王紅娜

摘要：科技成果日新月異，隨著數(shù)字化與信息化的到來(lái)，檔案的管理和長(zhǎng)期儲(chǔ)存有了長(zhǎng)足的發(fā)展，并且使檔案的管理更加安全。但是，也不可忽視檔案信息長(zhǎng)期存取所存在的問(wèn)題，并且伴隨著信息傳輸?shù)亩鄻踊?，使這個(gè)問(wèn)題更加尖銳和重要，所有的檔案管理員都致力于，解決數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取問(wèn)題。本文以數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取面臨的問(wèn)題、數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取的解決途徑兩方面，詳細(xì)論述數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取面臨的問(wèn)題及解決措施，希望可以維護(hù)我國(guó)數(shù)字檔案信息安全，并且為解決數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存儲(chǔ)問(wèn)題，提供一些參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案信息；長(zhǎng)期存儲(chǔ)；問(wèn)題；解決措施

引言：

隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)這門(mén)學(xué)科也不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案信息的加工和處理形式也出現(xiàn)了變化，從傳統(tǒng)的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)無(wú)線(xiàn)電通訊，變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化通訊，使檔案信息的保存更加具有安全性。同時(shí)，也減輕了信息查詢(xún)的難度，為客戶(hù)提供方便。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案信息存取，也具有一定的問(wèn)題和隱患。數(shù)字檔案管理員，應(yīng)針對(duì)問(wèn)題，制定出行之有效的解決方案，才能更好的利用當(dāng)今現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案管理效率。以下是筆者在工作過(guò)程中，所面臨的數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取問(wèn)題和筆者的幾點(diǎn)解決辦法，提供給各位同行參考，同時(shí)也希望各位同行可以多多交流，解決當(dāng)下所面臨的問(wèn)題。

一、數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取面臨的問(wèn)題

（一）協(xié)調(diào)合作問(wèn)題

對(duì)于數(shù)字檔案而言，其獲取和保存并非易事，并且存在風(fēng)險(xiǎn)。在傳統(tǒng)的信息管理中，會(huì)存在很多溝通問(wèn)題。例如，文件的格式、媒體儲(chǔ)存、是否執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等，而這些問(wèn)題都需要信息管理員與數(shù)字資源創(chuàng)造者之間緊密的溝通。[1]如果不能建立友好的協(xié)調(diào)合作關(guān)系，會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案存在資源創(chuàng)建和提取障礙。所以，在對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行檔案長(zhǎng)期存取活動(dòng)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)的協(xié)調(diào)合作能力，使每個(gè)部門(mén)對(duì)于自身部門(mén)的職能有充分的了解，并且建立友好的信息溝通平臺(tái)，有效的將各部門(mén)的信息進(jìn)行綜合分析處理，使數(shù)字發(fā)信息具有可以長(zhǎng)期存取的能力。在此過(guò)程中，如果各部門(mén)出現(xiàn)了合作障礙，會(huì)直接的影響數(shù)字檔案信息的保存和獲取，并且會(huì)使數(shù)字檔案信息資源處于危險(xiǎn)之中。

（二）采集所存在的問(wèn)題

對(duì)于數(shù)字檔案信息的保存，需要考慮：希望保存的檔案信息，資料選擇的保存版本，冗余程度的選擇，這三個(gè)問(wèn)題，根據(jù)不同的現(xiàn)實(shí)情況，作出不同的針對(duì)方案。首先，分析檔案信息的保存價(jià)值和保存意義，結(jié)合自身的館藏需要，選擇合適的檔案信息進(jìn)行存取。其次，如果檔案信息具有多種版本，應(yīng)作出抉擇，選出最適合長(zhǎng)期保存的版本，建立數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取。最后，在面對(duì)于冗余程度問(wèn)題時(shí)，應(yīng)結(jié)合數(shù)字信息的價(jià)值和館內(nèi)的存取能力，制定出最佳的冗余程度方案。在傳統(tǒng)的信息檔案管理中，會(huì)因?yàn)楫?dāng)時(shí)技術(shù)的限制，進(jìn)行多個(gè)資源庫(kù)多個(gè)拷貝的冗余程度存儲(chǔ)，這樣的做法使得許多檔案信息具備了超視距保存的能力，所以，根據(jù)這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)，可以對(duì)于具有珍貴保存價(jià)值的數(shù)字檔案信息，進(jìn)行多個(gè)拷貝冗余程度存儲(chǔ)。而這個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要數(shù)字檔案信息管理的各個(gè)部門(mén)協(xié)同合作。

（三）成本與投資問(wèn)題

對(duì)于信息檔案長(zhǎng)期存取，需要長(zhǎng)時(shí)間的進(jìn)行信息維護(hù)，這樣需要花費(fèi)大量的時(shí)間和資金，所以，相比于傳統(tǒng)的數(shù)字檔案信息而言，需要長(zhǎng)期存儲(chǔ)的數(shù)字檔案信息，需要花費(fèi)大量的成本，并且，這些數(shù)字信息的存儲(chǔ)，會(huì)占據(jù)大量的虛擬存儲(chǔ)空間和現(xiàn)實(shí)物質(zhì)空間，這方面所需要的經(jīng)費(fèi)也是巨大的。[2]然而，這并不是數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取所需要花費(fèi)的全部，還涉及到以下幾個(gè)方面的費(fèi)用，第一點(diǎn)，硬件與軟件，在工作過(guò)程中，維護(hù)、更新、存儲(chǔ)、獲取所需要的花費(fèi)，并且，為了更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息檔案長(zhǎng)期存取，還需要進(jìn)行不斷的技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)研討，這方面的費(fèi)用也是巨大的。第二點(diǎn)，對(duì)于數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取，需要進(jìn)行元數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、冗余程度的成本花費(fèi)，并且，這些成本的消耗是持續(xù)性的，且不斷的進(jìn)行花費(fèi)。第三點(diǎn)，數(shù)字資源信息屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)，所以在對(duì)于數(shù)字信息，進(jìn)行讀取和遷移過(guò)程中，會(huì)花費(fèi)一定的版權(quán)費(fèi)用。

（四）法律相關(guān)問(wèn)題

數(shù)字檔案信息的存取經(jīng)常會(huì)涉及到侵權(quán)問(wèn)題。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷前進(jìn)，很多數(shù)字檔案中的信息，會(huì)被不法分子進(jìn)行違規(guī)遷移和摹寫(xiě)處理，而針對(duì)于這類(lèi)問(wèn)題，是需要得到數(shù)字檔案信息管理員重視的，一旦做法有所偏差，可能會(huì)影響數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取活動(dòng)的展開(kāi)，直接影響客戶(hù)對(duì)于數(shù)字檔案信息的需求，甚至是數(shù)字檔案信息的安全，所以，在此方面，數(shù)字信息管理員應(yīng)積極的推動(dòng)國(guó)家立法，保障數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取的安全性，并且捍衛(wèi)我國(guó)資源創(chuàng)建者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

二、數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取的解決途徑

（一）標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字管理

想要做到數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取，就必須要做好標(biāo)準(zhǔn)化工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息存取全程的規(guī)范化。首先，要確保數(shù)字檔案信息，獲取途徑是合法的，嚴(yán)厲杜絕出現(xiàn)非法獲得信息的手段和技術(shù)。其次，要確保數(shù)字檔案信息儲(chǔ)存的安全性，并且要制定規(guī)范化的互通準(zhǔn)則，并且嚴(yán)格按照準(zhǔn)則，進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的流通和閱讀。只有這樣，才能有效的確保數(shù)字檔案信息的程序存取。隨著全球化進(jìn)程不斷深入，對(duì)于數(shù)字檔案信息也應(yīng)進(jìn)行全球化處理。推動(dòng)國(guó)內(nèi)信息與國(guó)際信息進(jìn)行交流互通，最大程度上的實(shí)現(xiàn)查閱者的需求。

（二）做好合作與協(xié)調(diào)

當(dāng)今的數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存續(xù)工作，它不僅僅是一個(gè)部門(mén)可以完成的，它需要多個(gè)部門(mén)，進(jìn)行合作和協(xié)調(diào)，其中涉及到信息創(chuàng)建者、資料管理者、長(zhǎng)期維護(hù)員等等，在這個(gè)鏈條中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都是非常重要的，一定要建立良好的合作和溝通，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期存取。[3]同時(shí)，國(guó)內(nèi)的數(shù)字檔案信息交流的加深，不同的場(chǎng)館會(huì)對(duì)于數(shù)字信息進(jìn)行遷移和交流，所以，對(duì)于數(shù)字信息的安全問(wèn)題更應(yīng)重視。在信息交流的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)格式轉(zhuǎn)化、遷移路徑選擇等問(wèn)題，所以，各個(gè)部門(mén)應(yīng)做好合作，保障數(shù)字檔案的有效利用和開(kāi)發(fā)，數(shù)字檔案管理者也應(yīng)鼓勵(lì)各位工作人員在工作中，進(jìn)行創(chuàng)新和實(shí)踐，推動(dòng)數(shù)字信息的長(zhǎng)期存取有效性。

（三）政府加強(qiáng)補(bǔ)助

對(duì)于數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存儲(chǔ)，單一的民間組織是無(wú)法有效展開(kāi)和進(jìn)行的，所以它需要政府對(duì)其的資助和支持。舉例說(shuō)明，英國(guó)的許多數(shù)字信息管理，都是由英國(guó)高等教育資金委員會(huì)進(jìn)行資助的，這種由政府出資，推動(dòng)數(shù)字信息的長(zhǎng)期存取，是非常有效的，我國(guó)也可進(jìn)行學(xué)習(xí)，由國(guó)家出資，進(jìn)行數(shù)字信息長(zhǎng)期存取工作。

（四）建立健全的信息檔案系統(tǒng)

建立健全的信息檔案系統(tǒng)，是數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取的根本。只有建立，健全的數(shù)字信息檔案系統(tǒng)，才能有效的規(guī)范，數(shù)字信息從創(chuàng)立到資源保存再到閱讀查詢(xún)整個(gè)過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)性。首先，這個(gè)系統(tǒng)，要對(duì)信息檔案的保存進(jìn)行鑒定和管理，選擇有價(jià)值的信息檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存，并且會(huì)對(duì)該信息的交流和查閱進(jìn)行記錄，確保該信息長(zhǎng)期保存的意義。其次，信息檔案系統(tǒng)，應(yīng)確保數(shù)字檔案的可靠性和合法性，保證查閱活動(dòng)的合法。最后，信息檔案系統(tǒng)，要對(duì)歸檔的數(shù)字信息進(jìn)行規(guī)范化處理。對(duì)歸檔的數(shù)字信息進(jìn)行及時(shí)的管理，并且根據(jù)當(dāng)下的情況進(jìn)行有效的維護(hù)，確保信息檔案長(zhǎng)期存取的可靠性。

（五）克服技術(shù)淘汰

在數(shù)字檔案信息管理中，不管是短期保存還是長(zhǎng)期保存，都會(huì)存在因技術(shù)更迭，而導(dǎo)致文件信息無(wú)法讀出。而這樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案信息無(wú)法有效利用，違背了數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的初衷。[4]經(jīng)過(guò)最新的研究表明：需要長(zhǎng)期進(jìn)行保存的信息檔案，需要運(yùn)用遷移和仿真技術(shù)。而短期保存的信息檔案，可以運(yùn)用技術(shù)保護(hù)的方式，解決技術(shù)淘汰問(wèn)題。技術(shù)保護(hù)具體的做法是，保護(hù)原始的信息資源讀寫(xiě)技術(shù)和硬件等。這樣做有效的保證了，數(shù)字信息存取的可能性。但是，這僅僅是對(duì)于數(shù)字信息存取，短期保存的無(wú)奈之舉。如果想要真正的實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取，還需要進(jìn)行不懈的努力和技術(shù)突破，避免寶貴的數(shù)字信息經(jīng)過(guò)時(shí)代的更迭而消失。

（六）建立技術(shù)中心

解決技術(shù)淘汰問(wèn)題，是需要專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的，并且會(huì)存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，所以，立足于當(dāng)今數(shù)字信息長(zhǎng)期存取問(wèn)題，必須要建立技術(shù)服務(wù)中心，有效的推動(dòng)國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存。對(duì)于技術(shù)中心的管理，應(yīng)盡量的適應(yīng)當(dāng)下的數(shù)字資源管理需求。目前我國(guó)許多信息存取部門(mén)，將部分業(yè)務(wù)交給專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)或信息管理單位進(jìn)行承包，這也是一種有效的解決信息長(zhǎng)期存取問(wèn)題的辦法。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，對(duì)于數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取面臨的問(wèn)題，是可以通過(guò)現(xiàn)金的手段進(jìn)行有效的解決的，只要數(shù)字檔案管理員對(duì)于這項(xiàng)工作足夠重視，就可以將危害降到最低，并且有效的保證數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取的安全。并且，對(duì)于數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取這項(xiàng)工作，應(yīng)以發(fā)展的眼光來(lái)看待，建立健全的數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取體系，有效的降低數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取的成本，是解決數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取問(wèn)題的關(guān)鍵，并且，有效的解決以上的問(wèn)題，可以使數(shù)字檔案長(zhǎng)期存取工作，變得更加利于客戶(hù)使用。在此筆者呼吁，廣大的數(shù)字檔案信息管理員，可以不斷的對(duì)工作進(jìn)行創(chuàng)新，推動(dòng)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊濤.數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)問(wèn)題探討[J].黑龍江史志，2014（14）：67-68.

[2]張靖唯.數(shù)字檔案安全管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策淺析——兼談地名信息安全管理[J].中國(guó)地名，2011（02）：42-43.

[3]趙德美，吳興菊.數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取面臨的問(wèn)題及解決措施[J].機(jī)電兵船檔案，2009（01）：51-53.

[4]于曉紅.數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)之我見(jiàn)[J].黑龍江檔案，2011（01）：83.