姜姍

摘 要：科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有支持科學(xué)研究、支持知識(shí)增值與創(chuàng)新、支持學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和人才培養(yǎng)以及服務(wù)社會(huì)的重要功能，但是目前高?？蒲袡n案管理與服務(wù)還存在著若干不足。文章研究了高?？蒲袡n案管理與服務(wù)，為更好發(fā)揮科研檔案的功能與作用，科研檔案部門可以借助建立高校數(shù)字化檔案館、校園網(wǎng)站和社交媒體來完善其科研檔案管理與服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：科研檔案；檔案管理；檔案服務(wù)

科研檔案是指科學(xué)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是國家的寶貴財(cái)富。對(duì)于高校而言，科研檔案更是發(fā)揮著支持科研創(chuàng)新和人才培養(yǎng)等重要作用，因此必須對(duì)其進(jìn)行有效的管理和進(jìn)行多元化、創(chuàng)新性的服務(wù)，讓科研檔案適應(yīng)高校發(fā)展需要，在高校的各項(xiàng)科研和教育工作中真正起到積累、傳承和創(chuàng)新的作用。

1 科研檔案功能

1.1支持科學(xué)研究

科學(xué)研究是運(yùn)用嚴(yán)密的科學(xué)方法，從事有目的、有計(jì)劃、有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)客觀世界，探索客觀真理的活動(dòng)過程‘1]，是運(yùn)用科學(xué)的方法，產(chǎn)生新知識(shí)的、創(chuàng)造性的活動(dòng)。高?？茖W(xué)研究離不開科研檔案的積累與開發(fā)利用，科研檔案的內(nèi)容記錄了高校學(xué)者在其研究過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，具有原始記錄性，是珍貴的第一手資料。對(duì)于高校而言，科學(xué)研究起源于問題，關(guān)注的是事實(shí)、經(jīng)驗(yàn)與理論的相容性，以及理論對(duì)觀察的滲透，通過以往研究理論預(yù)測(cè)新事實(shí)的能力，高?？蒲袡n案在本質(zhì)上就具有研究、探索和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的性質(zhì)。尤其在當(dāng)今信息社會(huì)和發(fā)達(dá)的技術(shù)條件下，科研檔案更是通過其真實(shí)、可靠的本質(zhì)屬性對(duì)高校的科研活動(dòng)起到了不可替代的支持作用，有助于高校學(xué)者在以往科研的基礎(chǔ)上，來發(fā)現(xiàn)新問題，解決新的實(shí)踐困境，更新或重新闡釋舊的思想和理論，創(chuàng)建新的理論原則、方法和技術(shù)。所以支持高?？蒲惺强蒲袡n案最重要的功能之一，脫離了支持科研功能的科研檔案也就失去了存在的意義和價(jià)值。

1.2支持知識(shí)增值與創(chuàng)新

在信息技術(shù)飛速發(fā)展、知識(shí)創(chuàng)造加速的今天，高校的每一個(gè)學(xué)科都面臨著不斷進(jìn)步與知識(shí)創(chuàng)新的迫切要求與現(xiàn)實(shí)壓力[2]。如果一個(gè)學(xué)科在新的社會(huì)背景以及技術(shù)條件下，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問題、開拓新思路、探索新方法、積累并創(chuàng)造新知識(shí)，那么這個(gè)學(xué)科很快就會(huì)衰落甚至可能消亡或被替代。而在支持高校各學(xué)科創(chuàng)新、發(fā)展方面，科研檔案有其特有的優(yōu)勢(shì)與作用。

通過開發(fā)利用科研檔案，使其內(nèi)容中的知識(shí)增值成為各學(xué)科發(fā)展、創(chuàng)新的基礎(chǔ)，其表現(xiàn)為科研檔案中的知識(shí)體系內(nèi)部各組成部分通過高校學(xué)者在其科研探索中的演進(jìn)、派生、分化、相互耦合以及融合過程中所呈現(xiàn)出的知識(shí)價(jià)值增加的過程[3]?？蒲袡n案支持知識(shí)增值的功能首先表現(xiàn)為通過科研檔案的開發(fā)利用，達(dá)到知識(shí)量的增加。科研檔案是定向積累的完整系統(tǒng)的、多層次的科研成果等內(nèi)容體系，通過開發(fā)利用在以往研究的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生新的知識(shí)。其次，科研檔案支持知識(shí)增值的功能還表現(xiàn)為各學(xué)科知識(shí)體系內(nèi)知識(shí)質(zhì)量的提升，這是科研檔案支持創(chuàng)新和發(fā)展的最有利表現(xiàn)。在新的時(shí)代背景下，知識(shí)的更新速度在加快，高?？蒲袡n案也需要適應(yīng)多變的社會(huì)實(shí)踐環(huán)境，支持各學(xué)科知識(shí)體系的增值與創(chuàng)新，創(chuàng)造新的理論與工具。

1.3支持學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和人才培養(yǎng)

科研檔案中包含科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料、設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件以及重要的來往技術(shù)文件等，這些檔案材料對(duì)于學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和高校學(xué)科人才培育具有重要作用。通過對(duì)高校中這些科研檔案的有效管理和開發(fā)利用可以進(jìn)一步完善學(xué)科體系的發(fā)展、培養(yǎng)多層次的學(xué)科人才，通過對(duì)科研檔案研究的深入，帶動(dòng)研究方法與思想創(chuàng)新，從而為高校各學(xué)科專業(yè)人才培養(yǎng)提供更堅(jiān)實(shí)的知識(shí)準(zhǔn)備、更優(yōu)秀的師資力量以及更優(yōu)質(zhì)的專業(yè)學(xué)習(xí)材料。

1.4服務(wù)社會(huì)功能

高?？蒲袡n案中的很多內(nèi)容也是以現(xiàn)實(shí)問題為聚焦，這就決定了高?？蒲袡n案具有突出的服務(wù)于實(shí)踐的品格。科研檔案作為科研活動(dòng)的真實(shí)記錄和科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的重要信息資源，其作用不僅是為了記錄知識(shí)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，更是為了服務(wù)社會(huì)，支持對(duì)更廣泛的工作實(shí)踐的借鑒和參考。沒有了服務(wù)于社會(huì)的作用，科研檔案也就失去了價(jià)值和發(fā)展的動(dòng)力。隨著信息化、全球化時(shí)代的到來，社會(huì)對(duì)知識(shí)和技術(shù)的需求會(huì)越來越多，也會(huì)越來越復(fù)雜，因此，對(duì)21世紀(jì)的科研檔案管理與服務(wù)工作來說，必須深入實(shí)踐，更好地開發(fā)利用科研檔案中的內(nèi)容資源，才能更好地發(fā)揮高校科研檔案服務(wù)于社會(huì)的功能，保持高校研究與促進(jìn)社會(huì)實(shí)踐發(fā)展之間的良性循環(huán)。

2 高?？蒲袡n案管理與服務(wù)中存在的不足

2.1科研檔案管理能力和服務(wù)意識(shí)的欠缺

在管理上，存在不規(guī)范或者疏于管理的情況，關(guān)于科研檔案管理的規(guī)章制度也未能及時(shí)更新和完善。并且缺少具有專業(yè)素養(yǎng)人員對(duì)科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。在科研檔案提供利用方面，也存在服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，尤其是主動(dòng)提供服務(wù)的意識(shí)的問題?？蒲袡n案工作在本質(zhì)上就是服務(wù)的，科研檔案管理最終的目的也是科研檔案的提供利用，服務(wù)于高校教師、學(xué)術(shù)團(tuán)體以及社會(huì)?？蒲袡n案管理人員需要提高科研檔案的服務(wù)意識(shí)，明確科研檔案的功能和作用，以一個(gè)服務(wù)人員的姿態(tài)來服務(wù)于高校中各個(gè)群體和社會(huì)。

2.2科研檔案服務(wù)方式的欠缺

目前科研檔案的服務(wù)方式主要是傳統(tǒng)的服務(wù)方式，即科研信息的查閱服務(wù)，這在當(dāng)今信息服務(wù)發(fā)達(dá)的社會(huì)條件下，無疑是單一和傳統(tǒng)的服務(wù)方式。在信息技術(shù)改變了檔案文件的記錄方式和載體、格式多樣化的前提下，高校科研檔案管理人員還應(yīng)該積極引入先進(jìn)的信息服務(wù)方式，有效利用科研檔案人員的智慧，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)設(shè)備和社交媒體，豐富科研信息服務(wù)方式，使學(xué)術(shù)團(tuán)體和高校教師等人員可以更加方便、快捷地查詢和利用科研檔案信息。

2.3科研檔案館信息資源的不足

科學(xué)研究從科研準(zhǔn)備階段一直到成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段這一完整的科研活動(dòng)過程中，每一個(gè)階段都會(huì)形成具有保存價(jià)值的科研檔案信息資源。這些科研檔案應(yīng)該完整、齊全歸檔管理，但是在實(shí)際科研檔案管理工作中，經(jīng)常存在歸檔不及時(shí)、歸檔文件材料不齊全等問題，而且歸檔的載體主要是紙質(zhì)文檔，而特殊載體的歸檔較少。

3 高校科研檔案管理與服務(wù)的策略

上述高?？蒲袡n案管理和服務(wù)中存在的問題，可以借助新的技術(shù)與管理理念的轉(zhuǎn)變與提升來解決和完善。充分利用高校科研檔案信息資源，將傳統(tǒng)的科研檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的科研檔案管理模式，最主要的突破點(diǎn)在于通過建設(shè)和完善高校檔案館網(wǎng)站以及建立高?？蒲袡n案服務(wù)社交媒體平臺(tái)，來解決科研檔案管理與服務(wù)中面臨的問題。

3.1基于高校數(shù)字化檔案館完善科研檔案管理與服務(wù)

數(shù)字化檔案館是把檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、處理和管理，通過信息手段實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)職能。通過高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)把不同載體、不同空間的科研檔案信息以數(shù)字化的形式保存在高校檔案館數(shù)據(jù)庫中，利用檔案信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)提高科研檔案的管理效率和及時(shí)提供利用，這是實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的管理模式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵所在；同時(shí)高校數(shù)字化檔案館的應(yīng)用給己入館的科研檔案信息加了一道保險(xiǎn)，入庫科研檔案的安全性多了一層保障，還有利于補(bǔ)充收集、保存一些未及時(shí)歸檔的有關(guān)高?？蒲谢顒?dòng)的資料和電子文件，有條件的時(shí)候還能搜集一些科研檔案實(shí)物信息，這能有效拓寬科研檔案的收藏范圍，推動(dòng)科研檔案信息資源建設(shè)。

科研檔案數(shù)字化管理借助現(xiàn)代信息技術(shù)，可以深入開發(fā)和利用科研檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的自動(dòng)化、科研檔案信息利用的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，支持高校學(xué)術(shù)和科研活動(dòng)的智能化決策，通過管理與服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變提高科研檔案接收、管理的效率和水平。

3.2基于校園網(wǎng)提供科研檔案服務(wù)

網(wǎng)站是信息時(shí)代提供信息服務(wù)的一種重要途徑，高校的科研部門可以借助校園網(wǎng)將各種應(yīng)用系統(tǒng)、科研檔案資源以及相關(guān)資源集成到校園網(wǎng)的信息管理平臺(tái)上，為高校各類用戶提供相關(guān)服務(wù)。著重加強(qiáng)內(nèi)容建設(shè)，提高服務(wù)能力，建立健全相關(guān)保障體系。首先，應(yīng)明確自身定位，豐富科研檔案的內(nèi)容資源。其次，保證校園網(wǎng)站提供科研服務(wù)的可用性、易用性和穩(wěn)定性，關(guān)注技術(shù)細(xì)節(jié)，努力提高科研檔案服務(wù)的影響力以及科研檔案利用的效率與效果。因此，借助校園網(wǎng)站，科研檔案服務(wù)的資源化、功能化建設(shè)至關(guān)重要。即從科研檔案的內(nèi)容層面來看，在建設(shè)的過程中注意對(duì)內(nèi)容的把控，要做到內(nèi)容完整、資源豐富、結(jié)構(gòu)合理，重視內(nèi)容的可用性和實(shí)用性；從科研檔案的功能實(shí)現(xiàn)層面來看，能夠滿足科研檔案各類用戶所需要的功能，實(shí)現(xiàn)科研檔案資源與用戶的對(duì)接。

3.3基于高校社交媒體平臺(tái)提供檔案服務(wù)

近年來社交媒體以其形式豐富、互動(dòng)性強(qiáng)、渠道廣泛、覆蓋率高、推廣方便等特點(diǎn)越來越多地走入人們的生活和工作。相比傳統(tǒng)的單向傳播媒體，社交網(wǎng)絡(luò)信息碎片化。海量化、速度快、互動(dòng)強(qiáng)，適合信息的流通。因此科研檔案服務(wù)應(yīng)適應(yīng)技術(shù)的發(fā)展，借助人們對(duì)社交媒體的高度認(rèn)可和依賴，大力開發(fā)微信和微博用戶，了解各類科研檔案用戶需求與利用行為規(guī)律，通過建立官方微信公眾號(hào)等方式開展各類服務(wù)。目前檔案微信公眾號(hào)有上百個(gè)，這些公眾號(hào)會(huì)定期推送相關(guān)領(lǐng)域的檔案內(nèi)容，做到專業(yè)與趣味相結(jié)合，借助微信公眾號(hào)回答利用者的咨詢等，這些都為科研檔案機(jī)構(gòu)在社交媒體平臺(tái)上開展服務(wù)提供了豐富的實(shí)踐案例和經(jīng)驗(yàn)。

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