黃瑩瑩

1 檔案管理的內(nèi)容綜述

檔案管理工作，是檔案部門直接對(duì)檔案檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。當(dāng)前，越來越多的企業(yè)都開始認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業(yè)管理中的地位也越來越重要。

2 檔案管理的效益

1）從檔案的作用看，可分為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)效益就是檔案利用過程中的資證和教育作用，如利用檔案資料著書立說或舉辦展覽，可以起到前人之鑒后世之師的作用。經(jīng)濟(jì)效益指的是檔案在利用之后可以起到知識(shí)傳播或技術(shù)轉(zhuǎn)讓作用，一方面可以使后人少花費(fèi)代價(jià)應(yīng)用前人成果，另一方面可以使后人開拓事業(yè)，產(chǎn)生靈感，創(chuàng)造出前所未有的業(yè)績(jī)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

2）從檔案的價(jià)值大小看，可分為宏觀效益和微觀效益。微觀效益是指從多方面滿足社會(huì)人的多種需求，例如一項(xiàng)技術(shù)成果救活一個(gè)企業(yè)，一個(gè)項(xiàng)目上馬受益一方。宏觀效益是指多方面滿足國(guó)家及其系統(tǒng)工程的需求，國(guó)家各項(xiàng)政策的制訂，西部開發(fā)戰(zhàn)略的實(shí)施。衛(wèi)星上天，導(dǎo)彈發(fā)射，長(zhǎng)江三峽工程的設(shè)計(jì)與方案實(shí)施，無一沒有對(duì)檔案資料的參考和借鑒。

3）從檔案信息的時(shí)間性來看，可分為瞬問效益和潛在效益。瞬間效益是指在短時(shí)間內(nèi)表現(xiàn)出來的結(jié)果，潛在效益是指需要較長(zhǎng)時(shí)間才能表現(xiàn)出來的結(jié)果。

4）從檔案的信息開發(fā)看，可分為直接效益和間接效益。直接效益是指檔案信息直接用于生產(chǎn)科研等方面所產(chǎn)生的效益，如利用檔案資料開展技術(shù)革新，提高了生產(chǎn)效益，經(jīng)濟(jì)效益顯著增長(zhǎng)。間接效益是指檔案信息經(jīng)過曲折復(fù)雜的演變、漫長(zhǎng)的周期、繁雜的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為一定的成果，創(chuàng)造出新的效益，這種間接效益不能排除檔案信息的原始效能，這些成果又會(huì)轉(zhuǎn)換成新的檔案資料，循環(huán)往復(fù)，永無止境。

總之，無論那種效益，都是靠各級(jí)各類檔案信息機(jī)構(gòu)開發(fā)檔案信息資源為其提供檔案信息來保證實(shí)現(xiàn)的，同時(shí)各種效益都被包含在國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位總效益之中。 隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展中的作用越來越突出。高效、有序以及規(guī)范的檔案管理可以提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理水平，但不可否認(rèn)的是，目前，在我國(guó)一些企業(yè)的檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升，更影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。下面就檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行一些淺顯的分析和探討。

3 產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益的措施

3.1 提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

在一個(gè)企業(yè)中，企業(yè)管理主要包括有：財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及人力資源管理等多個(gè)管理方面，這些管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響是長(zhǎng)遠(yuǎn)和隱性的，因此，在一些企業(yè)中企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者都不太重視企業(yè)的檔案管理，而是更加重視可以為企業(yè)帶來明顯經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)管理，因此，要想充分發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面的作用，就必須提高企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。一是提升自身的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的認(rèn)識(shí)對(duì)檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展是有利的；二是提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者只提高自身的認(rèn)識(shí)還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要提升企業(yè)員工特別是企業(yè)檔案管理員工的認(rèn)識(shí)，畢竟企業(yè)的檔案管理工作都需要企業(yè)員工來執(zhí)行，因此，這時(shí)候，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者就必須充分發(fā)揮出自身在企業(yè)管理中的核心和主導(dǎo)作用，通過自身的影響來提升企業(yè)員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，而檔案管理質(zhì)量又影響了檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益作用的發(fā)揮，因此，企業(yè)要想最大限度的發(fā)揮檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的作用，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。為此：

堅(jiān)持每月學(xué)習(xí)制度。企業(yè)要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就必須要求企業(yè)檔案管理員工不斷地學(xué)習(xí)，在不斷的學(xué)習(xí)中不斷提高自身的素質(zhì)和對(duì)工作的熟練度。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)必然會(huì)有一個(gè)質(zhì)的提升。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)是老板送給員工最好的禮物。培訓(xùn)不僅可以提升員工的素質(zhì)，更可以留著員工。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，使其可以不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，如當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)提出了更好的要求，不僅需要企業(yè)檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這都需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)。當(dāng)然，培訓(xùn)必須根據(jù)集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)的有關(guān)要求來進(jìn)行，只有這樣，培訓(xùn)才是有意義和作用的。

3.3 嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案安全。

檔案安全不僅關(guān)系到企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，更關(guān)系到企業(yè)的安全，因此，在企業(yè)檔案管理中，必須充分重視檔案安全工作，把檔案安全看著檔案管理的重中之重，為此，企業(yè)要想保證企業(yè)檔案的安全應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：一是嚴(yán)肅紀(jì)律，制定完善的檔案管理制度。完善的制度是保證企業(yè)檔案安全的基礎(chǔ)，只有不斷完善企業(yè)檔案安全管理制度，才能確保企業(yè)檔案的安全。企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和企業(yè)檔案工作管理現(xiàn)狀，制度切實(shí)可行的檔案管理制度，如對(duì)于具有查考利用價(jià)值的文件材料，應(yīng)該進(jìn)行一次全面自查，建立目錄，按規(guī)定時(shí)間向公司行政人事部提交備份、可以定期或者不定期的對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行檢查和抽查等。對(duì)于制定好的管理制度，企業(yè)各個(gè)部門或者個(gè)人都必須嚴(yán)格執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)有違法檔案管理制度的行為，必須嚴(yán)肅處理，以維護(hù)制度的嚴(yán)肅性；二是提高企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案安全工作的認(rèn)識(shí)。從思想上、行動(dòng)上確保把檔案安全放在首位，牢固樹立”安全第一，預(yù)防為主” 的思想，時(shí)刻牢記”檔案安全，責(zé)任重于泰山”，在工作中要具有高度的責(zé)任心和使命感，確保企業(yè)檔案工作的安全。