趙銳

【摘 要】根據(jù)實施人力資源共享總體規(guī)劃，對由傳統(tǒng)人事檔案各單位分散管理到集中共享轉(zhuǎn)型做流程設(shè)計。該流程主要通過檔案移交工作總體方案制定，組織檔案移交工作培訓(xùn)，對各單位工作進展及標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督檢查，組織人事檔案審核接收，編制人事檔案共享業(yè)務(wù)定期工作流程等步驟完成。通過流程設(shè)計，以推進人事檔案業(yè)務(wù)共享轉(zhuǎn)型順利實現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】人力資源；共享；人事檔案；轉(zhuǎn)型；流程

近年來共享概念，共享服務(wù)已經(jīng)逐漸為大家所了解和接受。共享服務(wù)是在國際化、信息化高度發(fā)展和經(jīng)營規(guī)?？焖僭鲩L的背景下，對管理和服務(wù)模式的一次創(chuàng)新。人力資源共享是將其傳統(tǒng)工作中規(guī)模性、事務(wù)性和可標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)分離出來，借助信息化手段，由共享服務(wù)中心進行統(tǒng)一、批量化處理，以此不斷提高工作效率、服務(wù)水平和員工滿意度的一項新興業(yè)務(wù)。據(jù)統(tǒng)計，世界《財富》500強50%的企業(yè)以及100強80%的企業(yè)實施了個共享服務(wù)。數(shù)據(jù)表明，實施人力資源共享服務(wù)后管理效率可以提高20%以上。因此，我們實施人力資源共享既是時代要求，也是發(fā)展的必由之路。

人力資源共享是一個體系，主要包括員工自助服務(wù)、員工呼叫服務(wù)、專家咨詢服務(wù)和人力資源業(yè)務(wù)“工廠化”處理。這其中包括信息維護、統(tǒng)計報表分析報告、員工關(guān)系、薪資發(fā)放、保險福利、人才服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、專家服務(wù)、檔案服務(wù)等九大類44項服務(wù)內(nèi)容。目前，我公司正在實施的是員工自助服務(wù)和人力資源業(yè)務(wù)“工廠化”處理兩項人力資源共享項目。人事檔案業(yè)務(wù)屬于人力資源業(yè)務(wù)“工廠化”處理的一部分。人事檔案記錄著員工的重要信息，在某些時候具有電子文本不可取代的功用，牽涉到每位員工的切身利益。作為中石化首家實施人事檔案共享業(yè)務(wù)的試點單位，如何做好統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)型意義重大，現(xiàn)將人事檔案業(yè)務(wù)共享轉(zhuǎn)型流程做以下梳理：

由傳統(tǒng)人事檔案各單位分散管理到集中共享主要應(yīng)通過檔案移交工作總體方案制定、組織檔案移交工作培訓(xùn)、對各單位工作進展及標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督檢查、組織人事檔案審核接收、編制人事檔案共享業(yè)務(wù)定期工作等幾項完成。

一、檔案移交工作總體方案制定

根據(jù)《石化人力資源共享實施方案》做好公司人事檔案共享實施工作安排，計劃先行對人事檔案進行審核完善，待檔案整理歸檔達標(biāo)后，逐步將在崗合同制員工人事檔案移交人力資源共享項目部。具體可參照以下步驟進行：

1.檔案調(diào)查。全面總結(jié)各單位近年來開展人事檔案管理工作的情況。包括：人事檔案管理體制、制度建設(shè)、人事檔案審核、人事檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)、人員隊伍建設(shè)等方面的工作情況，工作中存在的主要問題，以及對加強和改進人事檔案管理工作的意見建議。

2.檔案審核

（1）科級干部和一般干部。按照《關(guān)于開展公司科級干部人事檔案專項審核工作的通知》和《關(guān)于開展公司一般干部人事檔案專項審核工作的通知》要求，做好公司前期檢查驗收反饋問題的整改工作，重點對《干部人事檔案專項審核情況登記表》、《干部人事檔案專項審核工作情況統(tǒng)計表》、《干部任免審批表》和《干部人事檔案專項審核認定表》4個附表的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性進行再次核查和完善，同時更正（或補充）SAP-HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

（2）工人。參照《關(guān)于開展公司一般干部人事檔案專項審核工作的通知》的審核內(nèi)容（增加職業(yè)技能鑒定信息）和工作步驟對個人身份為工人的人事檔案開展審核工作。審核過程中，如對重要信息真實性存疑的、缺少重要原始依據(jù)材料的，本人要做出書面說明，由組織進行調(diào)查核實。根據(jù)審核后的組織認定結(jié)果，重新維護SAP-HR系統(tǒng)信息。

3.檔案整理。制定移交檔案目錄及編號等要求，每份檔案形成1份電子檔案目錄。檔案目錄要求雙面打印，《人事檔案報送單》要作為第十類材料裝訂，須單獨打印。檔案編號用員工的HR編號。人事檔案脊背卡一式兩份，按統(tǒng)一要求制作。

4.移交資料。將需要移交至人力資源共享項目部的資料和檔案管理中心的資料進行分類梳理，做好職責(zé)劃分，具體涉及以下幾項：

檔案正本、電子檔案目錄、人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單、人事檔案花名冊、人事檔案審核情況登記表等應(yīng)移交共享項目部管理。歷年來形成的各類臺賬、調(diào)檔函、轉(zhuǎn)遞通知單等人事檔案基礎(chǔ)資料，應(yīng)移交至公司檔案管理中心。

5.檔案移交時間安排。根據(jù)各單位現(xiàn)有人事檔案數(shù)量，分期分批做好移交時間安排。500人以下單位可按整理期兩個月安排移交，500人至1000人單位三個月，1000人以上單位四個月。

6.檢查考核。按照歷年來人事檔案管理規(guī)定，人事處對各單位人事檔案材料收集完善、檔案審核、整理歸檔情況、同步更正（或補充）SAP-HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)情況，按檔案合格率及移交時間完成情況進行考核獎勵。

二、組織檔案移交工作培訓(xùn)

檔案審核移交工作具有比較強的專業(yè)性，涉及的政策及規(guī)章比較多，對從事人員政治性、綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)等都有比較高的要求。因此，在方案制定完畢后，還必須對從事此項工作的人員進行專項培訓(xùn)。培訓(xùn)主要涉及以下幾個方面：

1.政策解釋。聘請人事檔案管理權(quán)威部門業(yè)務(wù)主管，對目前此項工作應(yīng)用到的主要政策性文件進行傳達講解。使參訓(xùn)人員做到了解政策，遵循規(guī)章，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開展此項工作。涉及到的文件主要有齊黨組[2017]58號《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<中共中央組織部關(guān)于完善干部檔案材料的通知>的通知》，中國石化人辦[2017]165號關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<中共中央組織部關(guān)于完善干部檔案材料的通知>的通知》，中組發(fā)[2009]12號《關(guān)于印發(fā)<干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定>的通知》和中國石化人[2011]190號《關(guān)于印發(fā)<中國石化人事檔案管理暫行規(guī)定>的通知》等。

2.人事檔案專項審核。以共享業(yè)務(wù)基礎(chǔ)達標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，對人事檔案專項審核工作的具體流程、操作方法、注意事項等做詳細的培訓(xùn)講解，以幫助各單位順利開展工作。

3.人事檔案日常業(yè)務(wù)。聘請人事檔案管理權(quán)威部門業(yè)務(wù)主管對人事檔案管理日常業(yè)務(wù)進行全面講解。內(nèi)容包括材料的收集工作，材料的整理工作，檔案的提供利用及轉(zhuǎn)遞和檔案的保管保護工作等四個方面。

三、對各單位工作進展及標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督檢查

由于人事檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，其前期基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要且難度較大。主要在檔案的標(biāo)準(zhǔn)化生成過程上，其時間長、要求嚴(yán)、步驟繁瑣，容易出現(xiàn)各種差錯。因此在適當(dāng)時候，應(yīng)由人事檔案共享業(yè)務(wù)接收方組織監(jiān)督檢查小組，對各單位檔案移交工作開展情況進行監(jiān)督檢查，及時糾正有關(guān)錯誤或指出不足，以確保在規(guī)定時間內(nèi)能夠順利完成檔案移交工作。

四、人事檔案審核接收

人事檔案審核接收是檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型前，基礎(chǔ)工作的重要一環(huán)，是日后順利開展各項業(yè)務(wù)的保證。做好審核接收，把好檔案入庫關(guān)，應(yīng)著手做好以下幾點：

1.根據(jù)移交時間節(jié)點，首先對接擬移交人員花名冊，做到人檔相符，數(shù)量準(zhǔn)確，交接好《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

2.由共享項目部檔案接收組按照分工及移交單位時間安排，對移交的人事檔案進行逐項審核。其中包括審核接收《人事檔案專項審核情況登記表》，檢查人事檔案整理裝訂情況，接收各單位《檔案專項審核情況表》。

3.對不符合移交要求的單位或檔案予以退回限期整改，做好記錄。

4.對符合要求的移交檔案，由送交單位協(xié)助排序、上架，按規(guī)定擺放。

5.其他需移交的資料按找管理權(quán)限和職責(zé)劃分，做好交接及登記。

五、編制人事檔案共享業(yè)務(wù)定期工作流程

按照人事檔案共享業(yè)務(wù)總體規(guī)劃，根據(jù)人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，將定期工作進行職責(zé)劃分和說明。

通過以上流程設(shè)計，可以指導(dǎo)檔案管理各二級單位及共享項目部開展具體工作，推進人事檔案業(yè)務(wù)共享轉(zhuǎn)型順利實現(xiàn)。