程曉東

摘 要：隨著中央和地方對檔案室規(guī)范化建設(shè)的重視，加強基層檔案室的管理越發(fā)必要。但是，目前我國的多數(shù)基層檔案室均存在不同程度的弊端和不足，制約了整個檔案事業(yè)的發(fā)展。本文作者根據(jù)自身工作經(jīng)驗，認(rèn)真分析了基層檔案室的管理現(xiàn)狀，并有針對性的提出了管理意見，供同業(yè)人士借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案室；管理現(xiàn)狀；意見議

檔案是每個單位發(fā)展和變遷的真實記錄，每卷檔案對本單位、甚至是全社會來說都具有非常重要的社會價值和經(jīng)濟價值，所以每個單位形成的檔案和資料都需要在單位檔案室內(nèi)妥善保存。因此，加強基層檔案室的管理也就顯得格外重要。

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，各個單位檔案室也得到了較大的提升，但是依然存在一些弊端和不足。目前，從中央到地方均提出了加強檔案室管理的要求，其中2016年4月國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中就提出了“明確各級各類機關(guān)檔案室房屋類型、建筑面積、硬件設(shè)施等建設(shè)要求；啟動“標(biāo)準(zhǔn)檔案室”建設(shè)，促進機關(guān)檔案室硬件建設(shè)規(guī)范化?！庇纱丝梢?，加強基層檔案室的管理刻不容緩。

1 基層檔案室的管理現(xiàn)狀

1.1 基層檔案室基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀

由于各個單位對檔案的重視程度不同，加上單位經(jīng)費等方面的原因，導(dǎo)致每個單位對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀也參差不齊，有的檔案室無論房屋類型面積還是硬件配備都能達到標(biāo)準(zhǔn)要求，但是有的檔案室僅能滿足有間房，面積也小，檔案室配套設(shè)施根本達不到“九防”要求，直接影響到了單位檔案的安全保護。

1.2 基層檔案室人員隊伍現(xiàn)狀

由于每個單位的性質(zhì)不同，編制數(shù)也不同，導(dǎo)致每個單位的基層管理人員隊伍也有較大差距。在檔案室管理人員配備方面，很多單位根本沒有專職檔案管理人員，兼職人員也是少之又少；在檔案室管理人員水平方面，大多數(shù)兼職人員沒能經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的方案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，甚至有的兼職檔案管理人員根本就不懂檔案管理業(yè)務(wù)，即使有參加過地方檔案局舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班的兼職人員也是對檔案管理工作一知半解。因此，在檔案管理工作中檔案的歸檔不規(guī)范，常常出現(xiàn)分類不對、編頁錯誤等問題，直接影響到室藏檔案的開發(fā)和利用。

1.3 基層檔案室管理制度現(xiàn)狀

盡管中央和地方都出臺過相應(yīng)的檔案管理制度，但是很多基層單位沒能具體結(jié)合自身實際，建立起與自己業(yè)務(wù)相對應(yīng)的規(guī)章制度，從而導(dǎo)致在檔案歸檔整理、開發(fā)利用等工作中沒有依據(jù)。盡管有的單位可能建立起了相關(guān)的規(guī)章制度，但是在具體的操作運用過程中，由于礙于面子，迫于領(lǐng)導(dǎo)壓力等，沒能將規(guī)章制度嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，所以基層檔案室經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、檔案受損等情況，這必將使單位檔案室的管理陷入混亂。

1.4 基層檔案室管理水平現(xiàn)狀

目前，多數(shù)基層檔案室的管理水平都相對較低。由于管理人員的素質(zhì)水平較低，保密意識欠缺，工作缺乏主動性和積極性，從而容易導(dǎo)致很多涉密檔案、資料和信息等被泄露，基層檔案室中對于檔案的管理普遍缺乏保密性?；谶@種管理不夠規(guī)范的現(xiàn)狀，基層檔案室的管理工作就存在了諸多問題和隱患。

2 基層檔案室的管理意見

單位長時間形成的大量檔案和資料都需要在單位檔案室進行保存，檔案管理工作做得好壞，關(guān)乎檔案的壽命，關(guān)乎單位的利益。但是結(jié)合上述基層檔案室管理的現(xiàn)狀，我們很容易會發(fā)現(xiàn)，目前基層檔案室的管理在軟硬件設(shè)施、管理人員、管理制度、管理水平等方面存在很多不足之處，與“標(biāo)準(zhǔn)檔案室”建設(shè)相差甚遠，不利于檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，可見對于基層檔案室管理的加強已經(jīng)十分必要。針對上述不足，結(jié)合我本人從事檔案室管理工作的經(jīng)驗，我認(rèn)為加強基層檔案室的管理可以通過以下措施來實現(xiàn)。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案的重視

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視是抓好基層檔案室管理工作的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度的差異，具體就會體現(xiàn)出檔案室的差距。總之，檔案管理工作只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案室才會在房屋條件、經(jīng)費保障、人員配備等方面得到加強，才能推動檔案工作的開展。

2.2 加大檔案經(jīng)費投入力度

檔案室的條件好壞直接影響檔案的保護工作的效果，通過加大檔案經(jīng)費的投入，可以提高檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，改造升級檔案庫房，增添檔案室的配套設(shè)施，使之達到檔案庫房防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物等“十防”要求，確保有個良好的檔案保存環(huán)境。同時，如果經(jīng)費充足，還可以對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，加快檔案信息化建設(shè)，方便室藏檔案的檢索利用，最大化的發(fā)揮檔案的價值。

2.3 增加檔案管理隊伍力量

檔案室管理人員隊伍是加強檔案室管理的重要因素，人員少，人員素質(zhì)低、能力差等都會嚴(yán)重制約檔案室的管理工作。各單位都要努力培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案人才隊伍，確保檔案專兼職人員懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)、有能力、有素質(zhì)、有責(zé)任心。各單位要加強對檔案管理隊伍的認(rèn)同和支持，在職稱評審和職務(wù)晉升過程中要同等對待，確保檔案管理人員留得下、待得住。

強化檔案安全保護意識。各級檔案主管部門要加強對基層檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，本單位也要多為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)、進修的機會，在提高檔案業(yè)務(wù)能力的同時提高他們的檔案意識，尤其是檔案安全保護意識，確保從思想上提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，嚴(yán)防檔案失泄密和檔案丟失、損毀事件的發(fā)生。

健全檔案管理制度體系。要深入貫徹學(xué)習(xí)《檔案法》，真正將依法治檔落到實處，讓檔案管理人員切實做到有法可依、有法必依，充分發(fā)揮法治的引領(lǐng)、規(guī)范和保障作用，推動檔案事業(yè)在法治軌道上發(fā)展。此外，要根據(jù)本單位的實際情況建立檔案管理工作責(zé)任制，嚴(yán)格管理檔案的借閱和利用，進一步明確人員責(zé)任；同時還要建立檔案管理人員的獎懲機制，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動性。

總之，在新形勢下加強基層檔案室的管理勢在必行，基層檔案室工作做得好，不僅是對自身工作負(fù)責(zé)，也是對單位負(fù)責(zé)，還是對社會負(fù)責(zé)，希望以上分析和建議可以切實起到加強基層檔案室管理的作用。

參考文獻

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