伍慶芝

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，建筑業(yè)也是日新月異，迎來了大好的發(fā)展機(jī)遇，建筑施工過程變得越來越規(guī)范。在建筑施工過程中，工程項(xiàng)目的檔案管理工作受到了人們的廣泛關(guān)注，工程檔案不僅直接代表整個(gè)工程的優(yōu)劣，更是一種有力的參考依據(jù)，出現(xiàn)工程問題時(shí)，可以進(jìn)行參考。本文根據(jù)整個(gè)建筑行業(yè)發(fā)展情況，對(duì)建筑工程項(xiàng)目中工程檔案的管理進(jìn)行了深入研究，為后續(xù)檔案管理工作提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵字：建筑；項(xiàng)目；檔案

得益于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，全國(guó)各地的建筑工程規(guī)模日益增大。隨著建筑工程領(lǐng)域的發(fā)展和深入，工程檔案的數(shù)量也會(huì)越來越多，難度隨之變大。因此，相關(guān)部門應(yīng)該不斷地提高對(duì)工程檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新性地利用各種現(xiàn)代化的技術(shù)手段和工作模式，提升本身對(duì)工程檔案管理水平。

1 工程檔案管理的意義

1.1 工程檔案管理的概念

檔案，顧名思義是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。工程檔案就是指在工程建設(shè)管理過程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的載體材料。建筑工程項(xiàng)目是由項(xiàng)目設(shè)立、項(xiàng)目決策、項(xiàng)目施工等眾多環(huán)節(jié)組成的，而工程檔案是建立在項(xiàng)目設(shè)立階段，即前期階段。工程檔案對(duì)工程項(xiàng)目的意義重大，如果沒有對(duì)檔案進(jìn)行管理和保護(hù)，那么建筑工程也就不能進(jìn)行正常的施工作業(yè)。

1.2 工程檔案直接體現(xiàn)工程質(zhì)量

人民對(duì)住房的需求越來越大，相應(yīng)對(duì)住房質(zhì)量的要求也會(huì)越來越高。而建筑工程的質(zhì)量是衡量建筑工程安全性的首要指標(biāo)，需要建筑單位嚴(yán)格地保證項(xiàng)目質(zhì)量，對(duì)施工過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把握。同時(shí)，工程質(zhì)量的好壞也需要由完整的工程檔案來決定，在工程檔案的基礎(chǔ)上對(duì)工程施工的技術(shù)、材料、工藝、進(jìn)度進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析，采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行對(duì)數(shù)據(jù)的綜合評(píng)測(cè)，并得出與之相應(yīng)的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告。工程檔案會(huì)對(duì)工程建設(shè)過程中的施工材料、機(jī)械、環(huán)境、人員以及施工方法進(jìn)行詳細(xì)的記錄，針對(duì)各種在工程中可能會(huì)出現(xiàn)的因素進(jìn)行匯總，保障施工質(zhì)量。另外，在工程中工程檔案管理也是工程驗(yàn)收的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。工程檔案中記錄著工程的各個(gè)方面，專業(yè)的工程驗(yàn)收部門會(huì)基于工程檔案對(duì)建筑工程進(jìn)行執(zhí)法檢查。隨著驗(yàn)收檢查的標(biāo)準(zhǔn)越來越嚴(yán)格，施工方若保證質(zhì)量，必須在實(shí)際施工過程中對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，保證施工質(zhì)量。

1.3工程檔案為整個(gè)工程提供參考依據(jù)

工程檔案的建立可以為整個(gè)工程提供更為細(xì)致的參考依據(jù)，工程檔案在施工過程中會(huì)詳細(xì)記錄每一個(gè)工程環(huán)節(jié)，如果其中的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，可以以工程檔案為參照依據(jù)進(jìn)行追責(zé)。工程檔案會(huì)記錄所用人工、材料以及機(jī)械的詳細(xì)用量，參考工程檔案可以對(duì)整個(gè)施工成本進(jìn)行宏觀的調(diào)控，故工程檔案的建立可以大大提高工作效率，所以工程項(xiàng)目檔案對(duì)于整個(gè)工程來說是非常重要的參考依據(jù)。

2 目前建筑工程檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識(shí)薄弱

如今在大環(huán)境下，仍然有很多施工方企業(yè)沒有意識(shí)到工程檔案管理的重要性，管理意識(shí)比較落后，甚至質(zhì)疑檔案管理工作的意義。此外，仍然有很多公司沿用落后的傳統(tǒng)的管理模式，管理意識(shí)非常薄弱。

2.2 檔案管理制度的落后

我國(guó)相關(guān)政策明確規(guī)定了建筑工程管理工作的相關(guān)要求，但是在實(shí)際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行的企業(yè)不多。這說明企業(yè)內(nèi)部存在缺乏有效的管理制度問題，同時(shí)在管理的過程中也沒有專門人員進(jìn)行工作。

2.3 缺乏專業(yè)管理人才

很多企業(yè)對(duì)于具有專業(yè)知識(shí)人才的需求量非常大，但是對(duì)專業(yè)管理工程檔案的人員需求不大。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，大量的專業(yè)檔案管理模式出現(xiàn)，相應(yīng)的專業(yè)管理人才仍然缺少。缺少專業(yè)的人才，就會(huì)挪用其他專業(yè)的人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理工作，使得工程檔案的管理工作既耗時(shí)又費(fèi)力。

3 施工方在工程檔案管理中的作用

在整個(gè)的工程過程中，施工方的作用彌足重要。施工方需要對(duì)整個(gè)工程過程中的每一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行質(zhì)量抽查，并對(duì)所有的質(zhì)量數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行收集和整理，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)謹(jǐn)慎的處理。

3.1 培養(yǎng)管理意識(shí)，加強(qiáng)了檔案管理教育

在整個(gè)工程施工過程中，工程檔案管理工作非常重要，同時(shí)，施工方在其中有至關(guān)重要的作用。首先，施工方單位應(yīng)深刻意識(shí)到建筑工程檔案的重要性，花費(fèi)大量的人力、物力提高管理效率，摒棄傳統(tǒng)落后的管理模式，利用最新的技術(shù)和理念進(jìn)行相關(guān)管理工作。其次，積極招聘專業(yè)管理人才。對(duì)于施工方企業(yè)而言，工程檔案的管理是核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)于自身企業(yè)發(fā)展和促進(jìn)建筑行業(yè)正規(guī)化發(fā)展具有重要作用。隨著檔案管理技術(shù)的不斷提高，人才戰(zhàn)略顯得尤為重要。招聘優(yōu)秀人才進(jìn)行科學(xué)合理的管理工作，不但可以使企業(yè)減少不必要的財(cái)力支持，還可以使企業(yè)管理隊(duì)伍年輕化，創(chuàng)新氛圍更加濃厚。檔案人員在工程前期進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)檔案管理工作建立一個(gè)大局觀，對(duì)管理工作統(tǒng)籌規(guī)劃，避免因前期準(zhǔn)備工作不足到后期出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)丟失遺漏現(xiàn)象。此外，及時(shí)與相關(guān)負(fù)責(zé)人簽訂責(zé)任書，減少了工作失誤。

3.2 建立完善的檔案管理制度和完整的控制組織體系

施工方在進(jìn)行檔案管理工作中，擁有一套專業(yè)的管理制度，首先會(huì)在企業(yè)內(nèi)部建立工作小組，專門負(fù)責(zé)管理工作。不斷地進(jìn)行檔案管理教育工作，強(qiáng)化全員管理意識(shí)，建立完善的檔案管理制度，上到項(xiàng)目經(jīng)理，下到基層員工，不斷地深入學(xué)習(xí)，全體員工的參與才是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。另外，相關(guān)政府部門對(duì)建筑檔案管理工作的重視，對(duì)施工方企業(yè)來說意義重大。

3.3 建立了高效的工程檔案管理機(jī)構(gòu)

施工方會(huì)在公司內(nèi)部建立一個(gè)由經(jīng)驗(yàn)豐富、工作高效的人員所組成的管理機(jī)構(gòu)，這些人具有一定的檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待工作，完全面把握和完成檔案的整理、歸檔等工作。另外，施工方應(yīng)建立完整的控制組織體系，施工方按照檔案控制計(jì)劃與各個(gè)負(fù)責(zé)單位簽訂檔案控制目標(biāo)責(zé)任書，由專門人員進(jìn)行檔案控制工作。

3.4 建立有效的考核機(jī)制

施工方對(duì)進(jìn)行工程檔案管理工作的專業(yè)人員進(jìn)行考核，加深對(duì)檔案管理工作的重視和專業(yè)知識(shí)的考察，并且按照施工方與各個(gè)負(fù)責(zé)單位簽訂的責(zé)任書，對(duì)參與工作的專業(yè)人員進(jìn)行責(zé)任目標(biāo)現(xiàn)階段執(zhí)行情況的考核，建立獎(jiǎng)罰制度，對(duì)認(rèn)真負(fù)責(zé)的優(yōu)秀員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)消極對(duì)待的員工進(jìn)行經(jīng)濟(jì)上的懲罰。

3.5 強(qiáng)化了檔案驗(yàn)收工作

在進(jìn)行完整的工程檔案整理工作之后，需要對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收工作是對(duì)已經(jīng)完工的工程檔案按照相關(guān)對(duì)丁程序檢查之后，確認(rèn)此工作是否復(fù)合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)并且可以歸檔的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。施工方會(huì)收集工程檔案文件，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖。如果工程檔案管理工作沒有達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，是不允許竣工和辦理與各個(gè)負(fù)責(zé)單位的工程金結(jié)算手續(xù)的。

4 結(jié)語

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和建筑行業(yè)的蓬勃發(fā)展，以施工方為主導(dǎo)的工程檔案管理工作變得尤為重要。相關(guān)部門應(yīng)該重視管理工作，完善工程檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，促進(jìn)建筑業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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