陳春燕

摘 要：醫(yī)院間的競爭，歸根結(jié)底還是人才之間的競爭，醫(yī)院干部人事檔案記錄了醫(yī)院所有人才的全部個人信息，是醫(yī)院用人、選人的重要參考和依據(jù)。加強(qiáng)對醫(yī)院干部人事檔案的管理，建立規(guī)范、科學(xué)、現(xiàn)代的人事檔案管理，大力提升人事檔案信息化管理水平，提高人事檔案信息利用率，實現(xiàn)醫(yī)院對人力資源的優(yōu)化配置，可大大提升醫(yī)院的核心競爭力。鑒于此，本文在對醫(yī)院干部人事檔案管理、利用存在問題進(jìn)行分析，并提出醫(yī)院干部人事檔案管理、利用有效對策，希望本文能為醫(yī)院干部人事檔案管理提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；干部；人事檔案；管理利用

做好干部人事檔案管理工作可以促進(jìn)人才的合理流動、配置以及使用，對整個人才隊伍的綜合素質(zhì)建設(shè)都具有重要走呀。醫(yī)院在選人、用人過程中，可依據(jù)干部人事檔案正確評價、科學(xué)考察和合理使用人才。醫(yī)院干部人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政治性和機(jī)密性，研究和探討醫(yī)院干部人事檔案管理和利用的有效方法具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理、利用存在的問題

1.檔案意識欠缺

醫(yī)院大部分年輕職工檔案意識都不強(qiáng)，對干部人事檔案的價值認(rèn)識不足，應(yīng)當(dāng)由個人進(jìn)行完善的檔案材料很難根據(jù)相關(guān)要求及時完成。也有人把個人獲獎證書、科研成果以及畢業(yè)后繼續(xù)深造教育獲得的學(xué)歷證書視為個人私有財產(chǎn)，不及時向干部人事檔案管理部門提供存檔。部分部門形成的晉職、晉級任免呈報表等人事檔案資料也沒有向人事檔案管理部門提交保管存檔。以上種種做法都對干部人事檔案的管理工作造成了很大阻礙，影響了干部人事檔案價值的發(fā)揮。

2.檔案信息失真

首先，內(nèi)容填寫不規(guī)范。部分醫(yī)院職工缺乏檔案意識，檔案填寫不規(guī)范，如反復(fù)涂改、字跡潦草、填寫用筆多種多樣等。有的需要本人簽字或有關(guān)組織蓋章審核的，還缺少相關(guān)手續(xù)，記載個人社會關(guān)系、履歷的信息多，體現(xiàn)個人技術(shù)特長、工作能力內(nèi)容少等。其次，管理不統(tǒng)一。目前，各單位不但有正式人員，還有招聘編外人員，對于人事檔案管理，有的單位只負(fù)責(zé)管理正式編制人員的檔案，其他人員檔案由個人或人才交流中心托管。最后，在市場機(jī)制影響下，干部人事檔案失去原有作用。部分醫(yī)院為留住人才，將他們的檔案扣壓以阻止其流失，一些醫(yī)院對高職稱、高學(xué)歷、高技術(shù)人才檔案要求不嚴(yán)，在不斷轉(zhuǎn)換工作和流動過程中出現(xiàn)很多“棄檔”現(xiàn)象。

3.工齡計算混亂

一是目前大學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)行雙向自主擇業(yè)。醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)的學(xué)生在取得醫(yī)療執(zhí)業(yè)資格證書才可從事醫(yī)療工作。所以，醫(yī)院大多是在學(xué)生獲得證書后才與之簽訂用工合同。因此，如何計算應(yīng)屆畢業(yè)生的工齡存在分歧，是進(jìn)入醫(yī)院工作時間還是畢業(yè)時間，還是正式簽訂合同時間都存在很大爭議。二是原先在某醫(yī)院工作，但不是正式編制，后來通過公開招聘取得正式編制的干部，主要有以下情況：其一原上班醫(yī)院已購買養(yǎng)老保險；其二原上班醫(yī)院未購買養(yǎng)老保險；其三已在該醫(yī)院上班，但養(yǎng)老保險不是從進(jìn)入該醫(yī)院時開始購買。這三種情況工齡分別如何計算也是個問題。三是公開招考進(jìn)入醫(yī)院工作人員，通常是在當(dāng)年的7月份就參加工作了，但相關(guān)人事檔案資料需要在次年4月份才辦理完成，他們的用量如何計算？需要出臺相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一工齡計算方式。

4.檔案利用率低

醫(yī)院干部人事檔案利用范圍很小，通常都是被動式服務(wù)?，F(xiàn)在，大部分干部人事檔案只是發(fā)揮最基礎(chǔ)利用作用，也就是查閱紙質(zhì)原始檔案資料，無法為醫(yī)院教育、醫(yī)療、管理和科研工作提供更多服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息化技術(shù)已廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)。而干部人事檔案管理方式還停留在手工階段。而手工檢索速度很慢、人工管理工作繁雜，準(zhǔn)確性不高。大部分醫(yī)院都缺乏檔案管理軟件，通過人工查閱方式特別費(fèi)力費(fèi)時。利用鋁合金柜存放人事檔案，占用面積很大，造成使用空間不足。在檔案管理現(xiàn)代化不斷發(fā)展的今天，這些管理方式已經(jīng)落伍了。

5.檔案信息化滯后

一是醫(yī)院投入干部人事檔案信息化管理資金較少，硬件設(shè)施不足。二是醫(yī)院里檔案管理學(xué)科畢業(yè)的人才短缺，由于上述原因的影響，醫(yī)院還未建立完整的干部人事檔案信息庫，只是將這些檔案文件錄入電腦，缺乏對比分析和層次劃分，各信息檢索帶來極大不便，對比員工能力還要依靠手工完成，工作量大，繁瑣，延誤醫(yī)院培養(yǎng)和發(fā)掘人才。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理、利用的有效對策

1.提高檔案意識

醫(yī)院要高度重視干部人事檔案管理工作，完善各項人事檔案管理制度，制定檔案收集方法和內(nèi)容，為干部人事檔案管理工作提供制度保障，推動干部人事檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化道路發(fā)展。一是集中統(tǒng)一管理干部人事檔案，檔隨人走。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定及時進(jìn)行轉(zhuǎn)檔、歸檔、調(diào)檔。二是醫(yī)院要重視檔案收集鑒別、管理保護(hù)、歸檔整理、隊伍建設(shè)等方面的監(jiān)督指導(dǎo)，重視檔案管理隊伍建設(shè)。三是增強(qiáng)醫(yī)院員工檔案意識，加大對員工檔案意識的培訓(xùn)。加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓全體醫(yī)院員工都關(guān)心檔案管理工作，自覺配合檔案管理人員，不斷規(guī)范和完善對自身檔案的整理、收集和歸檔工作。

2.強(qiáng)化檔案審查

首先，可推行學(xué)歷變更審批制和調(diào)入干部人事檔案審查制。擬調(diào)入干部或擬提拔干部時，先要審查其人事檔案，保證其檔案真實、準(zhǔn)確。其次，對于個人的人事檔案，在審查后應(yīng)由本人簽字，加蓋檔案部門公章后歸檔。最后，要對人事檔案材料的收集嚴(yán)格把關(guān)，保證歸檔材料的齊全完整。例如，對年齡不一致的地方，需重新填寫《干部出生日期需認(rèn)證人員登記表》，同時組織人員進(jìn)行認(rèn)定核實。對于檔案材料中缺少單位蓋章的情況，應(yīng)在退回補(bǔ)齊后再入檔。

3.嚴(yán)格工齡認(rèn)定

所有干部職工都應(yīng)根據(jù)《勞動合同法》規(guī)定，及時簽訂用工合同。應(yīng)屆畢業(yè)生開始計算工齡的時間應(yīng)自入職時開始。有經(jīng)驗工作人員工齡計算日期從與用工單位簽訂用工合同的時間開始計算。公招進(jìn)入的工作人員如果是學(xué)校畢業(yè)之后就進(jìn)入醫(yī)院工作，則工齡計算時間是自入職時開始，如果在其他單位工作過，但沒有攻讀博士或碩士學(xué)位，那么無論是不是購買養(yǎng)老保險，只要有工資發(fā)放表或者簽訂的用工合同，就可以從參加工作時算工齡。

4.注重檔案應(yīng)用

為提高檔案的利用率，應(yīng)在原有檔案收集只強(qiáng)調(diào)政治歷史表現(xiàn)和基本情況的的基礎(chǔ)上，更加重視收集能體現(xiàn)干部職工德能勤績廉方面的有關(guān)資料。醫(yī)院要加大投資力度，建立干部人事檔案管理平臺，建立紙質(zhì)檔案材料與數(shù)字檔案材料同時存在的模式，不斷提升檔案管理水平，提高檔案的利用效率。

5.加快檔案信息化建設(shè)

一是建立健全干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案實施動態(tài)監(jiān)管，隨時對檔案信息進(jìn)行收集錄入，隨時增刪，實現(xiàn)實時管理。二是開展分級管理，構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。根據(jù)普通職工、中層干部、專家隊伍、退休職工等分別進(jìn)行管理，為醫(yī)院科技進(jìn)步、人才交流提供高效服務(wù)。三是構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院要配備同時懂檔案知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員從事干部人事檔案管理工作，構(gòu)建有序、科學(xué)、協(xié)同、規(guī)范的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，增強(qiáng)檔案深層次服務(wù)作用。

三、結(jié)語

針對醫(yī)院干部人事檔案管理和利用過程中存在的問題，要切實制定行之有效的解決措施不斷加以改進(jìn)，以促進(jìn)干部人事檔案管理工作的發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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