范勇興

物料編碼是ERP系統中各種數據和信息最主要的標識和特征，是企業(yè)數字化管理的基礎；統一、規(guī)范的物料編碼是實現物資需求標準化、采購標準化的前提。油田物資部門通過管理現狀調研、專家評審、可行性及效果分析，積極探索物料編碼管理的新途徑，為規(guī)范提報、科學編制、有效使用奠定了基礎，促進了物料編碼管理水平的新提升。

一、物料編碼管理存在的問題

（一）管理要求與實際應用之間的矛盾日益凸現

隨著ERP系統的深入應用，原有物料編碼庫存在的問題日益顯現，標準化、精細化的物資管理要求與實際應用之間的矛盾越發(fā)突出，主要表現為：物料描述不準確、不規(guī)范，使用時容易產生認識上的歧義，引起溝通上的困難；編碼分類標準不統一和信息重復，存在跨大小類、跨部門、一物多碼現象，造成管理的混亂；編碼長期不使用，標準價偏離當期市場規(guī)律，給標準化采購管理帶來諸多問題；技術淘汰、不符合安全、環(huán)保及相關政策編碼的大量存在，給油田的安全供應帶來潛在隱患。

（二）新增物料編碼提報質量不高

一是新增編碼的申請是一項技術性較強的工作，需要提報人員具備一定的專業(yè)知識，了解掌握該項物資的相關技術參數、特征量、用途、大類界定等信息。二是沒有完善的考核標準和健全的考核機制，造成需求單位提報新增編碼隨意性較大、填報申請基礎資料不全、相同物資重復提報、新增編碼不使用、工作效率低下和人為因素影響等現象。

（三）新增編碼申請流程冗長、效率低下

物料編碼管理涉及業(yè)務、管理、信息、質檢、財務、支持中心等多個部門，而新增編碼申請工作由各業(yè)務部門計劃人員兼職；一條編碼的申請需經過多個業(yè)務流轉環(huán)節(jié)及各部門的層層審核，個別審核人員由于缺乏全面、專業(yè)的知識，未能有效發(fā)揮崗位職責，沒有真正起到監(jiān)督把關作用，導致整個新增編碼申請流程冗長、環(huán)節(jié)復雜、信息不暢、效率低下、過程失控。

二、物料編碼優(yōu)化與管理措施

（一）全面梳理物料編碼庫

1.對物料編碼分類建庫。對ERP系統內的全部編碼進行遴選，以18個月內是否發(fā)料為條件，分別選出非常用物料編碼和常用物料編碼，做出標識，分別建庫；由業(yè)務部門對列入非常用庫和常用庫的編碼逐條分揀梳理，提出處理建議。在物料編碼梳理過程中，有重點的開展工業(yè)標準化提升工作，進一步規(guī)范物資品牌、規(guī)格型號、價格體系和執(zhí)行標準等內容。

2.廣泛征詢使用單位意見。為深入查找問題編碼，使編碼梳理工作達到預期目的，向油田生產單位發(fā)放《問題編碼調查統計表》，征詢使用單位的意見和建議，重點查找生產常用物資無編碼、價格信息不合理、物料描述不準確、跨大、小類編碼等問題，使普遍意義的問題針對化、集中化，為解決問題提供方向。

3.專業(yè)評審確定最終結果。在油田范圍內抽調生產、管理、專業(yè)技術人員組成專業(yè)評審小組，發(fā)揮專業(yè)技術優(yōu)勢，對編碼初審結果進行綜合技術評審，最終確定編制意見和審核結果。

（二）強化新增編碼提報及日?？己?/p>

1.規(guī)范編碼提報審核。為提高新增編碼提報及時率、準確率和使用率，對需求單位新增編碼提報審核程序及附帶材料進行了完善和規(guī)范，要求二級單位在提報《物料主數據維護申請表》的同時，必須附帶能準確反映新增物料編碼特征量所需的產品說明書、技術參數、制造工藝、設計圖紙等技術文件及書面需求計劃。其中，書面需求計劃用于掌握新增編碼的必要性和可行性，技術文件用于物料主數據管理員審核編碼的屬性、特征描述及唯一性，確保物料編碼提報的準確性和一次通過率。

2.強化日常管理考核。修訂完善績效考核標準，將二級單位新增編碼使用率和新增編碼日常基礎資料管理納入油田物資系統年度績效考核范疇，進一步提高二級單位對新增編碼管理的重視程度。同時，對新增編碼使用率采取“月度通報排序、季度考核公布、年終指標兌現”的考核方式，實行業(yè)務部門與二級單位雙向考核，促進業(yè)務部門與物資需求單位的業(yè)務對接和工作協調，強化服務與管理并重的管理模式。

（三）優(yōu)化新增編碼工作流程

現有流程因環(huán)節(jié)多、流程長、審批程序復雜、信息傳遞不暢，造成了工作效率低、編碼質量差、責任不清，直接影響到了下步采購、供應工作的正常運行。針對現有流程存在的主要問題，從申請發(fā)起、材料提交、權限轉移、后期維護等方面進行了優(yōu)化改造，形成了物資編碼的閉環(huán)管理，強化了部門責任，利于下步的監(jiān)督、管理、考核和責任追究，達到了提升物料編碼綜合管理水平的目的。

（四）專人專崗專業(yè)化集中管理

針對物料編碼管理職能分散、職責不清的問題，從轉變管理思路入手，整合內部資源，設置專人專崗，對物料編碼實施專業(yè)化集中管理，提高了物料編碼管理效能。

1.專業(yè)崗位設置。針對編碼管理職能分散、職責不清的問題，將原來分散在業(yè)務、管理、信息等部門的物料編碼業(yè)務、管理職能整合歸并，設立專物料主數據管理崗，集中負責收集、審核、向中國石化代碼網站提交新增物料編碼申請、編碼的下載與維護、組織物料編碼評審、屬性界定、信息反饋及管理考核等工作。

2.建立專家聯合評審機制。對大類歸屬模糊需界定的新增編碼，物料主數據管理崗組織提報單位、業(yè)務、質量、技術、管理等部門成立專家組進行專業(yè)評審，確認物料屬性、物資歸類、標準描述、特征量、計量單位等要素，解決因歸類標準不統一而造成的跨大、小類重復提報編碼的問題。

3.建立編碼庫日常管理機制。物料主數據管理崗負責定期對編碼庫進行維護，有計劃的開展編碼的梳理工作，內容包括物料描述、計量單位、工業(yè)標準描述、采購組、MRP控制者、質檢屬性、評估級別、標準價等屬性信息維護；標準價的問題收集；常用編碼與非常用編碼的系統管理；編碼相關問題的組織調研與研討；評審結果的應用；形成了常態(tài)化的日常管理機制。

4.加強基礎資料管理。物料主數據管理崗負責建立《新增編碼管理臺賬》，跟蹤記錄新增編碼提報單位、提報人、提報時間、提報資料、完成時間、反饋時間及內容等信息，確保全過程的可追溯性，為新增編碼管理考核提供可靠依據，利于前期工作效果的評估和下步工作的持續(xù)改進。