張永花

摘要：高等職業(yè)院校會計檔案記錄著學(xué)校在科研、教學(xué)以及管理等各方面的經(jīng)濟(jì)活動，同時也可以指導(dǎo)學(xué)校的各項活動開展。但是從我國高等職業(yè)院校會計檔案管理的現(xiàn)狀分析來看，其中還存在很多的問題，如果不進(jìn)行及時的改善，竟會影響檔案管理的作用發(fā)揮。接下來將對我國高等職業(yè)院校會計檔案管理現(xiàn)狀和問題進(jìn)行具體的分析，并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；會計檔案管理；問題；對策

高職院校會計檔案是對學(xué)校各項經(jīng)濟(jì)活動的記錄，包括財務(wù)管理以及會計核算等活動中產(chǎn)生的具有保存價值的信息和材料，能夠反映出高等職業(yè)院校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，所以也是高等職業(yè)院校檔案中的重要組成部分，因此做好會計檔案管理可以促進(jìn)高職院校得到更好的發(fā)展。

一、高職院校會計檔案管理的現(xiàn)狀和問題分析

（一）會計檔案管理制度不完善

從我國當(dāng)前的高等職業(yè)院校檔案管理的情況來看，還沒有一個統(tǒng)一的管理制度。通過對10所高職院校的調(diào)查顯示，7所院校的會計檔案管理中沒有標(biāo)準(zhǔn)化的制度形式，占調(diào)查的70%。這也使得檔案管理在落實的過程中存在一定的難度，影響會計檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。信息時代下，會計檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化，導(dǎo)致會計信息的數(shù)量不斷的提升，形式也呈現(xiàn)多元化。會計管理也必須要加強(qiáng)對制度的建設(shè)。但是從目前的情況來看，會計檔案管理制度的制定中，沒有認(rèn)識到管理制度的重要作用，使得制度不夠完善，存在很多漏洞，對高職院校會計檔案管理造成一定的隱患，影響管理的質(zhì)量和效率。

（二）會計檔案資料采集不全面

高等職業(yè)院校會計檔案管理中，存在的會計信息種類比較多，如果對會計信息的收集和整理不夠完善，將會導(dǎo)致會計管理工作無法順利、高效的開展，所以還需要加強(qiáng)對會計資料采集的管理。但是由于高職院校對會計檔案管理的不重視，使得在對會計檔案信息的收集中存在疏忽，導(dǎo)致會計檔案管理存在嚴(yán)重的問題。比如在會計檔案資料的收集過程中，沒有將會計財務(wù)報表等相關(guān)的信息納入到收集的范圍內(nèi)，從而使得會計檔案的信息不全面，會計檔案管理的水平也難以得到有效的提升。此外，會計檔案的完整性也影響會計信息的呈現(xiàn)，如果會計信息在保存的過程中存在疏漏，將嚴(yán)重影響會計信息的全面性，導(dǎo)致會計信息失真。

（三）會計檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

要想有效的提升會計檔案管理質(zhì)量，首先需要注重對會計檔案管理人員能力和素質(zhì)的提升。目前高等職業(yè)院校會計檔案管理人員的能力和素質(zhì)還無法滿足管理的需求，難以有效的完成檔案管理工作，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。究其原因，主要是高職院校對會計檔案管理的重視度不足，所以在會計檔案管理人員的招聘中，對人才的素質(zhì)和能力要求不高，進(jìn)而在實際的工作中出現(xiàn)很多的管理問題，同時由于責(zé)任心不強(qiáng)也使得管理工作的落實不完善，導(dǎo)致會計資料失真。

（四）會計檔案管理的信息化建設(shè)不足

高職院校的擴(kuò)招使得會計信息也越來越多，從而使得傳統(tǒng)的會計管理方式難以滿足大量信息的要求，進(jìn)而造成會計信息管理混亂，而要想提升現(xiàn)代會計檔案管理工作效率，還需要順應(yīng)時代的發(fā)展，構(gòu)建信息化管理體系。我國高等職業(yè)院校會計管理工作中的現(xiàn)代化、信息化管理模式落后，管理技術(shù)不足，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)不夠完善。而且當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)象仍然廣泛存在，電力檔案的生成和利用率都不高，進(jìn)而導(dǎo)致會計檔案在查找和應(yīng)用中的難度增大

二、高等職業(yè)院校會計檔案管理效率的提升途徑

（一）完善會計檔案管理制度

管理制度是保證管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，是對管理工作的引導(dǎo)和規(guī)范，所以要想提升會計檔案管理的效率，首先還需要加強(qiáng)對會計檔案管理制度的建設(shè)。首先，在會計檔案管理的制度建設(shè)中，注重制度的規(guī)范性和針對性。會計檔案管理制度中需要根據(jù)國家的相關(guān)法律制度，并針對高職院校具體的管理情況制定針對性的會計檔案管理制度，同時在制度制定完成后，還需要保證嚴(yán)格的落實，提升檔案管理的規(guī)范性。

（二）健全會計檔案內(nèi)部管理機(jī)制

提升對會計檔案管理工作的重視，并不斷的對會計管理工作進(jìn)行完善，根據(jù)信息時代下檔案的管理要求以及歸檔等方面的規(guī)定，加強(qiáng)對檔案立卷、編制以及保存等方面的改進(jìn)。同時財務(wù)部門還需要保證會計憑證等信息的收集和管理，進(jìn)而使檔案管理更加完善化，為檔案管理工作的順利開展提供有利條件。此外，加強(qiáng)對會計檔案管理內(nèi)部的控制制度完善，并通過債權(quán)債務(wù)清理工作，清除超期檔案。

（三）提升檔案管理人員能力和素質(zhì)

高等職業(yè)院校的會計檔案管理人員一般都是會計專業(yè)方面的人才，缺乏檔案管理方面的理論知識和實踐經(jīng)驗，所以高校還需要加強(qiáng)對檔案管理人員的重視，可以通過組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)或者到高校深造的方式等，提升這些人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)，并掌握現(xiàn)代會計檔案管理的技術(shù)和方法，提升會計檔案管理水平。此外，還需要加強(qiáng)對會計檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)以及責(zé)任心等方面的培訓(xùn)，提升其綜合檔案管理能力。

（四）加強(qiáng)會計檔案管理的信息化建設(shè)

高職院校會計檔案管理中，要想有效的提升管理質(zhì)量，還需要加強(qiáng)對檔案管理的信息化建設(shè)。首先，高職院校需要加大對信息化平臺建設(shè)的投入，保證信息化平臺的軟硬件設(shè)施符合標(biāo)準(zhǔn)。其次，還需要根據(jù)信息化平臺的建設(shè)要求，加強(qiáng)對檔案管理人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其熟練的掌握檔案信息化管理的相關(guān)操作，并加強(qiáng)在檔案管理中的推廣。

三、結(jié)語

綜上所述，高職院校會計檔案管理中由于制度的不完善，管理人員素質(zhì)欠缺以及信息化建設(shè)不足等原因，導(dǎo)致會計檔案管理中還存在很多的問題，對檔案管理作用的發(fā)揮具有一定的限制作用，所以還需要加強(qiáng)對檔案管理工作的完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]何平.對加強(qiáng)高校會計檔案管理的思考[J].廣西工學(xué)院學(xué)報，2007（S1）：232-234.

（作者單位：濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）