劉淑萍

【摘要】文章圍繞普通高中檔案信息化管理工作，針對(duì)高中檔案特點(diǎn)、信息化管理原因展開(kāi)探討，并且提出了兩點(diǎn)建議，以期提高檔案管理工作效率。

【關(guān)鍵詞】普通高中 信息化 檔案管理

普通高中檔案是根據(jù)國(guó)家招生的諸多規(guī)定，經(jīng)過(guò)中考之后擇優(yōu)錄取學(xué)生，再由各所高中對(duì)學(xué)生進(jìn)行復(fù)查，最終獲取學(xué)籍直至畢業(yè)的過(guò)程?，F(xiàn)如今信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，為普通高中的檔案管理T作也帶來(lái)一定沖擊，學(xué)校內(nèi)部檔案管理部門需要正視這一沖擊，發(fā)現(xiàn)信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將其與檔案管理相結(jié)合，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，從而真正提升高中檔案管理效率。

1高中檔案特征

（1）由于高中生檔案信息主要是在教務(wù)處或者德育處等科室獲取，所以高中階段的學(xué)籍檔案材料來(lái)源渠道帶有分散性；（2）檔案材料與內(nèi)容形成的時(shí)間帶有分散性，通常材料形成均要?dú)v經(jīng)3年的時(shí)間，在這一段時(shí)間內(nèi)，學(xué)生檔案是不斷變化的，其中會(huì)錄入學(xué)生成績(jī)、處分情況以及轉(zhuǎn)學(xué)籍等諸多信息[1]。（3）檔案內(nèi)容帶有豐富性，其中主要包括學(xué)生入學(xué)成績(jī)、各學(xué)期成績(jī)以及思想品德鑒定等諸多材料。

2高中檔案管理原因

為了保證高中生檔案管理能夠有序進(jìn)行，第一，有利于幫助學(xué)生建立學(xué)生檔案意識(shí)，檔案管理要按照有關(guān)法規(guī)政策進(jìn)行，檔案管理T作者也熟練的記憶掌握這些條例，認(rèn)識(shí)到管理工作的重要意義。做好日常信息的收集、整理、保管。第二，有利于提高管理人員專業(yè)素質(zhì)，建立一支高水平的工作團(tuán)隊(duì)[2]。檔案管理工作者一方面要具備政治素質(zhì)，另一方面則要具備文化素質(zhì)，在實(shí)際管理工作過(guò)程中不斷加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，掌握新技能，提升檔案管理效率。

3普通高中檔案信息化管理

3.1建立普通高中檔案信息管理系統(tǒng)

3.1結(jié)合實(shí)際情況劃分管理信息系統(tǒng)各個(gè)模塊

管理人員在建立檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，要將其劃分為三個(gè)子系統(tǒng)與一個(gè)附加功能模塊，其中三個(gè)子系統(tǒng)為學(xué)籍管理員子系統(tǒng)、班主任子系統(tǒng)、學(xué)生子系統(tǒng)；附加功能模塊則是檔案管理模塊，該模塊有使用期限，每年限用一次。不同子系統(tǒng)有明確的服務(wù)對(duì)象，即學(xué)籍管理人員、班主任和學(xué)生，屆時(shí)完成相應(yīng)用戶的有關(guān)要求[3]。第一，學(xué)籍管理人員子系統(tǒng)設(shè)計(jì)。使用C/S結(jié)構(gòu)，為學(xué)籍管理人員工作提供便利，其中包含系統(tǒng)管理模塊、學(xué)生管理模塊、成績(jī)管理模塊、課程管理模塊、報(bào)表打印模塊，前四個(gè)模塊是獨(dú)立的，而報(bào)表打印模塊則存在于功能內(nèi)。第二，班主任子系統(tǒng)設(shè)計(jì)。使用B/S結(jié)構(gòu)，使班主任能夠隨時(shí)查詢學(xué)生的學(xué)籍與成績(jī)信息，在班主任子系統(tǒng)中，主要包含成績(jī)查詢模塊、成績(jī)分析模塊、日常信息模塊、系統(tǒng)信息模塊。第三，學(xué)生子系統(tǒng)設(shè)計(jì)。使用B/S結(jié)構(gòu)，為學(xué)籍管理人員子系統(tǒng)、班主任子系統(tǒng)提供支持，也為學(xué)生群體提供相應(yīng)的信息服務(wù)，使學(xué)生能夠隨時(shí)查詢自己的成績(jī)與相關(guān)信息，其中主要包括學(xué)生用戶注冊(cè)登記模塊、課程信息查詢模塊、學(xué)校公告查詢模塊、個(gè)人信息查詢模塊、成績(jī)查詢模塊、重修登記模塊。

3.1.2明確檔案管理信息系統(tǒng)權(quán)限

對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)權(quán)限的確定，需要使用分級(jí)分配管理權(quán)限這一方法展開(kāi)信息管理工作。第一，劃分學(xué)校用戶管理權(quán)限，即管理員、普通用戶、學(xué)生，其中學(xué)校管理員權(quán)限主要負(fù)責(zé)錄入學(xué)校信息以及學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息，進(jìn)行數(shù)據(jù)校對(duì)、維護(hù)與統(tǒng)計(jì)，創(chuàng)建普通用戶與學(xué)生用戶賬號(hào)，按照實(shí)際需求創(chuàng)建學(xué)校年級(jí)管理員賬號(hào)與班級(jí)管理員賬號(hào)，為其授予管理班級(jí)的權(quán)力；學(xué)校普通用戶權(quán)限主要負(fù)責(zé)錄入學(xué)生信息，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)，主要人員是學(xué)校的教師；學(xué)生用戶權(quán)限只能查詢本人信息。

3 .1.3將信息錄入檔案系統(tǒng)

建立學(xué)生的信息檔案，需要在招生庫(kù)中將學(xué)生的資料導(dǎo)入到信息庫(kù)中，并且填寫(xiě)學(xué)籍表，管理工作人員將學(xué)籍表內(nèi)其余資料以補(bǔ)錄的形式錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。這種方法有效減輕了工作量，將原本集中錄入數(shù)據(jù)的方式轉(zhuǎn)變學(xué)生分散完成。當(dāng)前高中生數(shù)量不斷增加，檔案管理人員數(shù)量卻沒(méi)有明顯的變化，這一方法的執(zhí)行對(duì)于檔案信息化管理有一定的幫助。

3.2建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫(kù)是其中非常關(guān)鍵的一部分，要想做好檔案信息化管理，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)非常重要。

3.2.1建設(shè)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

第一，對(duì)文件級(jí)目錄需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集：第二，構(gòu)成全宗目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以及現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)：第三，建立其他形式的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。為了達(dá)到上述要求，需要檔案管理工作人員保證信息錄入的準(zhǔn)確性，錄入學(xué)生的基本信息，再由學(xué)生填寫(xiě)學(xué)籍情況表，管理工作人員將學(xué)籍內(nèi)資料錄入至數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。屆時(shí)，從用戶學(xué)科信息要求出發(fā)，在相關(guān)資源以及系統(tǒng)內(nèi)深入發(fā)掘有關(guān)信息，充分結(jié)合獨(dú)立信息、功能結(jié)構(gòu)等，并對(duì)其進(jìn)行分類，推送給用戶。針對(duì)檔案編制以及利用情況展開(kāi)全方位的統(tǒng)計(jì)與分析，展開(kāi)針對(duì)性的檔案服務(wù)，凸顯出信息服務(wù)的主觀能動(dòng)性以及針對(duì)性。

3.2.2信息資料引導(dǎo)

第一，實(shí)現(xiàn)高中檔案信息化，在所有文件上編制文件號(hào)、分類號(hào)與檔案號(hào)。按照文件的上下級(jí)行文關(guān)系，在上面標(biāo)注文件號(hào)。文件歸檔時(shí)便可以針對(duì)電子檔案的關(guān)鍵詞、分類號(hào)等信息進(jìn)行著錄。第二，從多個(gè)角度編制檢索工具，為用戶檢索檔案信息提供方便。當(dāng)查閱用戶檔案時(shí)，可以先將自己的用戶名與密碼輸入，再輸入檔案對(duì)應(yīng)的分類號(hào)、文件號(hào)或者主題詞等信息，便可以快速檢索需要的文件以及與之相關(guān)的上下級(jí)行文等。第三，信息咨詢?nèi)藛T充分發(fā)揮信息技術(shù)與設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，設(shè)置檔案信息。有關(guān)人員要在檔案管理網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置各項(xiàng)服務(wù)的鏈接，如搜索引擎、信息導(dǎo)航系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)信息搜索，用戶通過(guò)點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的引導(dǎo)詞，就能夠直接進(jìn)入到學(xué)術(shù)資源站點(diǎn)中，獲取重點(diǎn)信息，并且在網(wǎng)絡(luò)中快速檢索到需要的信息。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，普通高中實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，一方面有利于提高檔案工作效率，另一方面則可以為教師、學(xué)生以及檔案管理人員提供便利，縮短檢索檔案的時(shí)間，提高工作效率的同時(shí)，也為學(xué)生的學(xué)習(xí)帶來(lái)幫助。

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