呂函

摘 要：檔案管理工作在全新的時(shí)代之中展現(xiàn)出的最為顯著的特點(diǎn)就是其服務(wù)性變得更強(qiáng)，管理者也更加注重自身全新的服務(wù)性的工作職責(zé)，通過(guò)改進(jìn)原來(lái)的工作方式來(lái)優(yōu)化檔案服務(wù)系統(tǒng)，以檔案服務(wù)對(duì)象的需求為準(zhǔn)備，結(jié)合檔案自身的特點(diǎn)，來(lái)提供優(yōu)質(zhì)且質(zhì)量極高的檔案服務(wù)。嵌入性理論非常適合當(dāng)前的檔案管理工作，管理者對(duì)將該理論帶入到檔案管理工作之后，可以改進(jìn)現(xiàn)有的服務(wù)缺陷。

關(guān)鍵詞：嵌入性理論；檔案管理；檔案服務(wù)；應(yīng)用

合理的社會(huì)分工可以使各項(xiàng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動(dòng)更加有序，而過(guò)度詮釋細(xì)化分工會(huì)導(dǎo)致社會(huì)出現(xiàn)極具泛化的兩極化問題，隨著社會(huì)大幅進(jìn)步，科技水平充分提升，很多社會(huì)要素都呈現(xiàn)除了結(jié)合趨勢(shì)，比如經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與文化活動(dòng)、競(jìng)爭(zhēng)活動(dòng)與合作活動(dòng)等，這些經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象均證明了嵌入性理論的合理性，而這種理論在檔案管理事業(yè)之中同樣可以適用，管理者可以借助該種理論來(lái)調(diào)整檔案服務(wù)工作的開設(shè)方法，本文對(duì)其應(yīng)用簡(jiǎn)要闡釋。

1 嵌入性理論應(yīng)用條件分析

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理與檔案信息服務(wù)還存在管理服務(wù)機(jī)制與模式制約，檔案管理部門與社會(huì)各領(lǐng)域還沒有有效地融入，檔案工作者的專業(yè)化素質(zhì)和能力還不夠高，檔案開放式主動(dòng)服務(wù)效果和質(zhì)量不盡如人意等系列問題。

服務(wù)的泛在化主要指服務(wù)無(wú)所不在。由于信息網(wǎng)絡(luò)和智能工具的普及和深入應(yīng)用，信息環(huán)境發(fā)生了根本性變化，數(shù)字信息的可獲得性迅速增強(qiáng)，信息服務(wù)也迅速?gòu)膶ｉT機(jī)構(gòu)的主導(dǎo)性業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為一般機(jī)構(gòu)的增值性業(yè)務(wù)。信息用戶獲取、利用、生產(chǎn)、發(fā)布、管理、存儲(chǔ)和擁有信息的來(lái)源與渠道更加廣泛、成本更加低廉、手段更加靈活、查閱更加便捷、交流更加透明、時(shí)空更加可近。形形色色的搜索引擎、智能應(yīng)用等，因其具有“在身邊”“在眼前”“在指尖”等信息可近性優(yōu)勢(shì)，愈來(lái)愈多地被用戶接受。圖書情報(bào)與檔案部門面臨用戶離自己愈來(lái)愈遠(yuǎn)的困惑和壓力，這種形式迫使信息管理與服務(wù)部門改變自己并跟進(jìn)時(shí)代。就檔案管理部門來(lái)講，拓寬檔案管理與服務(wù)的視野，以更加開放的姿態(tài)融入社會(huì)信息工作與生活之中，發(fā)展共建共享型檔案社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)，才能更有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值、提升檔案工作的社會(huì)影響力。

2 應(yīng)用原則分析

雖然嵌入式理論可以起到一定的優(yōu)化效果，但是管理人員需要以應(yīng)用原則為準(zhǔn)，避免出現(xiàn)理論應(yīng)用失誤的情況。

認(rèn)同性原則是應(yīng)用嵌入性理論的首要原則，在選擇嵌入對(duì)象時(shí)，需要對(duì)其認(rèn)同性進(jìn)行考慮，避免出現(xiàn)認(rèn)知沖突的問題?；パa(bǔ)性原則也是應(yīng)用嵌入性理論時(shí)的基本原則之一，尤其是在構(gòu)建學(xué)習(xí)機(jī)制時(shí)，服務(wù)者與服務(wù)對(duì)象的互補(bǔ)尤為重要，互補(bǔ)行為包括相互協(xié)調(diào)、保持獨(dú)立以及共享可用資源，在應(yīng)用嵌入性理論時(shí)還要確保滿足相應(yīng)的規(guī)范設(shè)計(jì)條件，使檔案服務(wù)始終保持規(guī)范性。

鄰近性原則。嵌入對(duì)象的選擇應(yīng)以服務(wù)對(duì)象本地性、職能活動(dòng)鄰近性、工作網(wǎng)絡(luò)一體性、服務(wù)需求經(jīng)常性、社會(huì)關(guān)系和諧性、利益趨向互補(bǔ)性、工作目標(biāo)確定性、價(jià)值鏈條穩(wěn)定性、專業(yè)分工明確性等為首要條件。

3 具體應(yīng)用

3.1 構(gòu)建具有嵌入式特點(diǎn)的檔案服務(wù)系統(tǒng)

檔案服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建是提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的首要工作，管理者可以從社會(huì)基本網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)入手，確定全新的動(dòng)力對(duì)象，充分利用組織網(wǎng)絡(luò)、群體以及個(gè)體等。鑒于新型檔案服務(wù)系統(tǒng)的使用需要，工作者需要改變檔案服務(wù)方法，增加與客戶進(jìn)行互動(dòng)的環(huán)節(jié)，在該種服務(wù)系統(tǒng)中，管理者的重點(diǎn)工作是分析客戶存在的基本需求，同時(shí)還要滲入到行業(yè)領(lǐng)域之中，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)。在構(gòu)建新型服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，工作人員要重新尋找服務(wù)載體，關(guān)注網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案服務(wù)模式進(jìn)行探索，在信息交互、挖掘偏好以及判斷客戶行為等工作的支持下，使檔案服務(wù)具有更強(qiáng)的情景化與個(gè)性化。對(duì)于檔案系統(tǒng)的信息需求還需要保持持續(xù)性地挖掘。

3.2 開設(shè)專題服務(wù)活動(dòng)

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)具有固化的問題，定向性的專題服務(wù)不能滿足變動(dòng)情況較多的新型服務(wù)對(duì)象，借助嵌入性理論可以使專題服務(wù)活動(dòng)擁有嵌入式的特點(diǎn)，將原有的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)性的服務(wù)，進(jìn)而使檔案行業(yè)之中的信息化服務(wù)具有一定的廣度。在開設(shè)新型專題活動(dòng)時(shí)，管理者可以將科學(xué)研究等活動(dòng)當(dāng)作工作基礎(chǔ)，對(duì)存在于信息網(wǎng)絡(luò)之中的各類資源進(jìn)行整合與再利用，不僅需要將物質(zhì)資源的價(jià)值展現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)還要充分發(fā)揮出技術(shù)力量的作用，采用優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)專題活動(dòng)的創(chuàng)新需求。該項(xiàng)專題活動(dòng)的優(yōu)勢(shì)在于針對(duì)性極強(qiáng)，面對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象服務(wù)流程也不同，相對(duì)地質(zhì)量測(cè)定標(biāo)準(zhǔn)也不同。

3.3 優(yōu)化知識(shí)服務(wù)模式

在檔案服務(wù)工作環(huán)節(jié)之中，利用檔案知識(shí)很關(guān)鍵，與其他服務(wù)相比，知識(shí)服務(wù)更為重要，管理者可以對(duì)當(dāng)前的檔案知識(shí)進(jìn)行處理與加工，通過(guò)直接嵌入的方法使其融入到信息網(wǎng)絡(luò)中，進(jìn)而使知識(shí)具有更高的社會(huì)價(jià)值，具體服務(wù)方式如下：

開展嵌入式檔案知識(shí)服務(wù)應(yīng)突破檔案知識(shí)載體認(rèn)識(shí)的局限，在知識(shí)的內(nèi)容和形式兩方面進(jìn)行拓展。即將書本、頭腦、個(gè)體、網(wǎng)絡(luò)、方案、工具、軟件、硬件、封裝、演進(jìn)、靜態(tài)、動(dòng)態(tài)、專業(yè)、泛在、抽象、具象等涉獵的知識(shí)納入檔案知識(shí)組織體系并嵌入到構(gòu)建的檔案社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)之中。同時(shí)，充分利用社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的交互、匯聚和融合的特征對(duì)知識(shí)體系進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)和組織，構(gòu)成新型的嵌入式檔案知識(shí)網(wǎng)絡(luò)或檔案人際知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。

3.4 嵌入社會(huì)空間

社會(huì)空間嵌入的有效方式是構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)組織信息聯(lián)盟，形成檔案管理集群網(wǎng)絡(luò)。一般來(lái)講，聯(lián)盟組織之間擁有的信息和資源具有可替代性和不對(duì)稱性，聯(lián)盟組織具有熵減性和競(jìng)爭(zhēng)性，網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)具有斷裂性，聯(lián)盟動(dòng)機(jī)具有觸發(fā)性和交流性等特點(diǎn)。同時(shí)，按人與人、組織與組織之間相互交流的強(qiáng)度觀察，組織之間存在弱聯(lián)系和強(qiáng)聯(lián)系。一般說(shuō)來(lái)，組織內(nèi)部和群體內(nèi)部多存在強(qiáng)聯(lián)系，不同群體、不同組織之間多存在弱聯(lián)系；正式或同類組織多存在強(qiáng)聯(lián)系，非正式或跨類組織多存在弱聯(lián)系。

4 結(jié)束語(yǔ)

嵌入性理論雖然能夠輔助當(dāng)前的檔案服務(wù)與管理工作，但是其內(nèi)部理論體系極為復(fù)雜，管理者如果要對(duì)其進(jìn)行理解難度相對(duì)較高，因此本文根據(jù)檔案服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)以及自身對(duì)該理論的認(rèn)識(shí)對(duì)其進(jìn)行了分析，本文除了對(duì)應(yīng)用該種理論的必要性進(jìn)行分析之外，重點(diǎn)介紹了應(yīng)用該理論的原則，其可以被應(yīng)用到很多服務(wù)工作之中，包括機(jī)制設(shè)置、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建以及人才培養(yǎng)等工作之中。針對(duì)管理人員對(duì)于嵌入性理論的認(rèn)知缺失問題，檔案管理單位的培養(yǎng)工作不能落后，需要重視對(duì)嵌入性理論的講解力度。

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