張雪媛

摘 要：工會(huì)檔案管理工作是工會(huì)工作不可或缺的部分，能否確保工會(huì)檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性是衡量工會(huì)管理工作水平高低的組成部分。本文基于形勢(shì)的發(fā)展，完善服務(wù)工會(huì)的發(fā)展，在分析工會(huì)檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，介紹了檔案工作的重要性，提出了加強(qiáng)工會(huì)檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：工會(huì)；檔案；管理

1 工會(huì)檔案管理概述

在20世紀(jì)80年代末，為了適應(yīng)工作制度的需要和工會(huì)工作的要求，中國(guó)工會(huì)工作人員建立了檔案專職工作，工會(huì)建立了自己的內(nèi)部文件。但此時(shí)的文件系統(tǒng)很簡(jiǎn)單，工作的信息、文檔和檔案都是單向的或單一的查詢。當(dāng)前這個(gè)時(shí)代，突出表現(xiàn)的是“大眾”服務(wù)理念。它要求傳統(tǒng)的狹義檔案在嶄新的時(shí)代要擁有現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理檔案，檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，努力打破自我，只有突破傳統(tǒng)思維，樹(shù)立以人為本的檔案管理理念，為所有員工服務(wù)，使員工了解工會(huì)工作，掌握相關(guān)權(quán)利的基本信息，從而促進(jìn)管理的人性化。

2 新時(shí)期工會(huì)檔案管理創(chuàng)新的必要性

檔案是最原始的資料記載，其意義相當(dāng)重要。新時(shí)期工會(huì)工作有新要求，工會(huì)要不斷提高服務(wù)水平和發(fā)展能力，更好地服務(wù)于廣大職工群眾。檔案是工會(huì)工作的重要部分，相關(guān)人員需要制作出一套完整的制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范。面對(duì)工會(huì)工作的巨大變化，檔案工作必須進(jìn)一步提高工會(huì)工作的服務(wù)意識(shí)，把信息資源的開(kāi)發(fā)和利用作為工會(huì)工作的重要部分，這將對(duì)檔案工作的發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用。

創(chuàng)新是人類活動(dòng)中的普遍現(xiàn)象，檔案管理也是一樣的。在檔案管理面臨改革、現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，檔案工作者必須認(rèn)真探討和提出了新的要求，創(chuàng)新檔案管理，轉(zhuǎn)變檔案工作觀念。

現(xiàn)代管理理論認(rèn)為人是所有管理活動(dòng)中最重要、最活躍的因素。以人為本，提高自主創(chuàng)新能力，建立激勵(lì)機(jī)制，為員工創(chuàng)造一個(gè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，并激發(fā)其潛能，促使其在檔案管理工作過(guò)程中，勇于創(chuàng)新，敢于創(chuàng)新，滿足工會(huì)檔案管理的創(chuàng)新要求，促進(jìn)工會(huì)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

3 工會(huì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1 領(lǐng)導(dǎo)干部的管理意識(shí)不強(qiáng)

隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人員精力集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，認(rèn)為工會(huì)就是簡(jiǎn)單的組織活動(dòng)、發(fā)放福利等，不需要記錄檔案，對(duì)管理工作不重視，沒(méi)有對(duì)管理工作開(kāi)展實(shí)質(zhì)性的研究和安排。工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的重視程度，直接影響到工會(huì)工作的開(kāi)展，不重視檔案管理，使工會(huì)檔案管理工作停滯不前，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，從而不能更好地服務(wù)于廣大職工群眾。

3.2 檔案管理體制不健全

嚴(yán)格執(zhí)行勞動(dòng)紀(jì)律規(guī)定，確保規(guī)范化、推進(jìn)程序化工作，嚴(yán)格作風(fēng)是確保檔案管理水平的重要指標(biāo)。檔案工作包括收集、識(shí)別、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)等方面的工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)建立在檔案管理制度的基礎(chǔ)上，如系統(tǒng)人員崗位責(zé)任制、文件安全存儲(chǔ)系統(tǒng)，以確保檔案管理工作順利進(jìn)行。但一些工會(huì)沒(méi)有建立檔案的收集等重要管理制度，組織機(jī)構(gòu)和人員因儲(chǔ)存不當(dāng)，損失、霉變，致使檔案收集的數(shù)據(jù)不完整，文件的質(zhì)量沒(méi)有準(zhǔn)確性和數(shù)量缺乏，檔案管理往往不是專門(mén)化管理。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層工會(huì)檔案管理部門(mén)沒(méi)有專業(yè)的組織，人事變動(dòng)帶來(lái)了許多隨機(jī)的、盲目的檔案管理現(xiàn)象。

3.3 檔案管理誠(chéng)信缺失

檔案管理不規(guī)范，以上級(jí)工會(huì)聯(lián)合審計(jì)檔案為例，其包括兩種類型的檔案項(xiàng)目審計(jì)檔案。在收集過(guò)程中，往往存在著損失，另外，一些輕視因素導(dǎo)致審計(jì)記錄不完整，部分項(xiàng)目文件不完整，特別是缺乏單一的審計(jì)文件，審計(jì)報(bào)告驗(yàn)收、審批和審計(jì)單位整改報(bào)告較為嚴(yán)重，因此，檔案管理的誠(chéng)信嚴(yán)重制約了其規(guī)范化，但規(guī)范化的檔案管理必須體現(xiàn)誠(chéng)信。

3.4 資金投入力度不足

工會(huì)檔案管理工作開(kāi)展中，往往會(huì)存在資金不足的情況，受到經(jīng)費(fèi)和管理場(chǎng)所的限制，工會(huì)管理無(wú)獨(dú)立的檔案管理辦公室，很多情況下，都是安排在辦公場(chǎng)所，這不僅影響了企業(yè)的辦公效率，還會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量。

3.5 工會(huì)檔案管理方法原始

從技術(shù)角度的看，在檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法主要是基于手工分揀、編目，主要方法是抄、剪、貼、裝訂。但傳統(tǒng)模式在這個(gè)計(jì)算機(jī)管理時(shí)代并不適用。在這個(gè)時(shí)代，電子信息的集中式智能技術(shù)，改變了手工管理模式，性能逐漸向智能存儲(chǔ)和虛擬計(jì)算機(jī)數(shù)字文件轉(zhuǎn)變。

此外，檔案管理工作的結(jié)合也存在相當(dāng)多問(wèn)題。例如，內(nèi)部檔案管理知識(shí)的缺乏，對(duì)檔案管理的重要性理解不夠，在檔案、零散、文檔和信息管理方面，權(quán)力水平不高。為了適應(yīng)新形勢(shì)，工會(huì)必須更好的發(fā)揮檔案作用，跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。

4 提高工會(huì)檔案管理水平的策略

4.1 加強(qiáng)工會(huì)檔案管理配套設(shè)置建設(shè)

為檔案工作順利開(kāi)展提供必要的配套設(shè)施，如特種檔案室、獨(dú)立辦公室、配備檔案柜、防盜等機(jī)械設(shè)施；愛(ài)崗敬業(yè)，監(jiān)理電子檔案館等相關(guān)配套設(shè)施。

4.2 建立檔案管理保障體系

檔案系統(tǒng)根據(jù)工會(huì)的實(shí)際情況，以適應(yīng)檔案管理的需要，建立和維護(hù)有效的安全保障體系，對(duì)檔案實(shí)行安全管理。檔案室不應(yīng)存放易燃材料，辦公室應(yīng)配備消防設(shè)備，材料應(yīng)避光保存，并保持一定的溫度。為檔案工作建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化責(zé)任分工，明確各級(jí)責(zé)任，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

4.3 加快檔案數(shù)字化管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息資源的增加，數(shù)據(jù)已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)了許多機(jī)遇，檔案信息資源由封閉走向開(kāi)放。檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。創(chuàng)新包括思想創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新。檔案工作必須適應(yīng)這一趨勢(shì)，發(fā)展創(chuàng)新工作，跟上檔案資源社會(huì)共享的步伐，提升綜合服務(wù)能力，真正體現(xiàn)和提升檔案的使用價(jià)值。

在電子時(shí)代，在現(xiàn)代管理中，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案信息的管理。通過(guò)建立檔案資源，對(duì)檔案管理人員的水平進(jìn)行提高。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，進(jìn)行檔案管理；建立和完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。工會(huì)檔案數(shù)字化管理需要不斷根據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，對(duì)各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行綜合利用，加快檔案數(shù)字化管理，使檔案管理擺脫傳統(tǒng)形式的困擾，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷的改進(jìn)，以獲得進(jìn)步。

4.4 完善基礎(chǔ)設(shè)施

在工會(huì)檔案管理工作中，相關(guān)人員需要增加對(duì)檔案管理的投入，盡快完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為工會(huì)檔案管理提供必要的基礎(chǔ)設(shè)置，增加資金力度，保證檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。工會(huì)不僅要增加資金力度的投入，還要配置必要的管理設(shè)備，以促進(jìn)工作順利開(kāi)展。

4.5 重視控制工會(huì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

工會(huì)由于其管理人員主要以兼職為主，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，大多數(shù)人不會(huì)注意可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。工會(huì)檔案是工會(huì)工作的直接記錄和反映，在信息時(shí)代，應(yīng)重視檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制。相關(guān)人員必須要加強(qiáng)安全意識(shí)，加強(qiáng)管理，嚴(yán)格執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)控制，包括建立內(nèi)部控制制度，在災(zāi)難性事故發(fā)生后，及時(shí)使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)，加強(qiáng)預(yù)防和管理。

5 結(jié) 語(yǔ)

工會(huì)檔案是工會(huì)事務(wù)的詳細(xì)記錄，是工會(huì)工作的重要組成部分，也是工會(huì)組織的一種信息資產(chǎn)，在工會(huì)事業(yè)發(fā)展中的作用非常重要。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，工會(huì)在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用越來(lái)越重要。在工會(huì)的日常工作中，檔案的管理對(duì)工會(huì)職能的實(shí)現(xiàn)有著重要的意義，對(duì)規(guī)范工會(huì)的建設(shè)，提高工會(huì)工作水平等方面都有很好的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

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