摘 要：人事檔案管理是進(jìn)行實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位工作有序進(jìn)行的有效手段，隨著信息化發(fā)展也呈現(xiàn)出顯得特點(diǎn)?；诖?，本文針對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且通過(guò)選擇合理的數(shù)字化管理載體與系統(tǒng)、提升數(shù)字化管理人員工作水平以及保障信息安全等手段，為提升人事檔案信息數(shù)字化管理的水平提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；信息安全

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷發(fā)展的大環(huán)境下，各項(xiàng)工作對(duì)其的應(yīng)用不僅提升了效率還保障了工作的質(zhì)量，例如在人事檔案管理工作中利用信息數(shù)字化技術(shù)，就能夠有效促進(jìn)該工作的準(zhǔn)確性。但是在人事檔案管理的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用中仍存在一些問(wèn)題，亟需得到解決。

一、人事檔案信息數(shù)字化管理現(xiàn)存問(wèn)題

（一）計(jì)算機(jī)環(huán)境、技術(shù)問(wèn)題

人事檔案的信息數(shù)字化管理工作，經(jīng)常由于計(jì)算機(jī)的環(huán)境以及管理系統(tǒng)的具體功能情況而受到影響。其中最為普遍的現(xiàn)象就是人事檔案信息管理環(huán)境的溫度、濕度環(huán)境等。由于人事檔案信息數(shù)字化管理需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，所以其所處環(huán)境必須要能夠支持計(jì)算機(jī)運(yùn)行的穩(wěn)定開(kāi)展。計(jì)算機(jī)使用過(guò)程當(dāng)中，首先是受到濕度的問(wèn)題影響，一旦濕度過(guò)大，就會(huì)容易產(chǎn)生漏電現(xiàn)象或者是各種零部件的受潮現(xiàn)象，從而影響具體的使用，還會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)施的壽命下降。其次是關(guān)于環(huán)境的整潔性，在灰塵過(guò)大的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)的各種硬件設(shè)備或者是U盤等都難以讀取數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致工作開(kāi)展的影響。最后是關(guān)機(jī)計(jì)算機(jī)技術(shù)方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)提升速度是極快的，計(jì)算機(jī)發(fā)展可以用日新月異來(lái)形容，技術(shù)方面的落后就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率降低。

（二）信息安全性問(wèn)題

自從計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用之后，隨之而來(lái)的信息安全性問(wèn)題也越來(lái)越嚴(yán)重，計(jì)算機(jī)信息的安全性問(wèn)題主要受到兩個(gè)要素影響，一是在遭受到外部的黑客、病毒攻擊時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生信息丟失的現(xiàn)象。人事檔案信息關(guān)系到隱私以及各種發(fā)展工作，一旦被竊取就會(huì)導(dǎo)致各方面的損失。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，新信息的安全問(wèn)題成為最險(xiǎn)峻也是最難徹底解決的問(wèn)題，并且由于計(jì)算機(jī)技術(shù)普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也充滿更多的危及。而是人事檔案信息數(shù)字化管理工作人員自身對(duì)于信息安全的意識(shí)不足，也致使信息安全受到影響。在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中過(guò)分重視工作的效率問(wèn)題，而忽視了工作的安全，是促使人事檔案信息安全性受到威脅的重要原因。

（三）數(shù)字化管理人員個(gè)人能力問(wèn)題

現(xiàn)有的人事檔案數(shù)字化管理人員上崗條件較低，導(dǎo)致很多工作人員個(gè)人能力不到位，實(shí)質(zhì)上是無(wú)法勝任檔案管理工作的。部分的數(shù)字化管理人員是在企業(yè)、單位內(nèi)部的傳統(tǒng)數(shù)字化管理工作更新?lián)Q代之后繼續(xù)進(jìn)行管理工作的，而忽視了數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的差距。數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)于計(jì)算機(jī)水平、互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)知以及業(yè)務(wù)熟悉程度都有較嚴(yán)的要求，只有在這三個(gè)方面都具有完備的知識(shí)掌握，才能夠勝任數(shù)字化管理人員這一職位[1]。

二、提升人事檔案信息數(shù)字化管理水平有效對(duì)策

（一）選擇合理的數(shù)字化管理載體與系統(tǒng)

開(kāi)展人事檔案信息數(shù)字化管理工作之前必須對(duì)數(shù)字化管理的載體和系統(tǒng)都進(jìn)行合理的選擇，保障人事檔案管理工作具有一個(gè)穩(wěn)定可靠的基礎(chǔ)。首先是人事檔案信息數(shù)字化管理的載體選擇方面，這是對(duì)于硬件層面的考慮。人事檔案信息數(shù)字化管理必須保障硬件可以保障各項(xiàng)工作的開(kāi)展，以及具體使用年限。數(shù)字化管理的載體壽命關(guān)系到了這項(xiàng)工作開(kāi)展的成本以及安全性，質(zhì)量可靠才能促使管理水平的提升。其次是數(shù)字化管理系統(tǒng)的選擇方面，需要針對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理工作的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行具體選擇。在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，必須要保障系統(tǒng)的技術(shù)水平保持在整體行業(yè)內(nèi)部的平均水平的，甚至的超過(guò)平均水平的，否則落后的系統(tǒng)只能夠阻礙各項(xiàng)人事檔案管理工作的進(jìn)行，降低效率以及質(zhì)量。人事檔案管理系統(tǒng)緊跟時(shí)代需求進(jìn)行更新?lián)Q代，并且在更新過(guò)程當(dāng)中注意存儲(chǔ)信息的保存與轉(zhuǎn)移，防止在這一階段過(guò)程中人事檔案信息被不法分子復(fù)制竊取，保障系統(tǒng)的仿真性。

（二）提升數(shù)字化管理人員工作水平

數(shù)字化管理人員的個(gè)人能力水平和管理工作的開(kāi)展是緊密相關(guān)的，在工作過(guò)程當(dāng)中，只有高素質(zhì)的工作人才才能夠促使整體工作質(zhì)量不斷提升。對(duì)于管理工作人員必須定期開(kāi)展培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容涵蓋有基礎(chǔ)的系統(tǒng)操作，還有各項(xiàng)安全意識(shí)的培訓(xùn)，以及在出現(xiàn)安全事故的狀況下，怎樣才能有效處理，使損失降到最低。培訓(xùn)過(guò)程不能脫離實(shí)踐，只有將理論與實(shí)踐進(jìn)行結(jié)合才能保障實(shí)際工作工程中，管理工作人員有能力處理各種突發(fā)狀況，應(yīng)對(duì)各種事件。并且企業(yè)內(nèi)部也要結(jié)合相關(guān)法律以及企業(yè)自身發(fā)展需求，制定有效的管理制度，保障各項(xiàng)人事檔案信息數(shù)字化管理工作都在框架內(nèi)有序地進(jìn)行，一旦出現(xiàn)事故，能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到具體的管理人員，這樣也可以有效促使工作態(tài)度的端正以及工作積極性的提升[2]。

（三）保障信息安全

信息安全一直是人事檔案管理工作的重點(diǎn)問(wèn)題，也關(guān)系到其所服務(wù)單位、企業(yè)的整體發(fā)展運(yùn)作。保障人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性首先需要從相關(guān)法律法規(guī)的解讀與遵守開(kāi)始。我國(guó)已經(jīng)頒布的有關(guān)于人事檔案管理工作的法律法規(guī)包含有《檔案法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等，將這些法律各項(xiàng)工作開(kāi)展的出發(fā)點(diǎn)以及被侵害時(shí)的武器，保障信息安全。針對(duì)目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜的特點(diǎn)，以及各種木馬、病毒泛濫的現(xiàn)狀，定期開(kāi)展系統(tǒng)的殺毒以及維護(hù)工作，最大限度減少各種安全漏洞，讓不法分子難以找到信息竊取的切入點(diǎn)。最后在進(jìn)行檔案的錄入導(dǎo)出工作時(shí)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方式，機(jī)密檔案可以仍舊采取傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存，這樣就盡量避免信息竊取的現(xiàn)象。

三、結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，利用信息數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行人事檔案的管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是對(duì)于新技術(shù)的有效應(yīng)用。這種方式下，利用創(chuàng)新的計(jì)算機(jī)科技進(jìn)行人事檔案工作，需要不斷進(jìn)行系統(tǒng)和載體的質(zhì)量與技術(shù)提升，還需要加強(qiáng)管理人員個(gè)人工作素養(yǎng)，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化管理的整體水平提升。

參考文獻(xiàn)

[1]劉倩.事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（04）：77.

[2]張衛(wèi)，姜瑞博，楊騰.人事檔案信息的全面數(shù)字化管理[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（18）：172-174.

作者簡(jiǎn)介

宋麗霞（1984—），女，漢族，廣東梅州，本科，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)從事檔案管理方面工作。