何艷平

【摘要】信息時(shí)代檔案工作無論是在業(yè)務(wù)流程、管理手段還是歸檔范圍、服務(wù)方式等方面，都發(fā)生了很大的變化，而檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)特色項(xiàng)目的缺乏、相關(guān)規(guī)章制度的不完備以及專業(yè)隊(duì)伍的不穩(wěn)定性都影響其進(jìn)一步的發(fā)展，只有針對(duì)檔案工作領(lǐng)域的新情況以及行業(yè)的現(xiàn)狀，及時(shí)找到相應(yīng)的對(duì)策，才能在信息化的大環(huán)境下找到新的突破點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案中介；現(xiàn)狀；發(fā)展；路徑

隨著信息時(shí)代的來臨，大量電子數(shù)據(jù)的產(chǎn)生以及信息技術(shù)的運(yùn)用，檔案工作無論是從管理還是從利用上都發(fā)生了巨大的變化，向多元化與社會(huì)化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理部門僅僅依靠自身的技術(shù)力量已經(jīng)很難適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求的高要求與高標(biāo)準(zhǔn)，需要注入大量的跨專業(yè)的技術(shù)力量與專業(yè)化隊(duì)伍，檔案中介機(jī)構(gòu)也隨之不斷發(fā)展壯大，其服務(wù)由最初的檔案整理、檔案寄存、數(shù)字化加工到現(xiàn)在的應(yīng)用軟件的開發(fā)及數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，范圍也不斷擴(kuò)大，檔案中介服務(wù)已成為檔案事業(yè)發(fā)展中不可或缺的重要助手。信息化建設(shè)給檔案中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展帶來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)，只有針對(duì)新的問題及時(shí)尋求新的對(duì)策與措施，才能使檔案中介機(jī)構(gòu)在服務(wù)檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮更大作用。

一、信息時(shí)代檔案工作的變化

（一）檔案業(yè)務(wù)工作流程發(fā)生變化。檔案工作業(yè)務(wù)流程的變化主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，即“收集、管理、利用”。在信息化時(shí)代，檔案“收集”由原來的各部門業(yè)務(wù)檔案的移交發(fā)展為大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)全程、實(shí)時(shí)、自動(dòng)地歸檔；檔案“管理”由以前的手工與管理軟件管理發(fā)展為采用云平臺(tái)進(jìn)行檔案儲(chǔ)存、計(jì)算與分析；檔案“利用”是用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案開發(fā)、編碼、轉(zhuǎn)換、傳輸及二次加工發(fā)展為對(duì)檔案信息進(jìn)行智能分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測(cè)。

（二）檔案管理技術(shù)手段發(fā)生變化。當(dāng)今信息時(shí)代，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的輔助下，檔案管理對(duì)象發(fā)生了巨大變化，即由紙質(zhì)檔案為主向電子檔案管理為主轉(zhuǎn)變或者兩者并存，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息在云平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)。所以，在檔案信息化建設(shè)中，如何將各類有價(jià)值的檔案信息資源進(jìn)行整合、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫(kù)，更精確、更有效率地實(shí)現(xiàn)“提取、過濾”過程，為社會(huì)各界提供有效服務(wù)，為各科研、教學(xué)、企業(yè)單位的查詢借鑒提供服務(wù)，成為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的新挑戰(zhàn)。

（三）歸檔范圍擴(kuò)大及智慧服務(wù)出現(xiàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案將呈現(xiàn)兩個(gè)發(fā)展趨勢(shì)：一是“全納入”，即逐步將一切具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物都視為檔案，納入到檔案的歸檔范圍。二是智慧服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案服務(wù)將朝著社會(huì)化、多元化、開放性和先進(jìn)性發(fā)展，檔案服務(wù)要以使用人的需求為導(dǎo)向，采取提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的服務(wù)。所以，在檔案信息化管理中，面對(duì)“大而全”的少量信息數(shù)據(jù)，如何向檔案利用者提供“及時(shí)、快速、準(zhǔn)確”的檔案資源服務(wù)，完成檔案大數(shù)據(jù)的篩選、提取、挖掘、輸出過程，已成為檔案工作者必須面對(duì)的一個(gè)新形式，如果不及時(shí)跟上時(shí)代的步伐僅僅滿足于對(duì)檔案的整理與保管已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

二、檔案中介服務(wù)的現(xiàn)狀

檔案中介機(jī)構(gòu)主要是為社會(huì)組織提供檔案保存、檔案整理、檔案信息咨詢服務(wù)等，檔案中介服務(wù)經(jīng)歷了從無到有、由少到多的發(fā)展過程，在這一過程中也暴露了一些不足之處，如業(yè)務(wù)發(fā)展不均衡、市場(chǎng)不規(guī)范、人員結(jié)構(gòu)不合理等。

（一）目前我國(guó)檔案中介服務(wù)發(fā)展方向基本相似，缺乏特色項(xiàng)目。以前檔案中介機(jī)構(gòu)多以文件整理、檔案修復(fù)、數(shù)字化處理、檔案文件寄存等業(yè)務(wù)為主，隨著信息化的進(jìn)一步深入，很多檔案中介機(jī)構(gòu)開始介入到檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，試圖在信息化的大潮中分得一杯羹。但這個(gè)管理系統(tǒng)很多機(jī)構(gòu)都在做，有檔案行政部門委托計(jì)算機(jī)專家進(jìn)行開發(fā)，也有高校檔案館與技術(shù)員進(jìn)行合作開發(fā)，現(xiàn)在很多協(xié)同辦公系統(tǒng)也都附帶了檔案管理的一些基本功能。中介機(jī)構(gòu)自己獨(dú)立開發(fā)的管理系統(tǒng)成本較高，無論在操作、管理、功能上都缺乏特色，廣泛推廣還有一定難度。此外，檔案中介機(jī)構(gòu)由于不擁有檔案的所有權(quán)，僅局限于檔案的整理與寄存及檔案數(shù)字化處理，在檔案信息開發(fā)與提供利用服務(wù)上能力有限，由于檔案效益的滯后性，中介機(jī)構(gòu)也不會(huì)投入太多的精力對(duì)托管的檔案進(jìn)行深入的信息開發(fā)，無法主動(dòng)為托管的用戶提供及時(shí)有效的檔案信息。因此，檔案中介機(jī)構(gòu)在服務(wù)方式、特點(diǎn)、業(yè)務(wù)范圍上沒有自己的品牌，主要局限于中低層次的服務(wù)。

（二）檔案中介機(jī)構(gòu)還沒形成一個(gè)行業(yè)體系，沒有統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，處于一種無序與隨意狀態(tài)，在運(yùn)行中缺乏相關(guān)法律制度的保障。檔案中介機(jī)構(gòu)沒有明確的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，主觀隨意性比較大，企業(yè)和單位與檔案中介機(jī)構(gòu)簽訂合同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)中可能涉及的服務(wù)價(jià)格亦沒有一一明確，拿不出詳細(xì)的成本核算清單，從而容易導(dǎo)致雙方成本失控。對(duì)外包服務(wù)過程中各項(xiàng)行為規(guī)范，雙方所負(fù)義務(wù)和責(zé)任，數(shù)據(jù)資料內(nèi)容的保密和檔案實(shí)體的保護(hù)要求也沒有作出清晰規(guī)定。此外，合同執(zhí)行過程中碰到如遭遇外界環(huán)境災(zāi)害時(shí)應(yīng)采取的應(yīng)急措施與責(zé)任認(rèn)定等情況應(yīng)如何約定，對(duì)于檔案外包期間發(fā)生的諸如丟失、損毀等賠償條款都沒有詳細(xì)的可執(zhí)行的規(guī)定與責(zé)任追究制度，一些檔案中介機(jī)構(gòu)只是向客戶口頭上提供承諾，存有“檔案一定不會(huì)丟失損毀”的僥幸心理，而真的發(fā)生此類事件時(shí)，中介機(jī)構(gòu)根本無力賠償，這些弊端容易導(dǎo)致企業(yè)陷入糾紛和訴訟。

（三）檔案中介沒有自己相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，包括技術(shù)開發(fā)、維護(hù)以及檔案管理方面的專業(yè)人員，流動(dòng)性很大。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展的瓶頸是人才缺乏，中介機(jī)構(gòu)為了節(jié)約勞資成本，其聘用的檔案整理人員大多是剛畢業(yè)的大中專畢業(yè)生，并且絕大部分并非檔案管理專業(yè)，真正檔案專業(yè)方面的人才很少，軟件開發(fā)方面的員工也是如此，因此員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)一直處于一種參差不齊的狀態(tài)。此外員工的流動(dòng)性較大，一方面，檔案整理工作由于工作的特殊性，很難讓員工長(zhǎng)期穩(wěn)定地從事此項(xiàng)工作。另一方面，目前程序員是當(dāng)今社會(huì)的香餑餑，沒有足夠的待遇很難讓人穩(wěn)定下來，除非其持有公司的技術(shù)股份，與公司的命運(yùn)同發(fā)展。這些因素的存在也導(dǎo)致檔案中介機(jī)構(gòu)無論在檔案管理還是軟件開發(fā)方面很難形成自己的特色。

三、關(guān)于檔案中介服務(wù)發(fā)展路徑的思考

（一）加強(qiáng)檔案中介服務(wù)法律制度建設(shè)，使檔案中介服務(wù)走向規(guī)范化、法制化。目前，我國(guó)對(duì)檔案中介服務(wù)的管理還處在探索階段，其服務(wù)行為、權(quán)利與責(zé)任以及各種服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，都缺乏相關(guān)法律制度與規(guī)定進(jìn)行約束。檔案是國(guó)家與社會(huì)的財(cái)富，檔案工作具有一定的政治屬性，不同于普通的管理工作，建議各級(jí)政府將檔案中介服務(wù)納入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，并對(duì)其發(fā)展進(jìn)行專項(xiàng)規(guī)劃與規(guī)范。將檔案信息化建設(shè)中的大量事務(wù)性工作，按照公平、公開、公正的原則，逐步交給檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)去承擔(dān)，為檔案中介服務(wù)創(chuàng)造公開、平等、和諧的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，這需要盡快制定相關(guān)的法規(guī)政策，明確中介機(jī)構(gòu)應(yīng)有的法律職責(zé)、服務(wù)范圍以及對(duì)從業(yè)人員的具體要求，同時(shí)對(duì)其服務(wù)質(zhì)量有機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)管，有相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系與一致的檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）拓寬服務(wù)項(xiàng)目，延伸服務(wù)鏈，加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管理利用的深度融合。由于檔案數(shù)量的激增、尤其是大量電子數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，用戶對(duì)檔案中介服務(wù)的需求不再滿足于紙質(zhì)檔案的整理及數(shù)字化處理，他們需要考慮如何將海量的電子數(shù)據(jù)匯集到一起，如何對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理與利用，因此，檔案中介機(jī)構(gòu)必須在提供傳統(tǒng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷拓展新的服務(wù)項(xiàng)目，并選擇其中一至兩項(xiàng)作為切入點(diǎn)，做出特色，做成行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿。很多機(jī)構(gòu)都在做大數(shù)據(jù)管理方面的系統(tǒng)，但如何將各種業(yè)務(wù)管理軟件中的數(shù)據(jù)融會(huì)貫通到一個(gè)大數(shù)據(jù)中心，如何將大數(shù)據(jù)切割成一個(gè)個(gè)小的單元供人們檢索利用，如何主動(dòng)向人們推送有效的檔案信息，都還在探索之中。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)抓住這一機(jī)會(huì)延伸服務(wù)鏈，與檔案行政管理部門及信息管理部門進(jìn)行聯(lián)手，主動(dòng)參與到大數(shù)據(jù)中心的建設(shè)與架構(gòu)中來，使信息技術(shù)與檔案管理利用深度結(jié)合，在檔案信息的匯集、開發(fā)、利用上做出特色，才能在大數(shù)據(jù)背景下找到突破口。

（三）堅(jiān)持優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念，正確處理好檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)與客戶“互利互贏”的關(guān)系。堅(jiān)持公平誠(chéng)信原則，完善相關(guān)制度，價(jià)格透明公正，在合同簽訂中，對(duì)業(yè)務(wù)中可能涉及的服務(wù)項(xiàng)目一一列出價(jià)格，同時(shí)要中介公開承諾，在承包檔案信息化服務(wù)中每丟失一件檔案應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任，以確保重要檔案原件的存儲(chǔ)安全。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)和用戶，不僅僅是兩個(gè)企業(yè)之間的關(guān)系，從某種意義上說，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)相當(dāng)于用戶的一個(gè)常設(shè)機(jī)構(gòu)，由于充分的信任，用戶將自己重要信息資源交給檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，并將長(zhǎng)期合作，因此，檔案中介機(jī)構(gòu)更應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)目光規(guī)范自己的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，盡量減少工作中的隨意性，讓用戶有實(shí)惠感與安全感。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，為檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)培養(yǎng)復(fù)合型人才。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的專業(yè)技術(shù)人員不僅要有過硬的檔案專業(yè)知識(shí)，還要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)能力和信息化管理素養(yǎng)，只有精通計(jì)算機(jī)軟件操作及應(yīng)用的檔案管理人員，才能應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的挑戰(zhàn)。為此，要重點(diǎn)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，才能使檔案管理科學(xué)化、提供檢索快捷化、操控手續(xù)簡(jiǎn)單化，讓檔案管理軟件成為網(wǎng)絡(luò)化、智能化的信息輔助決策工具。

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