林東

摘要：本文結(jié)合了中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作在新時(shí)期面臨的實(shí)際問題進(jìn)行了檔案管理工作對(duì)策的詳細(xì)分析：新時(shí)期中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作態(tài)度為基礎(chǔ)，堅(jiān)持精細(xì)化的工作原則；不斷強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，且完善檔案管理監(jiān)管工作；落實(shí)聲像檔案管理工作，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作實(shí)效。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；中職學(xué)校；檔案管理；工作；對(duì)策

學(xué)校檔案管理工作記錄了學(xué)校的產(chǎn)生、發(fā)展以及變化的全過程，是學(xué)校未來發(fā)展的重要信息資源。本文結(jié)合了中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作在新時(shí)期面臨的實(shí)際問題進(jìn)行了檔案管理工作對(duì)策的詳細(xì)分析。

1.檔案常規(guī)化管理要嚴(yán)謹(jǐn)

學(xué)校檔案管理工作記錄了學(xué)校的產(chǎn)生、發(fā)展以及變化的全過程，是學(xué)校未來發(fā)展的重要信息資源。在新時(shí)期的背景下職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的改革創(chuàng)新，是適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的必然要求，但是任何改革創(chuàng)新工作與思路都必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作態(tài)度為基礎(chǔ)，堅(jiān)持精細(xì)化的工作原則。新時(shí)期中等職業(yè)學(xué)校嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作要從檔案收集工作開始，從檔案工作的管理之初就行動(dòng)起來。具體做法包括：第一，實(shí)現(xiàn)對(duì)需要收集的信息的預(yù)設(shè)，對(duì)中職學(xué)校的工作計(jì)劃方面就開始進(jìn)行檔案的收集，并且對(duì)于一些有著重要意義的檔案工作更是要及早做出各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。第二，要針對(duì)檔案收集的范圍進(jìn)行針對(duì)性地收集。中職學(xué)校檔案是在中職學(xué)校教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。中職學(xué)校檔案具有所有檔案的共性，同時(shí)又具有自身的特點(diǎn)，所以要針對(duì)性地收集各類資料，例如：科研資料的內(nèi)容就應(yīng)該與相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)記錄等結(jié)合起來；黨政各類資料則是要與中央的講話精神等結(jié)合整理收集。檔案嚴(yán)謹(jǐn)化的管理還需要對(duì)檔案鑒定進(jìn)行明確規(guī)范：第一，檔案管理部門要對(duì)檔案的真?zhèn)涡宰鞒雒鞔_地判斷，聯(lián)系各部門主管和相應(yīng)的工作人員進(jìn)行核實(shí)。第二，要根據(jù)檔案的內(nèi)容具體判定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限，挑出無保存價(jià)值的檔案，在本人同意的情況下進(jìn)行銷毀?？傊?，中職學(xué)校檔案管理工作記錄了學(xué)校的成長(zhǎng)，還能為學(xué)校樹立良好的形象提供有效的依據(jù)，這就直接有助于學(xué)校的招生與學(xué)生的就業(yè)。

2.完善檔案管理監(jiān)管工作

目前，隨著社會(huì)的迅速發(fā)展及信息時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)時(shí)代也隨之而來，檔案管理工作也面對(duì)很多實(shí)際問題，因而需學(xué)校不斷強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，且完善檔案管理監(jiān)管工作，以期完善中職院校的檔案管理工作，讓其高效發(fā)展。首先，中職學(xué)校的檔案管理工作人員必須要熟知我國(guó)各類檔案管理方案，例如：國(guó)家出臺(tái)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《科技檔案工作條例》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等一系列檔案法律、法規(guī)，各級(jí)政府結(jié)合所轄區(qū)域的檔案工作實(shí)際，出臺(tái)的相應(yīng)的檔案行政法規(guī)、地方檔案法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件等，這些內(nèi)容檔案管理工作人員都應(yīng)該系統(tǒng)化地學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取對(duì)文件與法律法規(guī)內(nèi)容能夠吃透、明確、學(xué)會(huì)運(yùn)用。其次，監(jiān)督管理工作要經(jīng)常性地開展起來，例如：采取全面檢查與抽查的形式相結(jié)合；接受教師、學(xué)生的來信來訪，依法維護(hù)教職工和學(xué)生利用檔案權(quán)利；通過網(wǎng)絡(luò)的渠道，規(guī)定檔案工作部門定期匯報(bào)檔案工作情況等。另外，要建立檔案工作的內(nèi)部監(jiān)督組織，內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時(shí)做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。同時(shí)，因?yàn)闄n案工作向著電子檔案的方向前進(jìn)，所以電子檔案的監(jiān)督管理要與互聯(lián)網(wǎng)的安全管理相結(jié)合，構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督控制體系，建立有力有效的行政許可實(shí)施權(quán)的監(jiān)督機(jī)制，將檔案管理者納入誠(chéng)信道德教育的范疇，檔案管理機(jī)構(gòu)的自律監(jiān)督應(yīng)成為檔案管理監(jiān)督的必要延伸?？傊?，中職學(xué)校的檔案管理工作必須要隨著社會(huì)的發(fā)展完善監(jiān)督職能，實(shí)現(xiàn)互相牽制管理，確保檔案管理工作能夠有誠(chéng)信效益。

3.落實(shí)聲像檔案管理工作

信息時(shí)代的來臨使得中職檔案管理工作必須要面對(duì)聲像檔案的管理難題。一直以來，中職學(xué)校的檔案管理都是紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，對(duì)于聲像檔案的管理是相對(duì)落后的，但是大數(shù)據(jù)的來臨迫使檔案工作人員要熟悉聲像管理工作的內(nèi)容，變革老舊的管理觀念與方式，借助大數(shù)據(jù)具有的優(yōu)勢(shì)特征對(duì)服務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，以改善服務(wù)效率。首先，要確保聲像資料能夠數(shù)字化地歸檔。具體就是要按照國(guó)家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，視頻數(shù)據(jù)應(yīng)采用MPEG，AV1格式，音頻數(shù)據(jù)應(yīng)采用MP3，WAV等格式，照片掃描平常應(yīng)采用JPEG，TIFF的通用文件格式進(jìn)行歸檔。然后根據(jù)中職學(xué)校的實(shí)際情況，從聲像資料的年限、題目?jī)?nèi)容和責(zé)任人等方面進(jìn)行編寫目錄，然后進(jìn)行分類放置。特別需要注意的是數(shù)字化轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字化工作要同步進(jìn)行，聲像檔案進(jìn)行播放設(shè)備的同步配置與同步維護(hù)可以與中職院校的計(jì)算機(jī)工作部門聯(lián)合合作。

綜上所述，新時(shí)期中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作態(tài)度為基礎(chǔ)，堅(jiān)持精細(xì)化的工作原則；不斷強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，且完善檔案管理監(jiān)管工作；落實(shí)聲像檔案管理工作，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作實(shí)效。

參考文獻(xiàn)

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[4]關(guān)于加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的思考[J]. 王冬梅. 辦公室業(yè)務(wù). 2016（05）

（作者單位：山東省萊陽市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校）