完全不同，所以在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，需要研究清楚檔案管理系統(tǒng)的需求和功能，通常檔案系統(tǒng)的功能確定要參考以下兩個(gè)因素：（1）客戶要求。通常用戶在系統(tǒng)設(shè)計(jì)前會(huì)告知需要管理的檔案種類，并提出具體要求，通常情況下，客戶要對(duì)檔案管理的保密級(jí)別進(jìn)行確定，從而進(jìn)行相關(guān)防火墻和密碼系統(tǒng)設(shè)計(jì)。（2）檔案本身因素。不同種類的檔案調(diào)用頻率不同，所以管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員需要對(duì)檔案本身有足夠了解，針對(duì)不同的調(diào)用頻率進(jìn)行不同的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

1.2 設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)框架

系統(tǒng)框架要根據(jù)系統(tǒng)需要滿足的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，例如對(duì)于居民醫(yī)療檔案，就可以采用“三軸式”框架，這種框架中的一條軸代表居民壽命，在這條軸上進(jìn)行節(jié)點(diǎn)劃分，代表居民的健康問題，在節(jié)點(diǎn)上方標(biāo)注具體的治療方式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案的記錄[1]。而對(duì)于稅收檔案管理系統(tǒng)的建立，只需在納稅時(shí)間上標(biāo)注納稅金額即可，相對(duì)來說較為簡(jiǎn)單。合適的框架建立能夠節(jié)約設(shè)計(jì)時(shí)間，并讓程序編寫過程變得相對(duì)容易，但是框架建設(shè)需要在對(duì)系統(tǒng)有充分了解的情況下進(jìn)行，防止功能缺失。

1.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫通常意義上是軟件數(shù)據(jù)儲(chǔ)存系統(tǒng)，所以數(shù)據(jù)庫建立要根據(jù)不同的系統(tǒng)要求進(jìn)行選用。由于當(dāng)今的檔案管理系統(tǒng)需要能夠滿足很多要求，除了能夠由各類檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)用，普通人也要能夠?qū)ψ约旱臋n案進(jìn)行有條件查閱，這就需要數(shù)據(jù)庫中的檔案和不同操作指令有一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，所以檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫采用實(shí)體主導(dǎo)型設(shè)計(jì)[2]。在檔案管理工作今后的發(fā)展過程中，電子儲(chǔ)存系統(tǒng)將會(huì)儲(chǔ)存越來越多的檔案，所以數(shù)據(jù)庫需要有很大容量，并能夠充分保證其運(yùn)行過程中的穩(wěn)定性。

1.4 各模塊詳細(xì)分析

檔案管理系統(tǒng)涉及數(shù)據(jù)庫、用戶界面、操作系統(tǒng)以及各項(xiàng)硬件設(shè)施，在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，需要對(duì)這些模塊進(jìn)行充分考慮。例如，硬件設(shè)施設(shè)計(jì)過程中，信息化建設(shè)需要充分考慮硬盤的存儲(chǔ)能力，這就要求對(duì)現(xiàn)有檔案的數(shù)據(jù)總量和這類檔案未來的數(shù)量增減數(shù)量有清醒認(rèn)識(shí)。除此之外，檔案管理系統(tǒng)還涉及檔案的數(shù)據(jù)傳輸，這就要對(duì)線纜對(duì)數(shù)據(jù)的傳輸能力進(jìn)行考慮，參考這些因素進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，能夠在很大程度上節(jié)省系統(tǒng)建設(shè)資金，充分降低成本。

2 檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

2.1 按設(shè)計(jì)要求編寫程序

要進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的建立，整個(gè)過程核心就是對(duì)程序進(jìn)行編寫，程序編寫需要滿足以下幾個(gè)要求：（1）正確性。在各類檔案管理機(jī)構(gòu)中，編程人員的數(shù)量相對(duì)偏少，所以在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，程序不出現(xiàn)錯(cuò)誤就是最基本的要求，正確的程序編寫能夠讓系統(tǒng)在投入運(yùn)行時(shí)降低故障率，減小工作負(fù)擔(dān)。（2）簡(jiǎn)潔性。由于檔案管理工作的特殊性，當(dāng)檔案管理系統(tǒng)投入運(yùn)行時(shí)，除了要保證低故障率外，還要能在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)立即排除，這就要求代碼的規(guī)范性和簡(jiǎn)潔性，能夠讓工作人員快速找到bug位置，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修復(fù)。（3）相關(guān)程序代碼編寫。在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和建設(shè)過程中，需要充分考慮整個(gè)系統(tǒng)的安全性，對(duì)于保密要求高的系統(tǒng)，不能采用各類殺毒軟件進(jìn)行安全防護(hù)，需要通過程序編寫來建設(shè)安全系統(tǒng)，所以要根據(jù)不同的保密級(jí)別設(shè)計(jì)防火墻。

2.2 硬件選取

硬件選取需要滿足以下要求：（1）安全性。檔案管理系統(tǒng)中檔案需要保存在各種硬盤中，但是很多硬盤自身帶有程序，會(huì)對(duì)檔案錄入和保存產(chǎn)生一定影響。這就要求在進(jìn)行系統(tǒng)硬件架設(shè)前，對(duì)各類硬盤進(jìn)行檢測(cè)，防止硬盤內(nèi)部程序危害檔案管理。同時(shí)還要對(duì)各類支撐結(jié)構(gòu)進(jìn)行強(qiáng)度監(jiān)測(cè)，防止在系統(tǒng)運(yùn)行過程中發(fā)生倒塌等事故，損壞設(shè)備導(dǎo)致檔案丟失。（2）穩(wěn)定性。硬件會(huì)在很大程度上制約軟件的運(yùn)行和使用，尤其是硬件的穩(wěn)定性將直接決定系統(tǒng)能不能夠正常使用，所以需要在整個(gè)系統(tǒng)正式建設(shè)前，對(duì)各類設(shè)備進(jìn)行長(zhǎng)期檢測(cè)，觀察其能否滿足使用要求。（3）經(jīng)濟(jì)性。對(duì)硬盤和各類線纜來說，其工作性能會(huì)極大影響價(jià)格，為了滿足系統(tǒng)建設(shè)過程中的經(jīng)濟(jì)性要求，需要對(duì)各種電子設(shè)備進(jìn)行選取，該過程需要參考使用需求來進(jìn)行硬件選取，在保證系統(tǒng)能夠正常工作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)性。

2.3 檔案管理系統(tǒng)架設(shè)

檔案管理系統(tǒng)架設(shè)涉及兩個(gè)方面，一是軟件部分架設(shè)，就目前而言，在進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)時(shí)，軟件建設(shè)人員會(huì)根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的電腦操作系統(tǒng)進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)和編程，進(jìn)行系統(tǒng)架設(shè)時(shí)，將軟件部分導(dǎo)入電腦即可進(jìn)行相應(yīng)操作。二是對(duì)硬件部分進(jìn)行架設(shè)，主要涉及三個(gè)方面：（1）服務(wù)器和硬盤架設(shè)。在檔案管理機(jī)構(gòu)選取了合適的硬盤和服務(wù)器后，需要將電子檔案導(dǎo)入到硬盤中進(jìn)行存儲(chǔ)，在該過程中，不能讓檔案缺失。（2）線纜架設(shè)。在該過程中，除了要保證各類線纜與不同設(shè)備的正確連接，還要保證線纜架設(shè)的合理性，對(duì)不同種類的線纜采用不同的固定方式和固定位置，方便從業(yè)人員進(jìn)行檢修。（3）支撐設(shè)施架設(shè)。該過程需要保證各類設(shè)施的穩(wěn)定性，消除支撐設(shè)施對(duì)系統(tǒng)帶來的影響。

2.4 系統(tǒng)調(diào)試

在完成檔案管理系統(tǒng)的架設(shè)過程后，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，由于調(diào)試目的是為了發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的不足和可能出現(xiàn)的問題，在調(diào)試過程中不能采用正式檔案進(jìn)行驗(yàn)證，需要建立大量與檔案格式相同的文件，將其導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中。調(diào)試過程涉及硬件和軟件兩個(gè)方面，對(duì)軟件系統(tǒng)而言，需要測(cè)試檔案錄入和調(diào)用速度，以及滿負(fù)荷狀態(tài)下的系統(tǒng)響應(yīng)速度，其中最需要測(cè)試的是軟件的故障率，對(duì)軟件系統(tǒng)中存在的bug進(jìn)行消除。硬件的調(diào)試主要是系統(tǒng)的容量，并要測(cè)試滿負(fù)荷工作狀態(tài)下線纜以及主要設(shè)備的發(fā)熱量，防止出現(xiàn)重大安全事故。

2.5 配套設(shè)施選取架設(shè)

在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，還要針對(duì)可能出現(xiàn)的事故設(shè)計(jì)相關(guān)安保措施，其中最重要的就是消防系統(tǒng)，以及人員監(jiān)控系統(tǒng)，這兩個(gè)系統(tǒng)可以采用通信工程和電子信息工程進(jìn)行設(shè)計(jì)，采用單片機(jī)將這兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，發(fā)生事故的第一時(shí)間處理問題，該系統(tǒng)要將監(jiān)測(cè)設(shè)備與保護(hù)設(shè)施進(jìn)行連接，保證系統(tǒng)完成事故的預(yù)處理。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理系統(tǒng)與信息化技術(shù)具有很高的契合度，檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)成為了未來的發(fā)展趨勢(shì)。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要涉及系統(tǒng)需求確定、系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)等方面，而檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，需要從硬件和軟件兩方面進(jìn)行建設(shè)，滿足檔案管理系統(tǒng)的工作要求。

參考文獻(xiàn)

[1]吳開興，陳旭，翟自勇.居民健康檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件，2013，30（04）：214-2

[2]王道乾，文俊浩.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的面向?qū)ο蠹夹g(shù)研究[J].計(jì)算機(jī)工程與設(shè)計(jì)，2007（14）：3539-3541.