高秀娟

摘 要：針對(duì)學(xué)籍檔案的管理，在過(guò)去都是要通過(guò)大量的儲(chǔ)存空間來(lái)進(jìn)行管理工作。其中的信息內(nèi)容就包括了相應(yīng)的考試成績(jī)數(shù)據(jù)、社團(tuán)實(shí)踐數(shù)據(jù)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等的數(shù)據(jù)。而因?yàn)樵谶M(jìn)行教學(xué)中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導(dǎo)致了在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的時(shí)候容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。伴隨著信息化的進(jìn)程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實(shí)意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲(chǔ)的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對(duì)這些我們進(jìn)行以下的討論從而說(shuō)明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。鑒于此，本文是對(duì)信息時(shí)代下高校學(xué)籍檔案管理模式的不足及創(chuàng)新進(jìn)行研究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校學(xué)籍檔案；檔案管理

現(xiàn)階段，隨著高校辦學(xué)與招生規(guī)模的擴(kuò)大，給高校各項(xiàng)管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。而高校學(xué)籍檔案管理作為高校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，雖然具有較強(qiáng)的政策性、原則性及服務(wù)性，但在管理過(guò)程中呈現(xiàn)出各種各樣的問(wèn)題。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，大部分高校對(duì)學(xué)籍檔案管理并不科學(xué)，并且檔案信息資源利用程度尚淺，不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求。因此，基于信息時(shí)代背景下，需打破傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式，革新高校學(xué)籍檔案管理模式，這是當(dāng)前各高校值得深思的問(wèn)題。

1 高校學(xué)籍檔案含義

學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)生的各項(xiàng)信息，作為高校重要的信息資源，具有內(nèi)容廣泛性、周期性等特點(diǎn)。它真實(shí)記載與反映了學(xué)生入校開(kāi)展至到畢業(yè)以來(lái)各個(gè)方面發(fā)展情況。是高校學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成，并作為學(xué)校教學(xué)發(fā)展歷史和學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過(guò)程的原始憑證。其主要包括：高考成績(jī)單、學(xué)籍卡、入學(xué)通知書(shū)等。其為教學(xué)管理、研究提供詳實(shí)可靠的資料，為學(xué)校其他工作服務(wù)與學(xué)生畢業(yè)后工作安置提供了參考。是教學(xué)質(zhì)量與管理水平的明證，在對(duì)學(xué)生的綜合考查中發(fā)揮著重要的作用。

2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點(diǎn)，在進(jìn)行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來(lái)了。在進(jìn)行高等教育的過(guò)程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)大，而近些年高校教育也針對(duì)社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這對(duì)于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來(lái)說(shuō)，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對(duì)新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是原本需要三人進(jìn)行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個(gè)人就可以完成，如，在過(guò)去需要三個(gè)管理人員進(jìn)行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個(gè)管理員坐在電腦前就可以通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對(duì)資源方面，實(shí)現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對(duì)同校不同院，這就不屬于一個(gè)檔案管理儲(chǔ)存，那么在展開(kāi)分析的過(guò)程就會(huì)出現(xiàn)很?chē)?yán)重的拖延。再簡(jiǎn)單點(diǎn)的說(shuō)就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒(méi)有數(shù)字化的學(xué)籍管理，在進(jìn)行人員調(diào)配過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)拖延，而原來(lái)需要三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。

再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們?cè)谝酝慕虒W(xué)管理中也難免會(huì)遇到一些檔案遺失的問(wèn)題，那么在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進(jìn)行備份，從而在某一個(gè)同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進(jìn)行補(bǔ)檔的時(shí)候也僅僅只能證明其曾在這里進(jìn)修過(guò)。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補(bǔ)這項(xiàng)缺點(diǎn)。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的保存只需要一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，可能數(shù)據(jù)庫(kù)比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進(jìn)程中，對(duì)于這一點(diǎn)完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過(guò)數(shù)字檔案進(jìn)行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。

最后，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們?cè)谶M(jìn)行高校的學(xué)籍檔案管理中，因?yàn)檫^(guò)去的管理模式需要大量的人力物力，進(jìn)行檔案的管理的存儲(chǔ)，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡(jiǎn)化了其中的大量問(wèn)題，這樣在無(wú)形之中其實(shí)為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也降低了大量的成本。

3 高校學(xué)籍檔案管理的重要性

對(duì)于高校學(xué)生學(xué)籍檔案，主要記錄學(xué)生在校期間的重要事跡、內(nèi)容等，其成為以后工作與學(xué)習(xí)各組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行、選拔、任用等主要依據(jù)，可見(jiàn)管理的重要性，其主要表現(xiàn)在真實(shí)體現(xiàn)了畢業(yè)生綜合素質(zhì)、為用人單位選擇提供依據(jù)及作為人事檔案的重要基礎(chǔ)，以下呈現(xiàn)的是具體的內(nèi)容：

3.1 真實(shí)體現(xiàn)了畢業(yè)生綜合素質(zhì)

高校學(xué)生學(xué)籍檔案，其包括畢業(yè)生實(shí)習(xí)過(guò)程、學(xué)生先進(jìn)事跡等，其有關(guān)聯(lián)的部門(mén)及人員有教務(wù)處，學(xué)院教學(xué)及其秘書(shū)，實(shí)習(xí)學(xué)生，實(shí)習(xí)指導(dǎo)老師，實(shí)習(xí)單位，實(shí)習(xí)檢查老師等。其內(nèi)容與人員涉及廣泛，在各方面協(xié)調(diào)管理下，形成學(xué)生學(xué)籍檔案材料，其內(nèi)容是學(xué)生在校期間的真實(shí)記錄，可有效呈現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量、獎(jiǎng)懲及表現(xiàn)。從學(xué)生學(xué)籍檔案中，可對(duì)學(xué)生的基本信息、教育背景及在校的綜合素質(zhì)水平情況進(jìn)行了解，同時(shí)可清楚高校對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)過(guò)程。

3.2 為用人單位選擇提供依據(jù)

學(xué)生學(xué)籍檔案具有較高的權(quán)威性，學(xué)生在畢業(yè)后實(shí)際就業(yè)過(guò)程中，大部分的用人單位，可根據(jù)學(xué)生檔案，進(jìn)行政治審查，通過(guò)翻閱畢業(yè)生的檔案資料，了解學(xué)生不同階段與時(shí)期的學(xué)習(xí)、生活等方面情況與表現(xiàn)。基于此，一份詳盡而全面的畢業(yè)生檔案資料，將會(huì)使學(xué)生處于強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)中，從而擁有更多的就業(yè)選擇與表現(xiàn)機(jī)會(huì)。因此，加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理十分重要。

3.3 作為人事檔案的重要基礎(chǔ)

人事檔案在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織中形成的，主要對(duì)個(gè)人的工作表現(xiàn)、政績(jī)進(jìn)行記錄與反映。作為個(gè)人學(xué)歷、身份等方面的依據(jù)。對(duì)于高校學(xué)生的人事檔案，由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化而來(lái)。學(xué)生可在畢業(yè)階段，通過(guò)簽訂靈活就業(yè)、就業(yè)協(xié)議、等，獲得報(bào)到證，并將其歸屬于學(xué)籍檔案中，由學(xué)校投入人事管理部門(mén)或人才交流機(jī)構(gòu)后，學(xué)生學(xué)籍檔案真實(shí)轉(zhuǎn)化為人事檔案。因此，學(xué)生的畢業(yè)檔案作為人事檔案的重要基礎(chǔ)。

4 在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問(wèn)題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說(shuō)仍存在著很多的問(wèn)題，這里進(jìn)行一定的總結(jié)和分析。

首先，在進(jìn)行管理中，由于數(shù)字化水平無(wú)法達(dá)到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個(gè)管理模式，但是我國(guó)數(shù)字化時(shí)代開(kāi)始的比較晚，所以相對(duì)的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達(dá)，在進(jìn)行管理中，很多問(wèn)題都不能有效的解決。與此同時(shí)在進(jìn)行這項(xiàng)管理中，也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰、黑客等問(wèn)題，都可能會(huì)出現(xiàn)一定的危機(jī)。

其次，在進(jìn)行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對(duì)于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國(guó)發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無(wú)法將這項(xiàng)任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)妥善完成。

再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善。現(xiàn)在我國(guó)的高校在對(duì)學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點(diǎn)，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都無(wú)法改善。

最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開(kāi)始有了建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)，可是在進(jìn)行實(shí)施的過(guò)程中，仍舊由于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，無(wú)從開(kāi)始進(jìn)行。而在進(jìn)行這項(xiàng)改革中，其主要的問(wèn)題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項(xiàng)任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。

5 信息時(shí)代背景下高校學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新路徑

基于信息時(shí)代背景下，對(duì)于創(chuàng)新高校學(xué)籍檔案管理，其路徑表現(xiàn)在學(xué)籍檔案管理觀念創(chuàng)新、學(xué)籍檔案管理方式創(chuàng)新、學(xué)籍檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理人才資源創(chuàng)新及做好學(xué)籍檔案開(kāi)發(fā)利用工作，這有利于高校學(xué)習(xí)檔案信息能更好地服務(wù)于社會(huì)，促進(jìn)了高校學(xué)籍檔案信息化管理方向發(fā)展，以下呈現(xiàn)的是具體的內(nèi)容：

5.1 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理觀念

對(duì)于該校學(xué)籍檔案管理，作為管理創(chuàng)新的成功保證是觀念創(chuàng)新。具體方法為：首先，將觀念創(chuàng)新意識(shí)貫穿在管理的全過(guò)程。這要求管理者要從實(shí)際情況出發(fā)，打破傳統(tǒng)的管理觀念，明確知識(shí)化、社會(huì)化及網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理創(chuàng)新的意義。其次，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到學(xué)生是學(xué)籍管理的主體，需樹(shù)立“以學(xué)生為本”的管理理念，完善其人格修養(yǎng)，激發(fā)學(xué)生的主體意識(shí)，提高其綜合素質(zhì)的發(fā)展。這不僅是高校各項(xiàng)工作所要達(dá)到的目標(biāo)，也是高校學(xué)籍檔案管理的目的所在。

5.2 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理方式

目前，對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理，由于受經(jīng)濟(jì)條件與行政管理?xiàng)l例影響，其管理模式呈現(xiàn)落后性與局限性的特點(diǎn)。學(xué)生學(xué)籍檔案手工操作，不僅耗費(fèi)了大量的人物資源，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤：網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)容易出現(xiàn)管理盲區(qū)；計(jì)算機(jī)管理缺乏及時(shí)性與完整性等。因此，創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理方式，首先要建立學(xué)籍檔案條目的自動(dòng)化檢索，更新設(shè)備與技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化?？刹捎矛F(xiàn)代化管理手段，將學(xué)校中心與學(xué)籍檔案管理工作結(jié)合，為其利用提供一定的條件。另外，建立并完善高校學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校、教育部分管理、資源共享等統(tǒng)一，將學(xué)籍檔案管理朝向社會(huì)化、多元化及優(yōu)質(zhì)化方向發(fā)展。

5.3 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理內(nèi)容

對(duì)于學(xué)籍檔案管理，其內(nèi)容涉及問(wèn)題較多，為了加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，主要從將學(xué)生基本信息錄入程序簡(jiǎn)化、一體化成績(jī)信息管理及學(xué)生學(xué)籍資料統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源共享幾個(gè)方面進(jìn)行，具體方法如下：

（1）將學(xué)生基本信息錄入程序簡(jiǎn)化。傳統(tǒng)的學(xué)生基本信息入黨，都是管理人員從學(xué)生升學(xué)檔案中錄入，然后根據(jù)學(xué)生填寫(xiě)的學(xué)籍表，補(bǔ)充相關(guān)的資料，這使管理人員需隔一段時(shí)間，向?qū)W生進(jìn)行信息征集，以此補(bǔ)充資料，這增加了管理人員的工作內(nèi)容。而建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，管理人員可直接從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行資料下載，其他的工作由學(xué)生完成。一方面學(xué)生可自行查閱個(gè)人基本信息，另一方面學(xué)生可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況，將檔案信息進(jìn)行更新與補(bǔ)充。學(xué)校根據(jù)學(xué)生完善的學(xué)籍檔案信息進(jìn)行使用。（2）一體化成績(jī)信息管理。學(xué)生的成績(jī)信息內(nèi)容較多，比如平時(shí)成績(jī)、期中成績(jī)、重修成績(jī)等。而成績(jī)管理是學(xué)籍信息管理的重要一部分。以往學(xué)生的成績(jī)管理工作比較復(fù)雜，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而使用信息化檔案管理系統(tǒng)后，管理部門(mén)可在系統(tǒng)中輸入每學(xué)期教學(xué)計(jì)劃的相關(guān)內(nèi)容，教師負(fù)責(zé)登錄系統(tǒng)錄入成績(jī)，核查無(wú)誤后提高，這樣一體化成績(jī)信息管理，可以方便學(xué)生進(jìn)行信息搜索，還滿足了高校擴(kuò)招、專業(yè)增加情況下學(xué)籍檔案管理。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)信息時(shí)代下高校學(xué)籍檔案管理模式的不足及創(chuàng)新的研究，了解了高校學(xué)籍檔案管理的重要性，根據(jù)高校學(xué)籍檔案管理存在的不足，分析了信息時(shí)代下高校學(xué)籍檔案管理呈現(xiàn)的一系列問(wèn)題，提出了創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理觀念、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理方式、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理內(nèi)容、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理人才資源及做好學(xué)籍檔案開(kāi)發(fā)利用工作路徑，這有利于高校學(xué)籍檔案信息化管理，對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)高校教學(xué)與社會(huì)發(fā)展需要具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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