黃玉蘭

【摘要】近幾年，中國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平在不斷的提高，社會(huì)的變革也在日益增大，人們的生活有了很大的變化。很多的事業(yè)單位也在擴(kuò)大著自己的規(guī)模，但是行政管理工作并不是十全十美，還存在很多的不足。本論文從根本出發(fā)，先闡述了行政管理工作的內(nèi)容與職能，之后指出其中存在的問(wèn)題，最后提出提高行政管理效率的一些建議。

【關(guān)鍵詞】行政管理 辦公室 效率

引言：辦公室行政管理工作在企業(yè)管理中具有很重要的地位，主要工作就是管理辦公室內(nèi)的數(shù)據(jù)、檔案及文書(shū)等內(nèi)容。這個(gè)部門(mén)，一方面可以保持辦公室的整潔，另一方面，也是最重要的一方面，可以有效的提高公司整體的工作效率。在現(xiàn)在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，每一個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)久的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，都會(huì)有很多的文書(shū)和數(shù)據(jù)，如果沒(méi)有恰當(dāng)?shù)奶幚磉@些數(shù)據(jù)，不僅會(huì)降低工作效率，還會(huì)對(duì)后期的工作產(chǎn)生阻礙。這樣看倆，行政管理工作是很重要的。但是當(dāng)前的企業(yè)中，行政管理工作存在很大問(wèn)題。比如行政管理規(guī)章制度不夠嚴(yán)格、人員素質(zhì)低下，能力難以達(dá)到需要等。除此之外，還缺乏系統(tǒng)的管理體系，對(duì)于行政管理工作難以監(jiān)督和管理，從而會(huì)影響到其他工作的運(yùn)行。

1辦公室行政管理工作存在的必要性

1.1主要內(nèi)容

可以將行政管理工作分為三類(lèi)，分別是：文書(shū)類(lèi)、檔案類(lèi)和會(huì)議類(lèi)，每一類(lèi)都有不同的工作。文書(shū)類(lèi)簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)有四項(xiàng)功能：收取、歸類(lèi)、發(fā)放及存檔。每一份文書(shū)都有其不同點(diǎn)，可以體現(xiàn)在格式或者內(nèi)容上，管理人員在對(duì)于文書(shū)的處理方式就會(huì)有所不同，把同性質(zhì)的文書(shū)分類(lèi)在一起，方便所需要的人員的尋找，從而節(jié)約時(shí)間，工作效率也就能夠隨之提高了。檔案類(lèi)大多是主管檔案的保存工作，保存檔案也不是一件輕松的事情，因?yàn)樗钟幸曨l、圖片等不同的類(lèi)型。所以在檔案的保存工作中，要及時(shí)的對(duì)其進(jìn)行管理和分類(lèi)整理，讓保存更加有規(guī)律，使用起來(lái)更方便。會(huì)議類(lèi)的文件就是字面意思，管理有關(guān)會(huì)議的文件。管理相關(guān)文件的工作人員，在會(huì)議開(kāi)始之前，需要根據(jù)本次會(huì)議的大概內(nèi)容展開(kāi)合理的計(jì)劃，在會(huì)議開(kāi)展之時(shí)，要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行記錄，最后會(huì)議結(jié)束之后最好收尾工作。

1.2在企業(yè)中的位置

第一，企業(yè)的助手。辦公室在一方面能夠在日常生活中收集企業(yè)發(fā)展所需的各種數(shù)據(jù)，并且及時(shí)的向上反饋：另一方面，當(dāng)企業(yè)有了新的發(fā)展想法之時(shí)，辦公室可以向其他各個(gè)部門(mén)進(jìn)行推廣，汲取不同意見(jiàn)，有助于企業(yè)發(fā)展的更好進(jìn)行。由此可見(jiàn)，辦公室就像一個(gè)承上啟下的部門(mén)，幫助企業(yè)更好的運(yùn)營(yíng)， 第二，企業(yè)的參謀。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，做出一個(gè)決策不僅是高層的事情，而是所有員工都應(yīng)共同參與的事情。在企業(yè)向推出新的政策時(shí)，辦公室就會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)研工作，各方征集意見(jiàn)，將其意見(jiàn)進(jìn)行整合。通過(guò)得到的數(shù)據(jù)，展開(kāi)分析，最后給予上層領(lǐng)導(dǎo)以最全面的意見(jiàn)，為其出謀劃策，將決策的合理性達(dá)到最大化，從而制定出最合適的方案。

第三，企業(yè)的執(zhí)行者。當(dāng)一個(gè)決策被敲定之后，辦公室就需要開(kāi)展貫徹和落實(shí)的工作了。辦公室的工作人員們需要定時(shí)的調(diào)查政策的落實(shí)情況，及時(shí)的收集新政策的反饋數(shù)據(jù)，再向上層反映，以保證政策的順利有效的實(shí)行。

第四，企業(yè)的協(xié)調(diào)者。辦公室行政人員就像一個(gè)潤(rùn)滑油，可以調(diào)和各級(jí)部之間的關(guān)系，保證員工之間的良好關(guān)系，讓企業(yè)的工作氛同變得和諧，有助于企業(yè)工作的進(jìn)行。

2行政管理工作中暴露出的不足

2.1嚴(yán)重缺乏行政管理制度

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政治制度的完善，行政管理工作也在隨之進(jìn)步，但是卻也暴露出不少的問(wèn)題。沒(méi)有系統(tǒng)的規(guī)章制度，就會(huì)難以管理行政人員，很容易造成其工作作風(fēng)出問(wèn)題，最終導(dǎo)致在很大程度上阻礙了企業(yè)的向前發(fā)展。

2.2行政管理人員素質(zhì)低，工作作風(fēng)有問(wèn)題

行政工作能夠有效的實(shí)行很大一部分原因得益于相關(guān)工作人員的高素質(zhì)。不過(guò)現(xiàn)在的情況是，有不少的企業(yè)單位在行政管理的用人上很不嚴(yán)謹(jǐn)，其人員素質(zhì)偏低，從而在協(xié)調(diào)行政管理工作上很有難度。在當(dāng)前的大形勢(shì)下，辦公室行政管理人員的作風(fēng)建設(shè)問(wèn)題不容忽視。

3提高行政管理工作效率的建議

3.1完善行政管理制度

國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)法律制度，企業(yè)的發(fā)展則離不開(kāi)規(guī)章制度，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，想要改變當(dāng)前的現(xiàn)狀，完善制度是必不可少的一步。對(duì)人員的管理，對(duì)工作執(zhí)行的管理都需要有?？茖W(xué)的行政管理系統(tǒng)是保證行政執(zhí)行力的最有效的手段。

3.2提高行政管理人員能力

辦公室的工作繁瑣卻又重要，那么相關(guān)的工作人員沒(méi)有高素質(zhì)是難以好好的完成工作的，更別說(shuō)提高工作效率了。首先，企業(yè)在招新的時(shí)候，需要嚴(yán)格把控招聘者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。其次，辦公室的老員工們也需要定時(shí)的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)也是提升能力的一個(gè)辦法。接著就是鍛煉辦公室行政人員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，培養(yǎng)其團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。三個(gè)臭皮匠勝于諸葛亮，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展一定是要員工們的團(tuán)結(jié)協(xié)作的。作為重要部門(mén)的辦公室，其行政人員更加需要團(tuán)結(jié)。

3.3創(chuàng)新管理方式和理念

當(dāng)前的辦公室行政管理工作在很大的程度上與社會(huì)脫節(jié)，要是想改變當(dāng)前的狀況，那么與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新是必不可少。創(chuàng)新所涉及的方面有很多，不止體現(xiàn)在管理方式上，更是體現(xiàn)在行政管理人員的理念上，因?yàn)檎f(shuō)到底，還是人在管理。信息化時(shí)代的到來(lái)既給辦公帶來(lái)了便利，也給辦公室行政人員帶來(lái)了挑戰(zhàn)。那么當(dāng)務(wù)之急就是根據(jù)當(dāng)下情況創(chuàng)新管理理念，調(diào)整管理模式，從而提高管理水平，促進(jìn)辦公室工作的執(zhí)行。

4結(jié)論

中國(guó)正在高速的發(fā)展，其經(jīng)濟(jì)水平也在快速的提高，不過(guò)隨之帶來(lái)的就是各個(gè)企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的加劇。行政管理工作作為企業(yè)發(fā)展的核心，其工作效率的提高非常重要。不過(guò)當(dāng)前其工作存在一些問(wèn)題，阻礙了工作效率的提高，改變刻不容緩。因此，可以通過(guò)完善行政管理制度，提高行政管理人員能力，分清工作主次，從重點(diǎn)難點(diǎn)出發(fā)，創(chuàng)新管理方式和理念等方式，提高行政管理工作效率，促進(jìn)行政管理工作的運(yùn)行，為企業(yè)的發(fā)展助力。

參考文獻(xiàn)：

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