閆春揚(yáng)

摘 要：目前，任何一個(gè)機(jī)構(gòu)都會(huì)有信息化人事檔案管理，而這也成為現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。針對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理，更需要信息化處理。我國的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速，人事管理更趨向于復(fù)雜化、細(xì)致化，所以，信息化管理更加符合現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展體制。本文通過分析醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)檔案管理，探索信息化建設(shè)路徑，為相關(guān)部門提出建議和參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生 檔案管理 信息化

信息化生產(chǎn)生活方式促進(jìn)者各行各業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)改革，相對(duì)于傳統(tǒng)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事管理，信息化處理后的人員檔案管理更高效、更穩(wěn)定?？梢栽诤艽蟪潭壬蠋椭t(yī)院解決傳統(tǒng)人事檔案模式繁雜的人事數(shù)據(jù)，這對(duì)醫(yī)療體制改革有突破性的發(fā)展。根據(jù)以往人事檔案出現(xiàn)的問題，我們可以利用信息化管理模式和技術(shù)進(jìn)行探索，研究其信息化建設(shè)路徑。

1 醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理特點(diǎn)和重要性

一是檔案材料的多樣性。醫(yī)院自主招聘碩士研究生、博士研究生等高學(xué)歷人才，因此在醫(yī)院人事檔案材料中除了員工的個(gè)人基本情況信息，還有學(xué)歷證書、學(xué)位證書、進(jìn)修培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)、教學(xué)職稱等材料。二是檔案管理的復(fù)雜性。醫(yī)院每年招收大量的應(yīng)屆畢業(yè)生，在人員招錄的過程中需要接受、調(diào)取、查閱大量的檔案材料，并且在調(diào)檔過程中涉及學(xué)生的畢業(yè)院校、人才市場(chǎng)等多部門，需要多部門的協(xié)調(diào)配合，才能保證畢業(yè)生檔案快速、便捷地傳遞到位。三是檔案管理的時(shí)效性。根據(jù)人事、衛(wèi)生行政部門的相關(guān)要求，醫(yī)務(wù)員工每年要參加大量的培訓(xùn)、繼續(xù)教育，參加醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)、年度考核等，這些檔案材料都要及時(shí)整理及收集，歸入檔案庫。

醫(yī)院人事檔案記錄著醫(yī)院?jiǎn)T工的入職、履歷、工作成績和失誤、業(yè)務(wù)能力、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，是醫(yī)院全面考察、提拔員工干部的重要依據(jù)，也是做好醫(yī)院人力資源工作的重要內(nèi)容，可以說直接影響著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平。信息化社會(huì)，海量信息不斷涌現(xiàn)，人事檔案管理的信息化建設(shè)就是依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的工作模式，將海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到計(jì)算中，可以有效避免數(shù)據(jù)信息丟失，確保人事檔案資料的安全。通過網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)院人事檔案資料可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新、資源共享、高效查詢，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人事檔案工作的動(dòng)態(tài)化管理，提高了工作效率和水平。

2 目前醫(yī)療人事檔案的出現(xiàn)問題

2.1 人才流動(dòng)導(dǎo)致信息紊亂

人事檔案管理工作涉及多個(gè)部門，人事檔案在收集、傳遞和錄入的過程中接受黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、教育部門以及其他部門的共同參與管理，這就導(dǎo)致人事檔案在實(shí)際流動(dòng)過程中難免出現(xiàn)一定的分歧和沖突，這不但限制了人事檔案管理工作的實(shí)際效率，還給人事檔案的真實(shí)性構(gòu)成一定影響。

2.2 人事檔案管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)

醫(yī)院人事檔案管理制度還不夠完善，檔案管理手段落后，并沒有配備相應(yīng)的專職人員，而是采用兼職人員進(jìn)行管理。兼職人員業(yè)務(wù)不熟練，并且流動(dòng)性大，不能系統(tǒng)的對(duì)檔案進(jìn)行整理和存放，由于工作變動(dòng)頻繁，工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，從而影響管理水平。多次手工查閱檔案也會(huì)造成紙張泛黃、變脆，容易破損。根據(jù)上述問題建立行之有效的管理制度，提高工作人員對(duì)檔案的重視程度，達(dá)到不影響醫(yī)院對(duì)員工的任用目標(biāo)。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施及硬件設(shè)備不完善

當(dāng)前大部分檔案室存在辦公設(shè)備更新不及時(shí)，數(shù)量不足等問題，不僅降低職工辦事效率，還會(huì)帶來信息更新，查閱不及時(shí)等問題。隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)成為必不可少的辦公設(shè)備之一，但是大多數(shù)檔案室的計(jì)算機(jī)使用時(shí)間較長，系統(tǒng)版本不高，對(duì)信息的更新查找造成一定麻煩。另外，檔案屬于紙質(zhì)材料，反復(fù)查閱會(huì)造成字跡模糊，紙張破損等問題，尤其是在不通風(fēng)，潮濕的環(huán)境下，這種情況更加普遍，容易發(fā)生。依據(jù)檔案工作的有關(guān)規(guī)定，一方面，檔案管理需要專用庫房，要求堅(jiān)固并且防火防潮，配置鐵質(zhì)檔案柜、面積足夠大；另一方面，庫房需要儲(chǔ)備去濕、滅火等設(shè)備。

3 人事檔案的信息化建設(shè)改革

3.1 進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人事檔案管理應(yīng)該逐步向網(wǎng)絡(luò)化管理體系延伸，增強(qiáng)人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)滿足各部門日常工作需要。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有賴于建立員工人事檔案局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)員工檔案信息的共享，使各部門能夠在局域網(wǎng)內(nèi)查詢和檢索員工的檔案信息，提升信息獲取的速度和效率。其次，必須解決局域網(wǎng)使用權(quán)和管理權(quán)的問題，在做好局域網(wǎng)推廣和使用的同時(shí)保障局域網(wǎng)的使用權(quán)，避免信息丟失等問題的發(fā)生。此外，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理體系一定要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的全面性，不能僅局限于部門內(nèi)部的信息交流。一定要打破部門之間隔閡與屏障，真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)價(jià)值

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

只有全面的規(guī)章制度做支持才能夠確保各項(xiàng)管理工作的有序進(jìn)行，有效提升人事檔案管理水平，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人力資源管理及各項(xiàng)內(nèi)部管理工作提供可靠參考。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)，應(yīng)該結(jié)合《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《檔案法》等有關(guān)文件，按照制度中的具體要求具體規(guī)定工作流程和工作環(huán)節(jié)的工作細(xì)則，嚴(yán)格劃分檔案人員的崗位職責(zé)和工作任務(wù)，確保各工作之間的有效銜接，確保人事檔案管理工作能夠有條不紊地開展，以提升人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性。

3.3 基礎(chǔ)設(shè)施和硬件配備

在信息化飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都在加快信息化建設(shè)的步伐，以便更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的新要求。醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)可以提高人力資源管理質(zhì)量和水平，有助于醫(yī)院建立起智能化的人力資源信息庫首先醫(yī)院要加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，計(jì)算機(jī)、多媒體設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、掃描儀、傳真機(jī)、打印機(jī)、投影儀等硬件設(shè)施要配備齊全，這是醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保證。其次軟件建設(shè)也要同步到位。在醫(yī)院使用的OA系統(tǒng)和HISE系統(tǒng)基礎(chǔ)上，搭建人力資源管理平臺(tái)，為人事檔案信息化建設(shè)提供軟件支撐。

4 結(jié)束語

根據(jù)上文的分析和研究，我們可以了解到現(xiàn)代化醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)這項(xiàng)工作的分析和管理，還是需要相關(guān)人員針對(duì)各自醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行改革和設(shè)置，以滿足各自企業(yè)的發(fā)展需求。同時(shí)，還應(yīng)該加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，培訓(xùn)相關(guān)的技術(shù)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化管理，市醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作有條不紊，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事管理的大跨步。

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