摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大眾安全意識(shí)的不斷提升，其對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度也在不斷提升。對(duì)于我國來說，檔案的發(fā)展是一個(gè)時(shí)代的標(biāo)志，是大眾經(jīng)歷的濃縮。在我國開展檔案管理工作，不僅是針對(duì)檔案保護(hù)的措施，同時(shí)也是針對(duì)文化遺產(chǎn)的保護(hù)措施。但是根據(jù)調(diào)查顯示，在我國當(dāng)今的檔案管理工作中，仍舊存在較多問題。這些問題不僅會(huì)影響到檔案的安全性，同時(shí)也影響著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?；诖耍疚膶?duì)檔案館中查閱檔案的管理工作進(jìn)行分析，找出其中存在的問題，并對(duì)其提出相關(guān)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：檔案館工作；查閱檔案；管理工作；優(yōu)化策略

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及大眾生活水平的不斷提升，多數(shù)城市都已經(jīng)建立其相應(yīng)的檔案館，并在其中設(shè)立了檔案查閱利用接待中心。該設(shè)施的成立不僅能夠?qū)n案實(shí)施一定的保護(hù)工作，同時(shí)也為大眾查閱資料提供了便利，因此受到廣大市民的贊同。但是，檔案管理作為一項(xiàng)新出現(xiàn)的工作，其自身必定會(huì)有一定的紕漏還沒有來得及完善。因此，在實(shí)際工作中，查閱工作人員一定要提升自身的工作態(tài)度，及時(shí)意識(shí)到問題的存在，并對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，以此降低工作損失。

一、檔案館中檔案查閱管理工作中存在的問題

（一）工作人員的理解性差，認(rèn)識(shí)沒有達(dá)到應(yīng)有的高度

當(dāng)前，在檔案管理工作中，許多工作人員都沒有正確的認(rèn)知[1]。他們認(rèn)為，檔案管理工作就是形式主義，并沒有什么實(shí)質(zhì)上的意義，也不需要一定的技術(shù)水平。并且，工作人員認(rèn)為自身的工作方式幫助大眾查閱其所需要的資料，并將其他資料進(jìn)行完整保存，因此，多數(shù)查閱人員在開展工作時(shí)，都沒有較高的工作態(tài)度，甚至部分查閱人員會(huì)產(chǎn)生消極怠工的心理。

（二）多頭管理影響了整體工作的完整性

根據(jù)調(diào)查顯示，在我國多數(shù)檔案館中，都會(huì)有許多檔案工作人員。而在這群工作人員中，位列管理級(jí)別的不在少數(shù)。這種問題的出現(xiàn)會(huì)讓檔案館出現(xiàn)多頭管理的狀況。倘若檔案館中出現(xiàn)多頭管理，檔案管理人員就無法完整地收錄信息，使檔案出現(xiàn)空檔或是丟檔的問題，進(jìn)而影響檔案的安全性[2]。

（三）檔案管理傳遞方式不夠規(guī)范

當(dāng)前在我國的檔案管理工作中還存在較多的問題。其中較為嚴(yán)重的問題就是傳遞方式。我國曾經(jīng)明確指出，當(dāng)人員開始流動(dòng)時(shí)，其檔案應(yīng)該隨之流動(dòng)，但是當(dāng)即多數(shù)檔案館卻不能進(jìn)行及時(shí)調(diào)動(dòng)，進(jìn)而使得檔案出現(xiàn)丟失。此外，由于檔案管理不嚴(yán)，讓人員自行拿走檔案，隨意篡改，會(huì)在一定程度上降低檔案的準(zhǔn)確性。

（四）檔案管理的工作人員數(shù)量不足

在我國的檔案管理工作中，由于其具有一定的機(jī)密性，所以對(duì)于工作人員的素質(zhì)有極高的要求。但是由于我國對(duì)此方面工作的不重視，不注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，使得多數(shù)地區(qū)的檔案館仍舊在使用傳統(tǒng)的管理方式。即使進(jìn)行了一定程度的調(diào)整，但是由于沒有技術(shù)人員的操作，使得整體工作仍舊處于混亂狀態(tài)。

二、針對(duì)上述問題所提出的優(yōu)化措施

（一）建立并完善科學(xué)的管理體制

一般來說，檔案館的查閱檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，也是檔案館能夠穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作[3]。因此，為了保證檔案館工作的順利進(jìn)行，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該建立完善的管理體制。首先，國家的相關(guān)政府部門，比如中央辦公廳以及國家檔案局的相關(guān)部分人應(yīng)該給予該項(xiàng)工作一定的支持，為其制定建立一定的規(guī)范性章程文件，或者直接通過正式渠道進(jìn)行規(guī)章發(fā)布，以此為該項(xiàng)工作提供一定的法制援助。其次，檔案館應(yīng)該嚴(yán)格管理檔案信息，并將查閱利用中心視為檔案館中的核心機(jī)構(gòu)，為其配備專業(yè)的工作人員，規(guī)范各級(jí)人員的職責(zé)以及權(quán)力。在對(duì)檔案進(jìn)行交接時(shí)，應(yīng)該明確對(duì)方單位的職責(zé)，落實(shí)工作流程以及工作細(xì)節(jié)，健全檔案管理的保護(hù)機(jī)制，進(jìn)而保證檔案的安全性。

（二）建立和健全規(guī)范的操作流程

查閱檔案的管理工作，既是整體檔案館工作中的一部分，同時(shí)也是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，具有一套特殊的操作流程。因此，在實(shí)施該項(xiàng)工作時(shí)，相關(guān)的工作人員一定要提升自身的服務(wù)態(tài)度以及安全意識(shí)，為其制定完善的操作程序以及操作流程，并對(duì)其中的環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化處理，明確各個(gè)操作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范，進(jìn)而使得整體工作能夠順利實(shí)施，并趨向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。同時(shí)此處值得注意的是，當(dāng)查閱工作人員在對(duì)工作進(jìn)行程序設(shè)置時(shí)，一定要分段開展實(shí)踐，確定流程適合于工作的開展，對(duì)于其中較為突兀的環(huán)節(jié)，工作人員應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化處理[4]。

（三）采用一定的便民服務(wù)手段

隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展以及不斷深化，大眾對(duì)于檔案的利用程度也在不斷加深。因此檔案館的工作人員在對(duì)檔案實(shí)施保護(hù)工作的同時(shí)，也應(yīng)該對(duì)大家的需求進(jìn)行分析，明確人們對(duì)檔案的需求特點(diǎn)以及需求趨勢，進(jìn)而對(duì)檔案資料開展相關(guān)的匯編工作，為人們提供更加便利的查閱利用服務(wù)。其次，檔案館的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該為大家配備工作素養(yǎng)較高且業(yè)務(wù)水平較優(yōu)秀的工作人員，在為大家提供服務(wù)的基礎(chǔ)上，也能對(duì)檔案資料進(jìn)行研究，通過現(xiàn)代化的咨詢服務(wù)，為大家提供更為優(yōu)質(zhì)的查詢服務(wù)。第三，檔案館可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)相關(guān)網(wǎng)站，并在檔案館中安裝自主查詢系統(tǒng)，在降低工作人員的工作壓力的同時(shí)，也能為大眾提供便利，拓展檔案資料的利用率。

（四）加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)

在一定程度上來說，檔案信息管理是一項(xiàng)較為嚴(yán)肅的工作，并且其中信息具有一定的機(jī)密性。因此，在開展該項(xiàng)工作時(shí)，工作人員一定要有正確的工作態(tài)度以及工作素養(yǎng)，以此保證檔案信息的安全性。首先，檔案館的相關(guān)管理人員應(yīng)該提高招聘人員的應(yīng)聘條件：第一，前來應(yīng)聘的人員一定經(jīng)歷過相關(guān)專業(yè)技能的培訓(xùn)，并持有相關(guān)的技能證書。第二，當(dāng)確定其符合上述條件后，工作人員可通知其通過初試，并安排其開展一定期限的實(shí)習(xí)工作[5]。當(dāng)實(shí)習(xí)期滿，并沒有重大損失后，方可通知其正式上崗。對(duì)于檔案館現(xiàn)存的檔案管理人員也應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行一定程度的管理水平提升工作，比如定期組織其開展培訓(xùn)，或是積極引進(jìn)外來人才專家開展講座，幫助提高工作人員工作經(jīng)驗(yàn)和服務(wù)意識(shí)，完善的檔案管理制度，杜絕受賄等情況的發(fā)生，以此提升檔案管理工作的嚴(yán)肅穩(wěn)定性。

（五）加大檔案管理工作的信息化建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然成為時(shí)代發(fā)展的趨勢。在這種形勢下，傳統(tǒng)的查閱檔案管理手段自然就無法滿足大眾的需求。因此，檔案管理的相關(guān)工作人員就應(yīng)該及時(shí)更新自身的工作理念，加大工作的信息化建設(shè)。比如，在對(duì)單位或個(gè)人檔案進(jìn)行管理時(shí)，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行錄入，這一模式不僅能夠幫助工作人員降低工作壓力，同時(shí)也能提升工作效率[6]。同時(shí)，對(duì)于檔案館中的檔案信息，工作人員可以使用信息手段進(jìn)行整理，并及時(shí)更新，為大家提供最新的消息，提升檔案查閱管理的便捷性。

三、結(jié)語

綜上所述，在檔案查閱管理工作中，工作人員是否具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及工作水平是決定整體工作能否順利開閘的關(guān)鍵性因素。但是在當(dāng)今的檔案管理工作中，由于有的工作人員沒有正確的認(rèn)知，加上有關(guān)部門沒有給予足夠的重視，使得該項(xiàng)工作仍舊存在許多問題。因此，相關(guān)部門一定要加大對(duì)此問題的重視程度，提升工作人員的工作素養(yǎng)以及工作意識(shí)，加大部門的重視程度，優(yōu)化工作中出現(xiàn)的問題，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作的順利實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

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[2]趙海蘭.淺析檔案館檔案管理中存在的問題及其解決措施[J].管理學(xué)研究，2011，01（12）：47-48.

[3]黃亞軍.檔案館檔案管理工作中的問題及其分析[J].平頂山工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，03（14）：44-45.

[4]王彩玲.檔案局檔案管理工作的研究與分析[J].企業(yè)管理文化，2012，02（12）：25-26.

[5]何晶晶.檔案館中查閱檔案管理的優(yōu)化策略[J].檔案管理工作，2015，05（15）：52-53.

[6]董淑華.檔案館中查閱檔案管理的優(yōu)化策略[J].檔案局工作分析，2011，02（15）：14-15.

作者簡介：李自瓊，云南省昭通市檔案局。