楊浩鈺

摘 要：基于當(dāng)前的電子型檔案的管理工作開(kāi)展需求，檔案管理人員在掌握了一定的信息化技術(shù)之后，會(huì)選擇通過(guò)完成檔案信息庫(kù)的建設(shè)工作來(lái)提升電子檔案管理工作的開(kāi)展效率，在完善信息資源庫(kù)網(wǎng)站系統(tǒng)的時(shí)候，管理人員可以對(duì)開(kāi)放存取的管理模式進(jìn)行研究，這種管理模式主要是在當(dāng)前的信息共享理念的影響下被催化出來(lái)的。管理人員需要將管理檔案的工作與信息化技術(shù)合并，采用新型的管理方法來(lái)完成管理各類(lèi)電子檔案的工作，本文對(duì)這種開(kāi)放性的檔案存取工作進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：開(kāi)放存??；檔案管理；檔案網(wǎng)站；信息資源；應(yīng)用

檔案工作者在信息化的管理技術(shù)的輔助下，逐漸創(chuàng)設(shè)除了極具特色的檔案網(wǎng)站，在計(jì)算機(jī)中就可以完成日常性的檔案管理活動(dòng)，在檔案網(wǎng)站需要得到大型數(shù)據(jù)庫(kù)的有力支持，如果數(shù)據(jù)庫(kù)的資源不全面，檔案管理活動(dòng)也會(huì)受到阻礙。管理人員在云存儲(chǔ)以及共享技術(shù)等多種開(kāi)放型的技術(shù)支持下，逐漸研發(fā)出了開(kāi)放性極強(qiáng)的存取檔案資源的管理模式，使電子檔案的社會(huì)效益被提升。本文對(duì)開(kāi)放存取管理模式在建設(shè)檔案信息資源庫(kù)的應(yīng)用方式進(jìn)行研究。

1 當(dāng)前的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)情況分析

1.1 信息孤島問(wèn)題

利用者進(jìn)人一個(gè)檔案網(wǎng)站所獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館擁有的檔案，想找到特定信息就要去瀏覽不同的網(wǎng)站。雖然大部分檔案網(wǎng)站已提供了對(duì)本區(qū)域范圍內(nèi)或全國(guó)乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接，但基本只是鏈接到相應(yīng)的檔案館網(wǎng)址，本質(zhì)上仍然沒(méi)有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫(kù)檢索。

1.2 檔案信息缺乏時(shí)效性

檔案網(wǎng)站信息更新速度是滿(mǎn)足用戶(hù)信息需求、提高檔案網(wǎng)站訪問(wèn)和利用率的要指標(biāo)，我國(guó)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)整體較落后，網(wǎng)站內(nèi)容相對(duì)貧乏，訪問(wèn)率、利用率較低，拋開(kāi)用戶(hù)利用動(dòng)機(jī)，網(wǎng)站信息更新速度慢、時(shí)效性差是重要影響因素之。

1.3 信息來(lái)源單一

部分檔案網(wǎng)站只是把紙質(zhì)檔案拍成照片，以非文本的圖像形式上傳，類(lèi)型單一；網(wǎng)站上公布的檔案信息以目錄級(jí)數(shù)據(jù)為主，缺乏檔案全文信息和專(zhuān)題信息，檔案內(nèi)容豐富的特性難以呈現(xiàn)。

2 開(kāi)放存取管理模式的優(yōu)勢(shì)分析

2.1 增強(qiáng)了檔案信息的流動(dòng)性

利用互聯(lián)互通的現(xiàn)代化技術(shù)，簡(jiǎn)化利用方式，切實(shí)推動(dòng)檔案資源跨館利用、跨館出證。開(kāi)放存取環(huán)境下用戶(hù)對(duì)開(kāi)放檔案的使用權(quán)限增大，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)免費(fèi)檢索、閱覽，只要注明相應(yīng)的著作權(quán)信息即可。

2.2 提升到了檔案信息的更新速度

對(duì)于眾多的可開(kāi)放檔案，進(jìn)行數(shù)字檔案保管的主要任務(wù)是對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。數(shù)字檔案的更新是存檔過(guò)程的延續(xù)，需要將最新積累的經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化處理的有價(jià)值的數(shù)字檔案資源定期或不定期地存儲(chǔ)到云端，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新。

2.3 使檔案資源的來(lái)源更為豐富

開(kāi)放共享使得社會(huì)需求多樣化，多樣化需求需要改進(jìn)檔案服務(wù)，這就要求檔案網(wǎng)站成為應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，檔案資源豐富，能夠提供多種角度查詢(xún)、瀏覽及多種方式獲取檔案知識(shí)的多元化服務(wù)網(wǎng)站。

2.4 提升了檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)速度

在開(kāi)放存取環(huán)境中，用戶(hù)對(duì)信息享有了較為充分的訪問(wèn)權(quán)、獲取權(quán)與使用權(quán)，開(kāi)放存取通過(guò)促進(jìn)檔案價(jià)值鑒定、保密范圍、密級(jí)劃分、保密期限、開(kāi)放模式和開(kāi)放范圍的變革，使更多的檔案資料以開(kāi)放存取方式為更多用戶(hù)獲取，把多元用戶(hù)的多元需求融人檔案信息資源建設(shè)的全過(guò)程。

3 具體應(yīng)用方法

3.1 完善個(gè)人檔案的建設(shè)工作

這是檔案網(wǎng)站在收集個(gè)人檔案過(guò)程中對(duì)開(kāi)放存取利用的主要方式，其實(shí)現(xiàn)過(guò)程可分為現(xiàn)行利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展兩個(gè)階段：第一階段，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案對(duì)自我的絕對(duì)開(kāi)放。隨著數(shù)字檔案的不斷增加，人們面對(duì)的數(shù)字存檔的壓力也不斷增大，從當(dāng)前云存儲(chǔ)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，有越來(lái)越多的人把數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)在云端。在云存儲(chǔ)之前，個(gè)人檔案是一種對(duì)自我的相對(duì)開(kāi)放，只能在存儲(chǔ)檔案的指定設(shè)備中查閱利用。第二階段，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案對(duì)社會(huì)的相對(duì)開(kāi)放。個(gè)人是檔案的形成主體之一，個(gè)人檔案是社會(huì)檔案資源的重要組成部分。

3.2 完善相關(guān)的檔案管理規(guī)定

無(wú)論是處理檔案的工作還是優(yōu)化檔案資源庫(kù)都需要在完善的法規(guī)以及制度，在制度化的網(wǎng)絡(luò)管理活動(dòng)的影響下，管理部門(mén)可以進(jìn)一步形成完善的審查體系，在審查環(huán)境找出信息利用問(wèn)題，同時(shí)還要始終使數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)站信息保持完整，由于現(xiàn)有的信息資源應(yīng)用工作需要在存取管理活動(dòng)的約束下開(kāi)展，因此在制定相應(yīng)的規(guī)章管理制度之后，需要給存取處理檔案信息的工作也提出一些管控制度，原有的管理制度的不合理之處主要體現(xiàn)在只關(guān)注保護(hù)以及管理檔案，但是卻忽視了利用以及公開(kāi)分享檔案的行為，無(wú)論是微觀方面的具體制度還是宏觀方面的硬性規(guī)定，都需要將實(shí)際的約束價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

3.3 控制存取檔案信息的質(zhì)量

管理人員首先需要將相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)確定下來(lái)，注重質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的全面性，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)以及網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)等，在多種標(biāo)準(zhǔn)的支持下，形成具有互聯(lián)特點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兼容以及交流各種檔案信息的目的。相應(yīng)的控制措施也要有所明確，檔案人員以及信息的形成著需要將自己的作用發(fā)揮出來(lái)，制作檔案時(shí)，既要確保檔案信息內(nèi)容是真實(shí)的，同時(shí)也要確保其信息內(nèi)容具有較強(qiáng)的時(shí)效性，從這兩方面提升檔案信息的價(jià)值。

3.4 完善檔案網(wǎng)站的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

由于存取檔案信息的工作都是在檔案網(wǎng)站的網(wǎng)站環(huán)境之中開(kāi)展的，因此安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境會(huì)給存取檔案的工作提供更好的條件，如果缺少優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)作為支撐，開(kāi)放檔案信息的工作就會(huì)存在一些潛藏性的危險(xiǎn)因素?；诋?dāng)前較為復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，管理人員需要將因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)以及局域網(wǎng)等多方網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完善網(wǎng)站所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在創(chuàng)設(shè)檔案應(yīng)用平臺(tái)以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，技術(shù)人員也需要對(duì)信息化的網(wǎng)站系統(tǒng)創(chuàng)建技術(shù)加以應(yīng)用，使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境既可以保持較高的開(kāi)放性，同時(shí)也能具有極高的安全度。

4 結(jié)束語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式的影響下，管理人員對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方法加以改進(jìn)，借助信息化的管理手段實(shí)現(xiàn)對(duì)電子型的檔案以及檔案數(shù)據(jù)的管理需求，本文先分析了我國(guó)的檔案網(wǎng)站建設(shè)環(huán)節(jié)中，檔案信息庫(kù)的建設(shè)狀況，又對(duì)開(kāi)放型的存取管理模式進(jìn)行了研究，最后給出了該種新型檔案資源管理模式的應(yīng)用途徑，管理人員在開(kāi)放檔案資源的時(shí)候，需要對(duì)相應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，避免出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)方面的問(wèn)題，同時(shí)還要控制好網(wǎng)站運(yùn)行經(jīng)費(fèi)，避免出現(xiàn)超支的不良情況，盡量選擇免費(fèi)提供服務(wù)的可靠信息平臺(tái)，節(jié)省數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)成本。

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