羅曉紅

摘 要：本文將對煤礦項目建設(shè)前期檔案管理進(jìn)行探討。首先分析了煤礦檔案管理的幾個特點，然后分析了當(dāng)前煤礦項目前期檔案管理還存在的問題，隨后對工程項目前期檔案的重要性進(jìn)行分析，并針對問題，給出一些解決方案，幫助煤礦項目企業(yè)提升前期檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：煤礦；項目建設(shè)；前期；檔案管理

項目前期檔案也叫做工程項目的準(zhǔn)備文件，具體是指工程開工前，立項、審批、招標(biāo)、勘察、設(shè)計以及在建設(shè)之前準(zhǔn)備工作中形成的文件。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程可以進(jìn)行建設(shè)的憑證和基礎(chǔ)，是需要工程建設(shè)的主體單位永久保存的法律文件。

1 煤礦檔案的特點

1.1 多樣性

煤礦項目的結(jié)構(gòu)本身就是十分復(fù)雜的，每個項目都會涉及到很多方面，所以煤礦項目都會有很多部門，負(fù)責(zé)不同的事務(wù)。所以，在進(jìn)行檔案管理時，就會有很高的綜合性和多樣性，包括的工作種類特別多，比如煤礦開采、地質(zhì)測量和地面運輸系統(tǒng)，再加上行政管理部門，導(dǎo)致檔案數(shù)量大很大。

1.2 廣泛性

煤礦檔案管理工作主要是對煤礦生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)，以及地面上的管理工作進(jìn)行詳細(xì)記載，包括井下生產(chǎn)部門和地面上各種生產(chǎn)活動以及管理部門的管理記錄。同時，各種不同指令、整個項目的規(guī)章制度也是檔案管理工作之一，所以檔案管理需要記載的內(nèi)同很多，工作所涉及方面十分廣泛。

1.3 技術(shù)資料的頻繁被使用

對于煤礦項目和煤礦企業(yè)而言，安全生產(chǎn)是及其重要的，所有工作都要在確保安全的情況下開展，項目的生產(chǎn)安全工作十分重要。比如巷道的支護(hù)工作，在進(jìn)行井下開采作業(yè)前必須做好相應(yīng)的監(jiān)管，并對支護(hù)工作進(jìn)行定期檢查，這些檢查就經(jīng)常就經(jīng)常要使用檔案當(dāng)中的技術(shù)資料和數(shù)據(jù)。

2 項目前期檔案管理存在的問題

2.1 收集滯后

煤礦項目的前期建設(shè)周期很長，環(huán)節(jié)很多，會涉及到很多不同部門，使得項目的前期檔案管理工作的多樣性、復(fù)雜性、成套性都有很大提升，有些企業(yè)為了提升經(jīng)濟(jì)效益和加快工程進(jìn)度，造成項目的各個不同部門只看重工程建設(shè)，不重視工程檔案，導(dǎo)致在項目建設(shè)前期的檔案收集、整理和歸檔工作都不能有效進(jìn)行，最后的結(jié)果就是工程前期檔案工作之后。在工程上，工程個部門無法很好地使用項目的檔案資料，工程項目的技術(shù)文件、數(shù)據(jù)以及其他各種資料十分分散，嚴(yán)重時甚至損壞和丟失，有進(jìn)一步對單位的檔案管理工作的有效展開。

2.2 項目各單位缺少足夠的檔案管理意識

人員能夠正確意識到檔案管理的重要性，是做好項目前期檔案工作的保證和前提。但是，當(dāng)前許多的項目單位中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至檔案管理人員，都沒有對檔案管理工作進(jìn)行足夠重視，缺乏對其重要性的思想認(rèn)識，項目前期檔案工作的學(xué)習(xí)和宣傳力度都不強。在項目建設(shè)前期，項目工作人員的流動性很強，各個崗位的人員都不固定，不同部門之間也沒有足夠的信息交流和情況溝通，缺少甚至沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，以致檔案的管理工作不能在人員方面落實，最后造成檔案管理工作的嚴(yán)重脫節(jié)，一些檔案的流向也并不清楚。

由于項目建設(shè)與檔案管理工作都具有很強的專業(yè)性，所以工程人員和檔案管理人員之間缺少足夠的知識交叉，對對方的工作內(nèi)容、工作程序、專業(yè)技術(shù)缺少足夠了解，使得檔案管理難以從實踐層面上展開，這也是很多項目前期檔案收集、整理、歸檔都不及時、不規(guī)范的重要原因。

2.3 缺少完善的制度進(jìn)行檔案管理

在項目建設(shè)的初期，機構(gòu)設(shè)置不健全，人員配置不全，許多單位也并不會設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，也沒有安排專門進(jìn)行檔案管理的場所，這就造成在前期檔案無論是質(zhì)量還是安全，都無法得到保障。檔案管理的設(shè)施、設(shè)備都不能滿足檔案管理的工作需求，比如缺少專門存放檔案的庫房，檔案的保管不符合“八防”要求。這種非常不妥善、現(xiàn)代化程度不足的檔案管理，不能適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化的工程建設(shè)需要，不僅降低了檔案管理的工作效率，也影響了工程項目的整體經(jīng)濟(jì)效益。

3 正確認(rèn)識前期檔案工作的重要性

國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)<重大建設(shè)項目檔案驗收辦法>的通知》文件規(guī)定，工程項目的檔案驗收是工程項目的重要組成部分，沒有經(jīng)過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過整個工程項目的驗收工作。同時還對檢查項目檔案的方法進(jìn)行了規(guī)定，可使用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式進(jìn)行檢查。抽查檔案的數(shù)量不得低于100卷，抽查的重點放在項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同和協(xié)議等。對于項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組負(fù)責(zé)提出整改意見，要求項目建設(shè)單位在項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并接受進(jìn)行復(fù)查。若復(fù)查后檔案仍然不合格，則不得對項目進(jìn)行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關(guān)部門對項目建設(shè)單位通報批評，造成檔案損失的。應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

對于整個工程項目而言，項目的檔案驗收工作具有對整個竣工驗收工作的一票否決權(quán)，因此，工程項目的檔案工作對整個工程的驗收十分重要。此外，在工程建設(shè)中，如果在前期進(jìn)行了充分、完善的檔案管理，將有利于工程日后的管理、使用、維護(hù)、改造、擴建，如果檔案管理手機不全，整理不規(guī)范、保管不安全，則會降低整個工程的建設(shè)彈性，影響到工程經(jīng)濟(jì)效益的挖掘。

4 如何做好煤礦項目的前期檔案管理

4.1 項目前期檔案管理工需要被各部門領(lǐng)導(dǎo)重視

許多工程都是百年大計，檔案的管理意味著工程是否能夠真正很長時間都起作用，并且檔案管理做得好將減少工程在使用之后維護(hù)的難度，減少工程后患。所以，在工程項目立項之后，領(lǐng)導(dǎo)就要對文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、錄音等資料安排專人進(jìn)行收集和整理，制定明確的崗位責(zé)任，與考核和獎罰掛鉤。

4.2 加強項目前期檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

在項目的前期，就要成立專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員的網(wǎng)絡(luò)體系，明確每個人的工作職責(zé)，加強對工作的考核，建立一套全面、完善的項目檔案管理工作制度，根據(jù)實際情況建立項目檔案工作的管理體質(zhì)和工作程序。

4.3 定期召開檔案工作會議

煤礦項目的建設(shè)單位需要對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，對單位內(nèi)各個部門、設(shè)計、施工、建立等參建單位都要進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)，從而保證項目檔案工作不與建設(shè)工作相脫節(jié)。要定期召開項目檔案工作會議，召集所有參建單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案的管理人員，匯報項目當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)度，并對檔案管理工作繼續(xù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

4.4 建立完善系統(tǒng)的檔案管理工作制度

由于煤礦工項目的工期很長，項目材料很多，部門構(gòu)成復(fù)雜，所以如果沒有系統(tǒng)的檔案管理工作制度，僅憑借工作人員的重視仍然是無法有效開展的。因此要根據(jù)各個部門、配合科學(xué)的方法，并且聘請專業(yè)的人員，進(jìn)行檔案管理制度的制定，覆蓋到檔案管理工作中可能遇到的各種問題，讓檔案管理工作人員得到指導(dǎo)，提升工作效率。

5 結(jié)束語

好的前期檔案管理可以讓工程建設(shè)更加順利，所以進(jìn)行建設(shè)的企業(yè)一定要對前期檔案管理有足夠的重視。通過安排專業(yè)的檔案管理人員、布置專門的檔案儲存場所，提升檔案的保管和收集效果，能夠保證整個工程的建設(shè)，能順利地進(jìn)行。

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