董靜
摘 要:從當(dāng)今社會(huì)來看,信息化是未來發(fā)展的重要趨勢(shì)之一,而要想全面建成小康社會(huì),就要充分發(fā)揮信息化的作用,信息化在當(dāng)今社會(huì)的應(yīng)用范圍越來越廣泛,在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中,信息化是未來趨勢(shì)。在整個(gè)社會(huì)發(fā)展過程中,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化是時(shí)代的反映,也是一種歷史契機(jī)。文章通過分析社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性,進(jìn)一步分析了當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)信息化管理中存在的問題,提出了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化措施 ,為相關(guān)工作人員提供參考和借鑒。
關(guān)鍵詞:社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;信息化
實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),不僅如此,我國(guó)政府也加大了對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的重視力度,通過社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化可以進(jìn)一步提高工作效率,對(duì)于相關(guān)的工作人員來說,必須積極調(diào)整社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理思路,和我國(guó)的基本國(guó)情相適應(yīng),和時(shí)代特色相結(jié)合,為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù),下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的具體分析。
1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.1 方便檔案的檢索和使用
伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化,檔案檢索的便利性大大提高,對(duì)于檔案信息需求者來說,只要輸入關(guān)鍵詞就可以查找到需要的資料,極大地提高了檔案信息檢索的速度,同時(shí)還可以采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理,這也在很大程度上提高了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的安全性,對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理發(fā)展具有重要意義。
1.2 可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理
通過社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化可以提高檔案管理部門的開放程度,實(shí)現(xiàn)信息共享,通過現(xiàn)在的信息化管理可以更好的改變傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理,一方面可以推動(dòng)社會(huì)發(fā)展,;另一方面還可以優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)水平。
1.3 可以提供智能化服務(wù),提高檔案信息利用的時(shí)效性
實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化有助于提高資源共享水平,極大地提高了便利程度,同時(shí)還可以縮短檔案的編著時(shí)間。不過,要想繼續(xù)提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化水平就要提高員工們的綜合素質(zhì),將文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實(shí)物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇,努力將復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化,簡(jiǎn)單工作規(guī)范化。
2 當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)信息化管理中存在的問題
2.1 檔案管理信息化模式實(shí)效比較低
對(duì)于很多和社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門和工作人員來說,伴隨著信息化趨勢(shì),他們積極脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存,另一方面對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。通過社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索可以提高效率,然而現(xiàn)在的很多社會(huì)保險(xiǎn)檔案部門的信息化建設(shè)缺乏深刻見解,只是形式上的檔案管理信息化,而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用,結(jié)果導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)效益低下。
2.2 信息安全保密程度不高
信息化時(shí)代背景下,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛,而這也加大了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息泄露的危險(xiǎn)性,越來越多的網(wǎng)絡(luò)病毒出現(xiàn)給社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)者提出了更高的要求,但是面對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵、工作人員無意泄漏等情況外,電磁泄漏、剩磁泄漏等威脅更是防不勝防。
2.3 檔案信息管理人才培養(yǎng)的不足
從現(xiàn)在來看,社會(huì)保險(xiǎn)管理部門的工作人員綜合素質(zhì)不高,不僅沒有專業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才,也缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)人才,這也直接的體現(xiàn)了現(xiàn)在的人才培養(yǎng)體系的不合理,政府還沒有把培養(yǎng)信息化檔案管理人才納入到主要的工作仟?jiǎng)?wù)進(jìn)程當(dāng)中,這也是導(dǎo)致檔案信息管理人才嚴(yán)重缺乏的重要原因之一。
3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化措施
3.1 建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制
如果要提高現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化水平,就要完善目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化體系,通過體系建設(shè)提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的安全程度,實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的機(jī)械化。具體來看,可以從以下兩個(gè)角度出發(fā):首先,要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度,完善檔案管理工作的各項(xiàng)機(jī)制,逐步統(tǒng)一各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn),細(xì)化各項(xiàng)工作,制定各項(xiàng)安全措施;統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn),這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立,使整個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作保持暢通,順利實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的資源共享。
3.2 完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化工作的服務(wù)方式
要想提高現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化水平,就要開發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)信息資源和創(chuàng)新服務(wù)方式的先進(jìn)技術(shù)。舉例來看,如果檔案管理部門已經(jīng)初步形成了自身的服務(wù)方式,就要在這一基礎(chǔ)上設(shè)立相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn),防止過分浪費(fèi)資源,同時(shí)還可以防止重復(fù)利用資源,為整個(gè)社會(huì)提供良好的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化服務(wù)。
3.3 提升檔案信息化建設(shè)人員的專業(yè)素質(zhì)
為了更好的和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng),就要不斷提高檔案信息化建設(shè)人員的綜合素質(zhì),對(duì)于檔案管理人員來說,要使用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理。除此之外,相關(guān)的檔案管理人員要對(duì)一些重要的電子文件進(jìn)行備份,同時(shí)還要定期進(jìn)行殺毒,防止黑客和病毒攻擊。最后,相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化工作人員必須學(xué)習(xí)怎樣把檔案移出并長(zhǎng)期保存,防止因?yàn)槠渌臑?zāi)害導(dǎo)致計(jì)算機(jī)損壞。
3.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全控制
3.4.1 訪問控制
訪問控制可以提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的安全性,通過訪問控制可以有效防止非法分子入侵系統(tǒng),換句話說,訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略之一。根據(jù)訪問控制的內(nèi)容,訪問控制可分為入網(wǎng)訪問控制和網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制兩種。
(1)入網(wǎng)訪問控制。通過入網(wǎng)訪問控制可以限制用戶準(zhǔn)入,限制用戶獲取信息的時(shí)間,同時(shí)也可以限制用戶從哪個(gè)工作站進(jìn)入,對(duì)于用戶入網(wǎng)訪問控制來說,通過防火墻可以設(shè)置于某一臺(tái)作為網(wǎng)間連接器的服務(wù)器上,并與網(wǎng)絡(luò)的其余部分隔開,在內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間建認(rèn)起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān),訪問者很難直接獲得社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源,防止網(wǎng)絡(luò)資源受到惡意侵犯者的攻擊。
(2)網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制。通過網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制可以有效防止網(wǎng)絡(luò)非法獲取檔案信息資源,用戶和用戶組被賦予一定的權(quán)限,它指定用戶和用戶組只可以訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源,限制用戶可以執(zhí)行的操作,防止用戶越權(quán)操作,防止將社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息用于非法用途。
3.4.2 硬件防護(hù)技術(shù)
事實(shí)上電子檔案載體很容易受到破壞,所以必須要每年進(jìn)行監(jiān)測(cè),同時(shí)還要做好拷貝工作,通過等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式,樣品數(shù)量應(yīng)不少于10%為宜;另外,社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的拷貝應(yīng)至少4年一次,要求多重備份,防止檔案數(shù)據(jù)丟失,并且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于4年。除此之外,對(duì)于每一次監(jiān)測(cè)和拷貝都要做好記錄,防止工作人員出現(xiàn)工作失誤。
3.5 加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用
一般情況下,現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案部門的紙質(zhì)檔案資源依然是主要形式,所以在進(jìn)行紙質(zhì)資源到電子資源的轉(zhuǎn)化過程中,要通過掃描等形式保存紙質(zhì)檔案資源,可供網(wǎng)絡(luò)查詢和使用。
4 結(jié)束語
綜合上面的分析可以得知,現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化是大勢(shì)所趨,所以不管是相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門還是相關(guān)的工作人員,都要加大對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的重視力度,通過提高工作人員的綜合素質(zhì),引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備,加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化意識(shí),為整個(gè)社會(huì)提供良好的社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)。文章結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn),試談提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的措施,為相關(guān)的工作人員提供合理參考。
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