朱佰雙

在信息社會(huì)飛速發(fā)展的今天，檔案信息日益成為經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展不可或缺的組成部分。科學(xué)管理與有效利用檔案信息服務(wù)社會(huì)發(fā)展，是檔案工作的重要任務(wù)。因此，必須采用新技術(shù)、新途徑、新手段加大檔案信息服務(wù)的領(lǐng)域和范圍。檔案信息化是檔案工作的發(fā)展方向，也是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的有效手段。為了能夠更加完善檔案信息化建設(shè)，筆者認(rèn)為，要從多方面進(jìn)行思考，才能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的全方位發(fā)展。

1 完善政策法規(guī)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中始終堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范管理的原則，量力而行、循序漸進(jìn)地組織實(shí)施。要保障檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的歷史跨越，保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)同步發(fā)展，就必須在法制化軌道上有條不紊地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)國(guó)家政策法規(guī)的支持，檔案信息化建設(shè)必然要在國(guó)家法律法規(guī)的約束下組織實(shí)施。要結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實(shí)際，加緊制定頒布有關(guān)政策與法規(guī)，把檔案信息化建設(shè)置于法律監(jiān)督之下；而標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)則是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，要在政策法規(guī)約束下，制訂檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，形成一整套完善的政策法規(guī)與技術(shù)規(guī)范，切實(shí)做到有章可循，滿(mǎn)足數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的需要，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)快速、有序、健康發(fā)展提供保障。

2 制定總體方案，加強(qiáng)政府監(jiān)管

必須充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)是今后檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重，做好檔案信息化建設(shè)工作，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。要在調(diào)查分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行周密地設(shè)計(jì)、合理地計(jì)劃和科學(xué)地安排?？傮w方案是檔案信息化建設(shè)的總綱，它應(yīng)該具有總體性、全局性、長(zhǎng)期性， 并在一定時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定。具體包括檔案信息化建設(shè)的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)思路、基本內(nèi)容、建設(shè)步驟、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的功能設(shè)定、全國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)的組網(wǎng)模式等內(nèi)容， 這些內(nèi)容直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的未來(lái)發(fā)展和最終成效， 其意義不言而喻。因此，對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，制定科學(xué)合理的總體方案，對(duì)其自身的發(fā)展乃至全社會(huì)的信息化建設(shè)都是極為重要的。同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的地位和作用。各級(jí)政府，尤其是檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的監(jiān)督和管理，以確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。要把檔案信息化建設(shè)納入監(jiān)管范圍之內(nèi)，加強(qiáng)管理，集中統(tǒng)一。采取措施，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，這不僅是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的重要方式，更是構(gòu)建數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的主要基礎(chǔ)。要注重將檔案信息資源充分利用起來(lái)，目錄信息資源要實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享，在提供信息資源利用時(shí)，要嚴(yán)格提供信息共享標(biāo)準(zhǔn)；制定嚴(yán)格的管理制度，防止將保密的檔案信息泄露。配合政府監(jiān)管指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。要加快開(kāi)發(fā)和推廣檔案管理軟件，采用開(kāi)放式系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使軟件易于擴(kuò)展；并按照標(biāo)準(zhǔn)的要求，使軟硬件環(huán)境與系統(tǒng)操作平臺(tái)達(dá)到很好的“鏈接”。同時(shí)，要適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的要求，在機(jī)關(guān)中普及應(yīng)用文檔一體化管理系統(tǒng)，并與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)系統(tǒng)同步建設(shè)。要以電子文件歸檔與管理為重點(diǎn)，將重心從檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移到電子文件歸檔管理上，明確電子文件歸檔管理機(jī)構(gòu)，做好電子文件歸檔管理的一切準(zhǔn)備工作，以利于深化檔案信息資源建設(shè)。

3 強(qiáng)化資源建設(shè)，形成科學(xué)體系

把實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案信息利用服務(wù)水平作為檔案信息化建設(shè)的根本目的，這就要求加強(qiáng)資源建設(shè)、豐富館藏資源和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。因此，為了能夠進(jìn)一步豐富館藏，便于檢索和利用，注意將以下方面作為主攻方向：一是信息資源管理系統(tǒng)的整合；二是信息資源的整合；三是信息資源管理的整合；四是信息資源服務(wù)的整合。整合并不是孤立和相互脫節(jié)的，而是緊密結(jié)合，相輔相成，環(huán)環(huán)相扣，為社會(huì)提供一個(gè)信息交流、內(nèi)部合作、規(guī)范運(yùn)作的信息服務(wù)平臺(tái)。也只有不斷地豐富檔案信息資源，使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化，才能把館藏檔案信息資源進(jìn)一步深入開(kāi)發(fā)，為廣大利用者提供豐富、有價(jià)值可用的信息資源。因此，加強(qiáng)檔案著錄、推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作、解決計(jì)算機(jī)檔案管理的瓶頸問(wèn)題，是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，也是一項(xiàng)需要付出長(zhǎng)期努力的基礎(chǔ)性工作。

4 加大資金投入，改善設(shè)施條件

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，信息基礎(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施配置是整個(gè)檔案信息化工作順利開(kāi)展的首要基礎(chǔ)，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，也是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。因此，有必要采取各種措施推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：一方面，相關(guān)部門(mén)要逐步加大基礎(chǔ)設(shè)施的經(jīng)費(fèi)投入，在購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)備時(shí)應(yīng)注意考慮設(shè)備的兼容性和擴(kuò)展能力，在硬件上配備各種設(shè)備，進(jìn)而提高各類(lèi)檔案館計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程度。要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，保證檔案部門(mén)能夠配置檔案信息化建設(shè)所需要的基礎(chǔ)設(shè)施。另一方面，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)參與電子政務(wù)建設(shè)，設(shè)立局域網(wǎng)、政府網(wǎng)和公眾網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

5 注重協(xié)調(diào)溝通，滿(mǎn)足利用需求

只有不斷提升檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平，努力協(xié)調(diào)好檔案信息化建設(shè)與滿(mǎn)足用戶(hù)需求之間的關(guān)系，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的“理想初衷”。因此，要根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象，建設(shè)局域網(wǎng)、城域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，并形成相互聯(lián)系、彼此共享的網(wǎng)絡(luò)體系。根據(jù)需要，豐富檔案信息資源，大規(guī)模地開(kāi)發(fā)用戶(hù)訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，還可針對(duì)不同的用戶(hù)進(jìn)行系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)建設(shè)。同時(shí)，對(duì)于那些信息基礎(chǔ)設(shè)施不發(fā)達(dá)地區(qū)的個(gè)人用戶(hù)利用檔案時(shí)，由于受上網(wǎng)設(shè)備、費(fèi)用、知識(shí)、操作技能以及對(duì)信息的需求等因素的制約，政府應(yīng)該提出一些優(yōu)惠政策，最終充分實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與用戶(hù)之間的協(xié)調(diào)溝通，做到與社會(huì)同步發(fā)展，積極培養(yǎng)用戶(hù)檔案需求，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，最大限度地滿(mǎn)足社會(huì)各方面的檔案信息利用需求。

6 注重人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)

檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要組成部分，急需信息化人才的加入。首先，鼓勵(lì)每一位檔案工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握必要的實(shí)踐技能，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需要。既可采取聘請(qǐng)檔案信息化方面的專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的方式，也可靈活采取座談會(huì)、沙龍、專(zhuān)家輔導(dǎo)、講座等方式，還可以采用鼓勵(lì)檔案工作人員自我學(xué)習(xí)的方式。其次，選聘檔案人員時(shí)，檔案部門(mén)不能僅僅將選聘人員的目光鎖定在檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，以利于優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，這樣不僅能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，還能在機(jī)遇中有所創(chuàng)新和突破。