黃麗莎

摘 要：當(dāng)今是個(gè)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛地應(yīng)用到了各個(gè)行業(yè)之中，特別是計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的應(yīng)用，由于其自身的獨(dú)特優(yōu)勢，極大地提高了辦公效率。在政府大力推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，計(jì)算機(jī)辦公軟件已經(jīng)在教育科研、政府辦公、企業(yè)商務(wù)中等方面廣泛應(yīng)用，各類先進(jìn)的辦公軟件充分展現(xiàn)著各種功能，在未來仍然有著非常廣闊的應(yīng)用前景。本文在分析了計(jì)算機(jī)辦公軟件優(yōu)劣勢的基礎(chǔ)上，主要論述了辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用，并對未來發(fā)展進(jìn)行了展望，以供參考交流。

關(guān)鍵詞：辦公室；計(jì)算機(jī)；辦公軟件；應(yīng)用

在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的背景下，辦公室引入計(jì)算機(jī)辦公軟件的，促使辦公室成為了自動化和無紙化的辦公形式，有效的提升了辦公室工作人員的辦公效率，辦公自動化已經(jīng)成為了現(xiàn)今企業(yè)辦公的必然發(fā)展趨勢。當(dāng)前我國正在開展信息化改革，為了緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升，如何有效的提升辦公自動化管理技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)與應(yīng)用，這成為辦公工作面臨的首要問題。

一、計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)劣勢分析

計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)、圖像、視頻、音頻等信息的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行有效的收集與儲存，使得信息資源的分配更加的科學(xué)化、合理化，使辦公人員能夠更加輕松、更加容易的進(jìn)行辦公，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理。

（一）計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢分析

1.實(shí)現(xiàn)了跨地域應(yīng)用

在使用計(jì)算機(jī)辦公軟件中，我們可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的跨地域應(yīng)用，在數(shù)據(jù)資料的傳遞過程中，只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以在極短的時(shí)間內(nèi)將所需資料傳出或接入，極大程度上縮短了資料傳遞所需的時(shí)間，非常適合現(xiàn)今這個(gè)節(jié)奏感超快的社會。

2.提升資料收集與整理的準(zhǔn)確性

辦公人員經(jīng)常需要對辦公資料與數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納和整理，此過程非常的繁瑣，極易出現(xiàn)問題。在使用計(jì)算機(jī)辦公軟件后，對數(shù)據(jù)資料的整理變得非常輕松，而且準(zhǔn)確性變得非常高，極大地提升了辦公人員的工作效率[1]。

（二）計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的劣勢分析

在運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公軟件進(jìn)行資料的編輯與整理時(shí)，如果計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)問題或者計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)行出現(xiàn)問題，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失或出錯(cuò)。如果計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中了木馬或者病毒，可能會導(dǎo)致信息的泄露或被他人盜取，如果丟失了重要信息，比如國家的機(jī)密信息或企業(yè)的機(jī)密文件被他人盜取，會為國家的安全帶來巨大的威脅，為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失，對此需要采取有效的殺毒措施防范[2]。

二、辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的實(shí)際應(yīng)用

常用的計(jì)算機(jī)辦公軟件，有Microsoft office系列軟件和WPS office系列軟件。Microsoft office系列軟件包括文字處理軟件Word，數(shù)據(jù)處理軟件Excel，幻燈片制作軟件PowerPoint，電子郵件軟件Outlook，出版物制作軟件Publisher，數(shù)據(jù)庫管理軟件Access和流程圖制作軟件Visio等。

WPS office系列軟件，根據(jù)中國人使用習(xí)慣和需求開發(fā)的國產(chǎn)化軟件，與Microsoft office相比，新增了更多適合中國人使用的功能。例如在Excel中增加了個(gè)人所得稅的計(jì)算公式，在Word中增加了中國節(jié)假日相關(guān)的模板等。WPS還可直接將數(shù)據(jù)在云端備份，為數(shù)據(jù)的有效使用提供了保障。WPS的軟件功能已基本能夠滿足日常辦公需要，在知識產(chǎn)權(quán)問題被廣泛關(guān)注的當(dāng)下，已經(jīng)被越來越多的人使用，更多使用功能也在不斷的被開發(fā)和升級[3]。

（一）在教育科研中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)辦公軟件在教育科研中的應(yīng)用直接改變了傳統(tǒng)的教課模式，教師可以有效的利用計(jì)算機(jī)辦公軟件如 PPT 等進(jìn)行備課，這些計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠?qū)⒁磉_(dá)的信息直觀的呈現(xiàn)在學(xué)生面前，讓學(xué)生更加容易理解教學(xué)內(nèi)容，從而有效的提升教學(xué)質(zhì)量。而且教師可以要求學(xué)生使用如 word 等軟件進(jìn)行學(xué)科總結(jié)，這樣可以使教學(xué)更加的生動，更加的多樣化。

（二）在政府部門中的應(yīng)用

政府部門工作中引入計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠起到良好的輔助效果，可以通過計(jì)算機(jī)軟件制作對外公開的網(wǎng)站，用來傳達(dá)相關(guān)信息，這樣公民可以隨時(shí)的從政府網(wǎng)站獲取所需的相關(guān)信息，從而提升政府的日常工作質(zhì)量。而且政府部門可以使用相應(yīng)的辦公軟件與公民進(jìn)行良好的溝通，解決公民的疑問乃至問題，從而更好的提升政府部門的服務(wù)質(zhì)量?！笆率戮W(wǎng)辦”，繼續(xù)推廣電子證照應(yīng)用，推進(jìn)網(wǎng)上辦事大廳拓展提升和應(yīng)用工作，推動政務(wù)服務(wù)從PC端延伸到移動端，提升全流程網(wǎng)上辦事水平。推行電子政務(wù)，是貫徹以人民為中心的發(fā)展思想的重大舉措，是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然選擇，是全面深化改革的迫切要求。

（三）在商務(wù)辦公中的應(yīng)用

對于商務(wù)領(lǐng)域來說，計(jì)算機(jī)辦公軟件所體現(xiàn)出來的功能更為顯著，商業(yè)的核心是錢，精準(zhǔn)的說是時(shí)間與效率，時(shí)間與效率就等同于金錢，對于一些事件或情況需要第一時(shí)間做出反應(yīng)，抓住瞬來即失的機(jī)遇，計(jì)算機(jī)辦公軟件可以在最短的時(shí)間內(nèi)做出有效的處理。而且辦公軟件還可以為商務(wù)辦公中各種事務(wù)的處理帶來良好的輔助效果，利用相關(guān)辦公軟件對一些產(chǎn)品的信息進(jìn)行有效的加工處理，這樣可以使得產(chǎn)品更加的有吸引力。而且現(xiàn)在商家與客戶在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行交易更加的方便了商家的銷售，商家與客戶可以通過相應(yīng)的軟件在網(wǎng)上直接進(jìn)行有效的溝通，這樣更加的促進(jìn)了商業(yè)的發(fā)展，也使得商業(yè)模式簡單[4]。

三、計(jì)算機(jī)辦公軟件的未來發(fā)展

（一）加強(qiáng)軟件開發(fā)人才的培養(yǎng)

很有必要加強(qiáng)我國軟件開發(fā)的人才培養(yǎng)，要讓這個(gè)領(lǐng)域的人才隊(duì)伍建設(shè)更加充實(shí)，能夠培養(yǎng)出更多這個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)人才。一方面，高校應(yīng)當(dāng)在這個(gè)專業(yè)的人才培養(yǎng)上進(jìn)行加強(qiáng)，另一方面，要給這些人才提供更多實(shí)踐的機(jī)會和平臺，這是讓他們在這個(gè)領(lǐng)域有更深的鉆研，并且更加了解我國辦公室的真實(shí)需求的方法，這對于提升軟件開發(fā)的質(zhì)量很有幫助。很多國外引進(jìn)的軟件和我國的一些辦公室的實(shí)際需求并不是完全匹配，造成了使用中的一些不便，加大我國辦公軟件的自主開發(fā)力度非常有必要。

（二）基于WEB的協(xié)同辦公軟件開發(fā)

隨著通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，單一的個(gè)人辦公軟件已無法滿足信息交流日益頻繁的現(xiàn)代辦公需求，將WEB技術(shù)與office軟件技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來，開發(fā)可以實(shí)現(xiàn)資源共享、協(xié)同工作的辦公軟件。基于WEB的協(xié)同辦公軟件可以實(shí)現(xiàn)文件資料共享、信息交流傳遞、資料系統(tǒng)管理等，為企業(yè)打造了一個(gè)科學(xué)、開放、自動化程度較高的信息化辦公平臺，在線辦公軟件極大的拓展了企業(yè)的辦公地點(diǎn)和參與辦公的人員[5]。

四、結(jié)語

總之，計(jì)算機(jī)辦公軟件的獨(dú)特優(yōu)勢非常明顯，與傳統(tǒng)辦公模式相比，辦公效率實(shí)現(xiàn)了極大的提升。在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，各行業(yè)要更加注重計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室中的應(yīng)用，及時(shí)深入開展信息化改革，構(gòu)建電子辦公平臺，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風(fēng)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)行業(yè)的繁榮發(fā)展。在以后，我國應(yīng)大力發(fā)展計(jì)算機(jī)軟件的自主研發(fā)，根據(jù)各類辦公需求開發(fā)個(gè)性化辦公軟件，讓信息化帶動我國社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)繁榮發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳玉霞.探討如何利用計(jì)算機(jī)辦公軟件提高審計(jì)的效率[J].電子制作，2014（14）：85-86.

[2]李源.計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的應(yīng)用[J].電子制作，2015（12）：105-106.

[3]張海平.辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用探討[J].黑龍江科技信息，2015（32）：52-53.

[4]林文發(fā).辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用價(jià)值探究[J].數(shù)碼世界，2017（02）：68-69.

[5]黃進(jìn)杰.辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（05）：95-96.